Privatumo politika

1. Duomenų valdytojas

Asmens duomenų, tvarkomų naudojantis TLSafe platforma ir svetaine, pasiekiama adresu tlsafe.eu (toliau – „Platforma“), valdytojas yra:

Visais su asmens duomenų tvarkymu susijusiais klausimais su Valdytoju galite susisiekti el. pašto adresu: contact@tlsafe.eu arba raštu jo registruotos buveinės adresu.

2. Taikymo sritis

Ši Privatumo politika nustato asmens duomenų tvarkymo taisykles pagal 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2016/679 (BDAR) ir taikoma:

• Platformos naudotojams — asmenims, veikiantiems ekspedicijos įmonių, kurios yra TLSafe klientai, vardu (ekspeditoriams, vadovams, buhalteriams, paskyros administratoriams),
• Asmenims, kurie kreipiasi į TLSafe — per kontaktinę formą, el. paštu arba telefonu,
• Asmenims, kurių duomenys atsiranda vežėjų patikros procese — visų pirma individualią veiklą vykdantiems asmenims, įmonių valdymo organų nariams ir asmenims, nurodytiems analizei pateiktuose dokumentuose (4 skyrius),
• Svetainės tlsafe.eu lankytojams.

3. Duomenų kategorijos ir tvarkymo tikslai

3.1. Platformos naudotojų paskyros

Tvarkome: vardą ir pavardę, verslo el. pašto adresą, telefono numerį, priskirtą vaidmenį, kliento įmonės pavadinimą ir NIP, veiklos žurnalus (įskaitant IP adresą, sesijos identifikatorių, patikrų istoriją). Tikslas: paskyros sukūrimas ir administravimas, patikros paslaugos teikimas, paketų limitų apskaita, saugumo užtikrinimas (įskaitant lygiagrečių sesijų blokavimą, IP apribojimus).

3.2. Kontaktinė forma ir potencialių klientų aptarnavimas

Tvarkome: vardą, įmonės pavadinimą, NIP, el. pašto adresą, telefono numerį. Tikslas: atsakymas į užklausas, pasiūlymo pateikimas ir paskyros aktyvavimas Platformoje.

3.3. Atsiskaitymai ir sąskaitų išrašymas

Tvarkome duomenis, būtinus sąskaitoms faktūroms išrašyti (įmonės duomenis, kontaktinio asmens duomenis, mokėjimų istoriją). Sąskaitos faktūros išrašomos naudojant Nacionalinę elektroninių sąskaitų faktūrų sistemą (KSeF). Tikslas: sutarties vykdymas ir mokestinių bei apskaitos prievolių vykdymas.

3.4. Patikros ataskaitos

Kiekvienoje PDF ataskaitoje pateikiami ją sugeneravusio asmens duomenys (vardas, pavardė, el. paštas, įmonė, IP adresas) — siekiant užtikrinti atskaitomybę ir ataskaitos, kaip deramo rūpestingumo laikymosi patvirtinimo, įrodomąją funkciją.

4. Vežėjų duomenys iš viešųjų registrų ir dokumentų

Platformos pagrindas — automatinė vežėjų patikimumo patikra. Šiame procese TLSafe tvarko duomenis, kurie gali būti laikomi asmens duomenimis — visų pirma tais atvejais, kai tikrinamas vežėjas yra individualią veiklą vykdantis asmuo, taip pat valdybos narių ir įmonės akcininkų duomenis.

4.1. Duomenų šaltiniai

Duomenys gaunami iš viešai prieinamų registrų ir sistemų:

• GUS (REGON registras), CEIDG, Nacionalinis teismų registras (KRS),
• KREPTD — Nacionalinis elektroninis kelių transporto įmonių registras,
• Finansų ministerijos PVM mokėtojų sąrašas („baltasis sąrašas“),
• UFG — Draudimo garantijų fondas,
• VIES — ES PVM informacijos mainų sistema,
• Naudotojo analizei pateikti dokumentai (transporto licencija, OCP draudimo polisas, įmokos sumokėjimo patvirtinimas).

