Zásady ochrany osobních údajů

1. Správce údajů

Správcem osobních údajů zpracovávaných v souvislosti s používáním platformy TLSafe a webových stránek dostupných na adrese tlsafe.eu (dále jen „Platforma“) je:

Ve všech záležitostech týkajících se zpracování osobních údajů lze Správce kontaktovat na e-mailové adrese: contact@tlsafe.eu nebo písemně na adrese sídla.

2. Rozsah působnosti

Tyto Zásady ochrany osobních údajů stanoví pravidla zpracování osobních údajů v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR) a vztahují se na:

• Uživatele Platformy - osoby jednající jménem spedičních firem, které jsou klienty TLSafe (disponenti, účetní, ředitelé, správci účtů),
• Osoby kontaktující TLSafe - prostřednictvím kontaktního formuláře, e-mailu nebo telefonu,
• Osoby, jejichž údaje se objevují v procesu ověřování dopravců - zejména podnikající fyzické osoby, členy orgánů společností a osoby uvedené v dokumentech předaných k analýze (oddíl 4),
• Návštěvníky webových stránek tlsafe.eu.

3. Kategorie údajů a účely zpracování

3.1. Uživatelské účty Platformy

Zpracováváme: jméno a příjmení, pracovní e-mailovou adresu, telefonní číslo, přidělenou roli, název a DIČ firmy klienta, protokoly aktivity (včetně IP adresy, identifikátoru relace, historie ověření). Účel: založení a správa účtu, poskytování služby ověření, vyúčtování limitů balíčku, zajištění bezpečnosti (mj. blokace souběžných relací, omezení IP).

3.2. Kontaktní formulář a zpracování poptávek

Zpracováváme: jméno, název firmy, DIČ, e-mailovou adresu, telefonní číslo. Účel: odpověď na dotaz, předložení nabídky a aktivace účtu na Platformě.

3.3. Vyúčtování a fakturace

Zpracováváme údaje nezbytné k vystavení faktur (údaje o firmě, údaje kontaktní osoby, historie plateb). Faktury jsou vystavovány prostřednictvím polského Národního systému e-faktur (KSeF). Účel: plnění smlouvy a plnění daňových a účetních povinností.

3.4. Ověřovací reporty

Každý PDF report obsahuje údaje osoby, která jej vygenerovala (jméno, příjmení, e-mail, firma, IP adresa) - pro zajištění odpovědnosti a důkazní funkce reportu jako potvrzení dodržení náležité péče.

4. Údaje dopravců z veřejných registrů a dokumentů

Podstatou Platformy je automatické ověřování důvěryhodnosti dopravců. V tomto procesu TLSafe zpracovává údaje, které mohou být osobními údaji - zejména pokud je ověřovaný dopravce podnikající fyzickou osobou, a také údaje členů statutárních orgánů a společníků společností.

4.1. Zdroje údajů

Údaje o ověřovaných dopravcích jsou získávány z těchto zdrojů:

• veřejně přístupných registrů a systémů vedených veřejnými institucemi evropských států, zejména obchodních rejstříků a živnostenských registrů, statistických registrů, seznamů plátců DPH, registrů dopravců silniční dopravy (licence, povolení a přepravní oprávnění) a dalších veřejných registrů relevantních pro posouzení důvěryhodnosti dopravce,
• VIES, unijního systému výměny informací o DPH,
• externího poskytovatele údajů o podnikatelích z evropských států, který shromažďuje údaje z národních registrů a dalších veřejně přístupných zdrojů a poskytuje je Správci na základě smlouvy; za účelem získání údajů předává Správce poskytovateli identifikační údaje ověřovaného podnikatele (identifikační číslo, název, země); údaje poskytnuté poskytovatelem mohou být neúplné a odrážejí stav ke dni jejich poslední aktualizace poskytovatelem,
• dokumentů předaných Uživatelem k analýze (dopravní licence, pojistná smlouva OCP, potvrzení o zaplacení pojistného).

4.2. Rozsah a účel

Rozsah údajů zahrnuje: identifikační údaje firmy (název, DIČ, statistické číslo a číslo v obchodním rejstříku, adresa), údaje o stavu činnosti a licencích, údaje uvedené v pojistných dokumentech a údaje o doméně a kontaktech. Účelem zpracování je umožnit klientům TLSafe splnit povinnost náležité péče při výběru dopravního subdodavatele, vyplývající mj. z podmínek pojistek OCP zasílatele.

4.3. Právní základ a povaha reportu

Základem zpracování je oprávněný zájem Správce a jeho klientů (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR), spočívající v omezení rizika podvodu a ověřování obchodních partnerů na základě údajů z otevřených veřejných registrů. Report TLSafe má povahu posudku vypracovaného na objednávku klienta - není veřejnou hospodářskou informací, doporučením ani závazným hodnocením právní situace ověřovaného subjektu.

4.4. Informační povinnost (čl. 14 GDPR)

Osoby, jejichž údaje jsou ověřovány, mohou využít práva popsaná v oddíle 9, včetně práva na přístup k údajům a práva vznést námitku. Vzhledem k tomu, že údaje pocházejí z veřejně dostupných zdrojů a jejich individuální informování by vyžadovalo nepřiměřené úsilí, plní Správce informační povinnost mj. zveřejněním těchto Zásad (čl. 14 odst. 5 písm. b GDPR).

