Политика за поверителност

1. Администратор на данни

Администратор на личните данни, обработвани във връзка с използването на платформата TLSafe и уебсайта на адрес tlsafe.eu (наричани по-долу „Платформата“), е:

По всички въпроси, свързани с обработването на лични данни, можете да се свържете с Администратора на имейл адрес: contact@tlsafe.eu или писмено на адреса на седалището.

2. Обхват на приложение

Настоящата Политика за поверителност определя правилата за обработване на лични данни в съответствие с Регламент (ЕС) 2016/679 на Европейския парламент и на Съвета от 27 април 2016 г. (GDPR) и се отнася за:

• Потребителите на Платформата - лица, действащи от името на спедиторски фирми, клиенти на TLSafe (спедитори, счетоводители, директори, администратори на акаунти),
• Лицата, които се свързват с TLSafe - чрез формуляр за контакт, имейл или телефон,
• Лицата, чиито данни се появяват в процеса на проверка на превозвачи - по-специално еднолични търговци, членове на органи на дружества и лица, посочени в документите, предадени за анализ (раздел 4),
• Посетителите на уебсайта tlsafe.eu.

3. Категории данни и цели на обработването

3.1. Потребителски акаунти в Платформата

Обработваме: име и фамилия, служебен имейл адрес, телефонен номер, зададена роля, наименование и данъчен номер на фирмата клиент, дневници на активността (включително IP адрес, идентификатор на сесията, история на проверките). Цел: създаване и обслужване на акаунта, предоставяне на услугата за проверка, отчитане на лимитите на пакета, осигуряване на сигурност (вкл. блокиране на едновременни сесии, IP ограничения).

3.2. Формуляр за контакт и обработка на запитвания

Обработваме: име, наименование на фирмата, данъчен номер, имейл адрес, телефонен номер. Цел: отговор на запитването, представяне на оферта и активиране на акаунт в Платформата.

3.3. Разплащания и фактуриране

Обработваме данните, необходими за издаване на фактури (данни за фирмата, данни за лицето за контакт, история на плащанията). Фактурите се издават чрез полската Национална система за електронни фактури (KSeF). Цел: изпълнение на договора и изпълнение на данъчни и счетоводни задължения.

3.4. Отчети от проверки

Всеки PDF отчет съдържа данните на лицето, което го е генерирало (име, фамилия, имейл, фирма, IP адрес) - с цел осигуряване на отчетност и доказателствена функция на отчета като потвърждение за положена дължима грижа.

4. Данни за превозвачи от публични регистри и документи

Същността на Платформата е автоматичната проверка на надеждността на превозвачите. В този процес TLSafe обработва данни, които могат да представляват лични данни - по-специално когато проверяваният превозвач е едноличен търговец, както и данни на членове на управителни органи и съдружници на дружества.

4.1. Източници на данни

Данните за проверяваните превозвачи се получават от следните източници:

• публично достъпни регистри и системи, поддържани от публични институции на европейски държави, по-специално търговски регистри и регистри на стопанската дейност, статистически регистри, списъци на регистрираните по ДДС лица, регистри на автомобилните превозвачи (лицензи, разрешителни и права за превоз) и други публични регистри, релевантни за оценката на надеждността на превозвача,
• VIES, системата на ЕС за обмен на информация за ДДС,
• външен доставчик на данни за предприятия от европейски държави, който събира данни от националните регистри и други общодостъпни източници и ги предоставя на Администратора въз основа на договор; за получаване на данните Администраторът предава на доставчика идентификационните данни на проверяваното предприятие (идентификационен номер, наименование, държава); данните, предоставени от доставчика, може да са непълни и отразяват състоянието към датата на последната им актуализация от доставчика,
• документи, предадени от Потребителя за анализ (лиценз за превоз, застрахователна полица OCP, потвърждения за плащане на премии).

4.2. Обхват и цел

Обхватът на данните включва: идентификационни данни на фирмата (наименование, данъчен номер, статистически и търговски регистрационни номера, адрес), данни за статуса на дейността и лицензите, данни от застрахователните документи и данни за домейн и контакт. Целта на обработването е да позволи на клиентите на TLSafe да изпълнят задължението за дължима грижа при избора на транспортен подизпълнител, произтичащо наред с другото от условията на полиците OCP на спедитора.

4.3. Правно основание и характер на отчета

Основание за обработването е легитимният интерес на Администратора и неговите клиенти (чл. 6, пар. 1, б. „е“ GDPR), изразяващ се в ограничаване на риска от измами и проверка на контрагентите въз основа на данни от открити публични регистри. Отчетът на TLSafe има характер на становище, изготвено по поръчка на клиента - не представлява публична икономическа информация, препоръка или обвързваща оценка на правното положение на проверявания субект.

4.4. Задължение за информиране (чл. 14 GDPR)

Лицата, чиито данни се проверяват, могат да упражнят правата, описани в раздел 9, включително правото на достъп и правото на възражение. Тъй като данните произхождат от общодостъпни източници, а индивидуалното им уведомяване би изисквало непропорционално големи усилия, Администраторът изпълнява задължението за информиране наред с другото чрез публикуване на настоящата Политика (чл. 14, пар. 5, б. „б“ GDPR).

