Πολιτική απορρήτου

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας

Υπεύθυνος επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που υποβάλλονται σε επεξεργασία σε σχέση με τη χρήση της πλατφόρμας TLSafe και του ιστότοπου στη διεύθυνση tlsafe.eu (εφεξής: «Πλατφόρμα») είναι:

Για όλα τα θέματα που αφορούν την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων μπορείτε να επικοινωνήσετε με τον Υπεύθυνο στη διεύθυνση e-mail: contact@tlsafe.eu ή εγγράφως στη διεύθυνση της έδρας.

2. Πεδίο εφαρμογής

Η παρούσα Πολιτική απορρήτου καθορίζει τους κανόνες επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων σύμφωνα με τον Κανονισμό (ΕΕ) 2016/679 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 27ης Απριλίου 2016 (GDPR) και αφορά:

• Χρήστες της Πλατφόρμας - πρόσωπα που ενεργούν για λογαριασμό διαμεταφορικών εταιρειών πελατών της TLSafe (διαμεταφορείς, λογιστές, διευθυντές, διαχειριστές λογαριασμών),
• Πρόσωπα που επικοινωνούν με την TLSafe - μέσω φόρμας επικοινωνίας, e-mail ή τηλεφώνου,
• Πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα εμφανίζονται στη διαδικασία ελέγχου μεταφορέων - ιδίως ατομικές επιχειρήσεις, μέλη οργάνων εταιρειών και πρόσωπα που αναφέρονται στα έγγραφα που υποβάλλονται για ανάλυση (ενότητα 4),
• Επισκέπτες του ιστότοπου tlsafe.eu.

3. Κατηγορίες δεδομένων και σκοποί επεξεργασίας

3.1. Λογαριασμοί χρηστών της Πλατφόρμας

Επεξεργαζόμαστε: ονοματεπώνυμο, επαγγελματική διεύθυνση e-mail, αριθμό τηλεφώνου, αποδιδόμενο ρόλο, επωνυμία και ΑΦΜ της εταιρείας-πελάτη, αρχεία καταγραφής δραστηριότητας (συμπεριλαμβανομένων διεύθυνσης IP, αναγνωριστικού συνεδρίας, ιστορικού ελέγχων). Σκοπός: δημιουργία και διαχείριση λογαριασμού, παροχή της υπηρεσίας ελέγχου, εκκαθάριση ορίων πακέτου, διασφάλιση ασφάλειας (μεταξύ άλλων αποκλεισμός ταυτόχρονων συνεδριών, περιορισμοί IP).

3.2. Φόρμα επικοινωνίας και διαχείριση αιτημάτων

Επεξεργαζόμαστε: όνομα, επωνυμία εταιρείας, ΑΦΜ, διεύθυνση e-mail, αριθμό τηλεφώνου. Σκοπός: απάντηση στο αίτημα, υποβολή προσφοράς και ενεργοποίηση λογαριασμού στην Πλατφόρμα.

3.3. Εκκαθαρίσεις και τιμολόγηση

Επεξεργαζόμαστε τα δεδομένα που απαιτούνται για την έκδοση τιμολογίων (στοιχεία εταιρείας, στοιχεία προσώπου επικοινωνίας, ιστορικό πληρωμών). Τα τιμολόγια εκδίδονται μέσω του πολωνικού Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Τιμολογίων (KSeF). Σκοπός: εκτέλεση της σύμβασης και εκπλήρωση φορολογικών και λογιστικών υποχρεώσεων.

3.4. Αναφορές ελέγχου

Κάθε αναφορά PDF περιέχει τα στοιχεία του προσώπου που τη δημιούργησε (όνομα, επώνυμο, e-mail, εταιρεία, διεύθυνση IP) - για τη διασφάλιση της λογοδοσίας και της αποδεικτικής λειτουργίας της αναφοράς ως επιβεβαίωσης της δέουσας επιμέλειας.

4. Δεδομένα μεταφορέων από δημόσια μητρώα και έγγραφα

Η ουσία της Πλατφόρμας είναι ο αυτόματος έλεγχος της αξιοπιστίας των μεταφορέων. Στη διαδικασία αυτή η TLSafe επεξεργάζεται δεδομένα που ενδέχεται να αποτελούν προσωπικά δεδομένα - ιδίως όταν ο ελεγχόμενος μεταφορέας είναι ατομική επιχείρηση, καθώς και δεδομένα μελών διοίκησης και εταίρων εταιρειών.