4.2. Apimtis ir tikslas

Duomenų apimtis apima: įmonės identifikavimo duomenis (pavadinimą, NIP, REGON, KRS, adresą), duomenis apie ūkinės veiklos ir licencijų statusą, draudimo dokumentuose nurodytus duomenis bei su domenu ir kontaktiniais duomenimis susijusius duomenis. Tvarkymo tikslas — sudaryti sąlygas TLSafe klientams vykdyti deramo rūpestingumo prievolę renkantis transporto subrangovą, kylančią, be kita ko, iš ekspeditoriaus OCP draudimo polisų sąlygų.

4.3. Teisinis pagrindas ir ataskaitos pobūdis

Tvarkymo pagrindas — teisėtas Valdytojo ir jo klientų interesas (BDAR 6 straipsnio 1 dalies f punktas), kurį sudaro sukčiavimo rizikos mažinimas ir kontrahentų tikrinimas remiantis viešųjų registrų duomenimis. TLSafe ataskaita yra pagal kliento užsakymą parengta nuomonė — ji nėra vieša ekonominė informacija, rekomendacija ar įpareigojantis tikrinamo subjekto teisinės padėties vertinimas.

4.4. Informavimo prievolė (BDAR 14 straipsnis)

Asmenys, kurių duomenys tikrinami, gali naudotis 9 skyriuje aprašytomis teisėmis, įskaitant teisę susipažinti su duomenimis ir teisę nesutikti. Atsižvelgiant į tai, kad duomenys gaunami iš viešai prieinamų šaltinių ir kad individualus jų informavimas pareikalautų neproporcingų pastangų, Valdytojas informavimo prievolę vykdo, be kita ko, paskelbdamas šią Politiką (BDAR 14 straipsnio 5 dalies b punktas).

5. Tvarkymo teisiniai pagrindai

6. Duomenų gavėjai

Asmens duomenys gali būti perduodami toliau nurodytoms gavėjų kategorijoms — tik tiek, kiek būtina tvarkymo tikslams pasiekti, ir remiantis atitinkamomis duomenų tvarkymo sutartimis:

• Debesijos infrastruktūros ir DI paslaugų teikėjams — Platformos priegloba ir dokumentų tvarkymas atliekant DI analizę vykdomas Amazon Web Services (AWS) infrastruktūroje — ES regione (Airija),
• Mokėjimų ir sąskaitų išrašymo paslaugų teikėjams, įskaitant KSeF integraciją,
• Elektroninio parašo paslaugų teikėjams (pvz., sudarant sutartis elektroniniu būdu),
• Subjektams, teikiantiems Valdytojui apskaitos, teisines ir konsultavimo paslaugas,
• Viešojo sektoriaus institucijoms — tik tais atvejais, kai prievolė atskleisti duomenis kyla iš teisės aktų nuostatų.

Valdytojas neparduoda asmens duomenų ir neperduoda jų tretiesiems asmenims šių asmenų rinkodaros tikslais.

7. Duomenų perdavimas už EEE ribų

Duomenys paprastai tvarkomi serveriuose, esančiuose Europos ekonominėje erdvėje. Jei, naudojantis technologijų teikėjų paslaugomis, duomenys perduodami už EEE ribų, tai vyksta tik užtikrinus tinkamą apsaugos lygį — remiantis Europos Komisijos sprendimu dėl tinkamumo (pvz., ES–JAV duomenų privatumo sistema) arba standartinėmis sutarčių sąlygomis (SCC) kartu su papildomomis apsaugos priemonėmis.