5. Правни основания за обработване

6. Получатели на данни

Личните данни могат да бъдат предавани на следните категории получатели - изключително в обхвата, необходим за постигане на целите на обработването, и въз основа на подходящи договори за обработване:

• Доставчици на облачна инфраструктура и AI услуги - хостингът на Платформата и обработването на документи в рамките на AI анализа се извършват в инфраструктурата на Amazon Web Services (AWS) - регион ЕС (Ирландия),
• Доставчици на платежни услуги и фактуриране, включително интеграция с KSeF,
• Доставчици на услуги за електронен подпис (напр. при сключване на договори по електронен път),
• Субекти, предоставящи счетоводни, правни и консултантски услуги на Администратора,
• Органи на публичната власт - изключително когато задължението за предоставяне произтича от закона.

Администраторът не продава лични данни и не ги предоставя на трети лица за маркетингови цели на тези лица.

7. Предаване на данни извън ЕИП

Данните по правило се обработват на сървъри, разположени в Европейското икономическо пространство. Ако във връзка с използването на услуги на технологични доставчици се стигне до предаване на данни извън ЕИП, това ще стане изключително при осигуряване на адекватно ниво на защита - въз основа на решение на Европейската комисия относно адекватното ниво на защита (напр. Рамката за защита на личните данни ЕС-САЩ) или стандартни договорни клаузи (SCC) заедно с допълнителни мерки за защита.

8. Срок на съхранение на данните

9. Права на субектите на данни

Всяко лице, чиито данни обработва Администраторът, има право на:

• достъп до данните - включително получаване на копие от тях (чл. 15 GDPR),
• коригиране на данните - поправяне на неточни или допълване на непълни данни (чл. 16 GDPR),
• изтриване на данните - „правото да бъдеш забравен“, доколкото не са налице изключващи основания (чл. 17 GDPR),
• ограничаване на обработването (чл. 18 GDPR),
• преносимост на данните - по отношение на данни, обработвани въз основа на договор или съгласие (чл. 20 GDPR),
• възражение - срещу обработване, основано на легитимен интерес, включително директен маркетинг (чл. 21 GDPR),
• оттегляне на съгласието - по всяко време, без това да засяга законосъобразността на обработването, извършено преди оттеглянето,
• подаване на жалба до Председателя на полската Служба за защита на личните данни (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Варшава, Полша, uodo.gov.pl).

Искания за упражняване на права могат да се изпращат на адрес: contact@tlsafe.eu. Администраторът отговаря без ненужно забавяне, не по-късно от един месец от получаване на искането.

10. Автоматизирано обработване и изкуствен интелект

Резултатът от проверката има характер на спомагателно становище изготвено по поръчка на клиента. Решението за започване на сътрудничество с превозвач винаги се взема от човек - спедитор или директор от страна на клиента на TLSafe. Администраторът не взема по отношение на субектите на данни решения, основани единствено на автоматизирано обработване, които пораждат правни последици за тях или по подобен начин ги засягат в значителна степен по смисъла на чл. 22 GDPR.

11. Бисквитки

Уебсайтът tlsafe.eu използва бисквитки и подобни технологии:

• Необходими - осигуряват правилното функциониране на сайта и Платформата (вкл. сесия за вход, сигурност). Използването им не изисква съгласие.
• Аналитични - позволяват измерване на трафика и начина на използване на сайта с цел неговото подобряване. Използват се само със съгласие.
• Маркетингови - служат за адаптиране на комуникацията. Използват се само със съгласие.

Съгласието може да се управлява чрез банера за бисквитки, показван при първото посещение, и в настройките на браузъра. Оттеглянето на съгласието не засяга законосъобразността на извършеното по-рано обработване.

12. Сигурност на данните

Администраторът прилага технически и организационни мерки, съответстващи на риска, включително:

• криптиране на преноса на данни (TLS) и криптиране на данните в покой,
• контрол на достъпа, основан на роли (спедитор / счетоводител / директор / администратор),
• блокиране на едновременни сесии в един акаунт и опционални ограничения на достъпа по IP адреси,
• API ключове с възможност за незабавно анулиране, без достъп до функциите за плащания и управление на потребители,
• регистриране на операциите с данни (одитни дневници, времеви печати в отчетите),
• редовни резервни копия и процедури за реагиране при инциденти със сигурността.

При нарушение на сигурността на личните данни Администраторът действа в съответствие с чл. 33 и 34 GDPR, включително - когато това се изисква - уведомява за нарушението Председателя на UODO в срок от 72 часа и уведомява субектите на данни.

13. Промени в Политиката

Администраторът може да актуализира настоящата Политика във връзка с развитието на Платформата, промени в законодателството или препоръки на надзорните органи. За съществени промени Потребителите на Платформата ще бъдат уведомени с подходящо предизвестие - чрез съобщение в Платформата или имейл. Актуалната версия на Политиката винаги е достъпна на адрес tlsafe.eu.

14. Контакт