5. Právní základy zpracování

6. Příjemci údajů

Osobní údaje mohou být předávány těmto kategoriím příjemců - výhradně v rozsahu nezbytném pro naplnění účelů zpracování a na základě příslušných zpracovatelských smluv:

• Poskytovatelé cloudové infrastruktury a služeb AI - hosting Platformy a zpracování dokumentů v rámci analýzy AI probíhá v infrastruktuře Amazon Web Services (AWS) - region EU (Irsko),
• Poskytovatelé platebních a fakturačních služeb, včetně integrace s KSeF,
• Poskytovatelé služeb elektronického podpisu (např. při uzavírání smluv elektronicky),
• Subjekty poskytující účetní, právní a poradenské služby Správci,
• Orgány veřejné moci - výhradně pokud povinnost zpřístupnění vyplývá z právních předpisů.

Správce osobní údaje neprodává ani je nezpřístupňuje třetím stranám pro marketingové účely těchto stran.

7. Předávání údajů mimo EHP

Údaje jsou zpravidla zpracovávány na serverech umístěných v Evropském hospodářském prostoru. Pokud v souvislosti s využíváním služeb technologických poskytovatelů dojde k předání údajů mimo EHP, proběhne výhradně při zajištění odpovídající úrovně ochrany - na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (např. EU-US Data Privacy Framework) nebo standardních smluvních doložek (SCC) spolu s dodatečnými ochrannými opatřeními.

8. Doba uchovávání údajů

9. Práva subjektů údajů

Každá osoba, jejíž údaje Správce zpracovává, má právo na:

• přístup k údajům - včetně získání jejich kopie (čl. 15 GDPR),
• opravu údajů - opravu nepřesných nebo doplnění neúplných údajů (čl. 16 GDPR),
• výmaz údajů - „právo být zapomenut“, pokud nenastávají vylučující okolnosti (čl. 17 GDPR),
• omezení zpracování (čl. 18 GDPR),
• přenositelnost údajů - v rozsahu údajů zpracovávaných na základě smlouvy nebo souhlasu (čl. 20 GDPR),
• námitku - proti zpracování založenému na oprávněném zájmu, včetně přímého marketingu (čl. 21 GDPR),
• odvolání souhlasu - kdykoli, aniž by byla dotčena zákonnost zpracování provedeného před jeho odvoláním,
• podání stížnosti u předsedy polského Úřadu pro ochranu osobních údajů (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Polsko, uodo.gov.pl).

Žádosti týkající se uplatnění práv lze zasílat na adresu: contact@tlsafe.eu. Správce odpovídá bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od obdržení žádosti.

10. Automatizované zpracování a umělá inteligence

Výsledek ověření má povahu pomocného posudku vypracovaného na objednávku klienta. Rozhodnutí o navázání spolupráce s dopravcem vždy činí člověk - disponent nebo ředitel na straně klienta TLSafe. Správce nepřijímá vůči subjektům údajů rozhodnutí založená výhradně na automatizovaném zpracování, která by pro ně měla právní účinky nebo se jich obdobným způsobem významně dotýkala ve smyslu čl. 22 GDPR.

11. Cookies

Web tlsafe.eu používá cookies a podobné technologie:

• Nezbytné - zajišťují správné fungování webu a Platformy (mj. přihlašovací relace, bezpečnost). Jejich použití nevyžaduje souhlas.
• Analytické - umožňují měřit návštěvnost a způsob používání webu za účelem jeho zlepšování. Používány výhradně se souhlasem.
• Marketingové - slouží k přizpůsobení komunikace. Používány výhradně se souhlasem.

Souhlas lze spravovat prostřednictvím cookie lišty zobrazené při první návštěvě a v nastavení prohlížeče. Odvolání souhlasu nemá vliv na zákonnost dříve provedeného zpracování.

12. Bezpečnost údajů

Správce uplatňuje technická a organizační opatření odpovídající riziku, včetně:

• šifrování přenosu dat (TLS) a šifrování uložených dat,
• řízení přístupu na základě rolí (disponent / účetní / ředitel / administrátor),
• blokace souběžných relací na jednom účtu a volitelných omezení přístupu podle IP adres,
• API klíčů s možností okamžitého zneplatnění, bez přístupu k funkcím plateb a správy uživatelů,
• zaznamenávání operací s údaji (auditní protokoly, časová razítka v reportech),
• pravidelných záloh a postupů reakce na bezpečnostní incidenty.

V případě porušení zabezpečení osobních údajů postupuje Správce v souladu s čl. 33 a 34 GDPR, včetně - je-li to vyžadováno - ohlášení porušení předsedovi UODO do 72 hodin a oznámení subjektům údajů.

13. Změny Zásad

Správce může tyto Zásady aktualizovat v souvislosti s rozvojem Platformy, změnami předpisů nebo doporučeními dozorových orgánů. O podstatných změnách budou Uživatelé Platformy informováni s přiměřeným předstihem - oznámením na Platformě nebo e-mailem. Aktuální verze Zásad je vždy dostupná na adrese tlsafe.eu.

14. Kontakt