8. Duomenų saugojimo laikotarpis

9. Duomenų subjektų teisės

Kiekvienas asmuo, kurio duomenis tvarko Valdytojas, turi teisę:

• susipažinti su duomenimis — įskaitant jų kopijos gavimą (BDAR 15 straipsnis),
• reikalauti ištaisyti duomenis — netikslių duomenų taisymas arba neišsamių duomenų papildymas (BDAR 16 straipsnis),
• reikalauti ištrinti duomenis — „teisė būti pamirštam“, nebent taikomi išimties pagrindai (BDAR 17 straipsnis),
• apriboti duomenų tvarkymą (BDAR 18 straipsnis),
• į duomenų perkeliamumą — dėl duomenų, tvarkomų sutarties ar sutikimo pagrindu (BDAR 20 straipsnis),
• nesutikti — su duomenų tvarkymu, grindžiamu teisėtu interesu, įskaitant nesutikimą su tiesiogine rinkodara (BDAR 21 straipsnis),
• atšaukti sutikimą — bet kuriuo metu, nedarant įtakos iki atšaukimo atlikto tvarkymo teisėtumui,
• pateikti skundą Asmens duomenų apsaugos tarnybos pirmininkui (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, uodo.gov.pl).

Prašymai dėl teisių įgyvendinimo gali būti siunčiami adresu: contact@tlsafe.eu. Valdytojas atsako nepagrįstai nedelsdamas, ne vėliau kaip per vieną mėnesį nuo prašymo gavimo.

10. Automatizuotas tvarkymas ir dirbtinis intelektas

Patikros rezultatas yra pagalbinė nuomonė, parengta kliento prašymu. Sprendimą pradėti bendradarbiavimą su vežėju visada priima žmogus — ekspeditorius arba vadovas TLSafe kliento pusėje. Valdytojas duomenų subjektų atžvilgiu nepriima sprendimų, grindžiamų vien tik automatizuotu tvarkymu, kurie sukeltų jiems teisines pasekmes arba panašiai reikšmingai juos paveiktų, kaip tai suprantama pagal BDAR 22 straipsnį.

11. Slapukai

Svetainė tlsafe.eu naudoja slapukus ir panašias technologijas:

• Būtinieji — užtikrina tinkamą svetainės ir Platformos veikimą (įskaitant prisijungimo sesiją, saugumą). Jų naudojimui sutikimas nereikalingas.
• Analitiniai — leidžia matuoti srautą ir svetainės naudojimo būdus, siekiant ją tobulinti. Naudojami tik gavus sutikimą.
• Rinkodaros — skirti komunikacijai pritaikyti. Naudojami tik gavus sutikimą.

Sutikimą galima valdyti per slapukų juostą, rodomą pirmojo apsilankymo metu, ir naršyklės nustatymuose. Sutikimo atšaukimas neturi įtakos anksčiau atlikto tvarkymo teisėtumui.

12. Duomenų saugumas

Valdytojas taiko rizikai proporcingas technines ir organizacines priemones, įskaitant:

• perduodamų duomenų šifravimą (TLS) ir saugomų duomenų šifravimą,
• prieigos kontrolę pagal vaidmenis (ekspeditorius / vadovas / buhalteris / administratorius),
• lygiagrečių sesijų blokavimą vienoje paskyroje ir pasirinktinius prieigos apribojimus pagal IP adresą,
• API raktus su galimybe nedelsiant juos atšaukti, be prieigos prie mokėjimo funkcijų ir naudotojų valdymo,
• operacijų su duomenimis registravimą (audito žurnalai, laiko žymos ataskaitose),
• reguliarias atsargines kopijas ir saugumo incidentų reagavimo procedūras.

Įvykus asmens duomenų saugumo pažeidimui, Valdytojas veikia pagal BDAR 33 ir 34 straipsnius, įskaitant — kai to reikalaujama — pranešimą apie pažeidimą UODO pirmininkui per 72 valandas ir duomenų subjektų informavimą.

13. Politikos pakeitimai

Valdytojas gali atnaujinti šią Politiką dėl Platformos plėtros, teisės aktų pakeitimų ar priežiūros institucijų rekomendacijų. Apie esminius pakeitimus Platformos naudotojai bus informuojami tinkamai iš anksto — pranešimu Platformoje arba el. paštu. Aktuali Politikos versija visada prieinama adresu tlsafe.eu.

14. Kontaktai