4.1. Πηγές δεδομένων

Τα δεδομένα για τους ελεγχόμενους μεταφορείς αντλούνται από τις ακόλουθες πηγές:

• δημόσια προσβάσιμα μητρώα και συστήματα που τηρούνται από δημόσιους φορείς ευρωπαϊκών κρατών, ιδίως μητρώα επιχειρήσεων και οικονομικής δραστηριότητας, στατιστικά μητρώα, κατάλογοι υποκειμένων στον ΦΠΑ, μητρώα επιχειρήσεων οδικών μεταφορών (άδειες, εγκρίσεις και δικαιώματα μεταφοράς) και άλλα δημόσια μητρώα σχετικά με την αξιολόγηση της αξιοπιστίας μεταφορέα,
• VIES, το σύστημα ανταλλαγής πληροφοριών ΦΠΑ της ΕΕ,
• εξωτερικός πάροχος δεδομένων επιχειρήσεων από ευρωπαϊκά κράτη, ο οποίος συλλέγει δεδομένα από εθνικά μητρώα και άλλες δημόσια προσβάσιμες πηγές και τα διαθέτει στον Υπεύθυνο βάσει σύμβασης· για την άντληση των δεδομένων ο Υπεύθυνος διαβιβάζει στον πάροχο τα στοιχεία ταυτοποίησης της ελεγχόμενης επιχείρησης (αριθμός ταυτοποίησης, επωνυμία, χώρα)· τα δεδομένα που παρέχει ο πάροχος ενδέχεται να είναι ελλιπή και αντικατοπτρίζουν την κατάσταση κατά την ημερομηνία της τελευταίας ενημέρωσής τους από τον πάροχο,
• έγγραφα που υποβάλλει ο Χρήστης για ανάλυση (άδεια μεταφοράς, ασφαλιστήριο OCP, αποδείξεις πληρωμής ασφαλίστρων).

4.2. Εύρος και σκοπός

Το εύρος των δεδομένων περιλαμβάνει: στοιχεία ταυτοποίησης της εταιρείας (επωνυμία, ΑΦΜ, στατιστικός αριθμός και αριθμός εμπορικού μητρώου, διεύθυνση), δεδομένα για την κατάσταση της δραστηριότητας και τις άδειες, δεδομένα που αναγράφονται σε ασφαλιστικά έγγραφα και δεδομένα τομέα και επικοινωνίας. Σκοπός της επεξεργασίας είναι να μπορούν οι πελάτες της TLSafe να εκπληρώσουν την υποχρέωση δέουσας επιμέλειας κατά την επιλογή υπεργολάβου μεταφοράς, η οποία απορρέει μεταξύ άλλων από τους όρους των ασφαλιστηρίων OCP του διαμεταφορέα.

4.3. Νομική βάση και χαρακτήρας της αναφοράς

Βάση της επεξεργασίας είναι το έννομο συμφέρον του Υπευθύνου και των πελατών του (άρθρο 6 παρ. 1 στοιχ. στ΄ GDPR), που συνίσταται στον περιορισμό του κινδύνου απάτης και στον έλεγχο αντισυμβαλλομένων βάσει δεδομένων από ανοικτά δημόσια μητρώα. Η αναφορά TLSafe έχει χαρακτήρα γνωμοδότησης κατόπιν παραγγελίας του πελάτη - δεν αποτελεί δημόσια οικονομική πληροφορία, σύσταση ούτε δεσμευτική αξιολόγηση της νομικής κατάστασης της ελεγχόμενης οντότητας.

4.4. Υποχρέωση ενημέρωσης (άρθρο 14 GDPR)

Τα πρόσωπα των οποίων τα δεδομένα ελέγχονται μπορούν να ασκήσουν τα δικαιώματα που περιγράφονται στην ενότητα 9, συμπεριλαμβανομένων του δικαιώματος πρόσβασης και του δικαιώματος εναντίωσης. Δεδομένου ότι τα δεδομένα προέρχονται από δημόσια προσβάσιμες πηγές και η ατομική ενημέρωση θα απαιτούσε δυσανάλογη προσπάθεια, ο Υπεύθυνος εκπληρώνει την υποχρέωση ενημέρωσης μεταξύ άλλων με τη δημοσίευση της παρούσας Πολιτικής (άρθρο 14 παρ. 5 στοιχ. β΄ GDPR).

5. Νομικές βάσεις επεξεργασίας

6. Αποδέκτες δεδομένων

Τα προσωπικά δεδομένα μπορούν να διαβιβάζονται στις ακόλουθες κατηγορίες αποδεκτών - αποκλειστικά στον βαθμό που απαιτείται για την επίτευξη των σκοπών επεξεργασίας και βάσει κατάλληλων συμβάσεων ανάθεσης επεξεργασίας:

• Πάροχοι υποδομής cloud και υπηρεσιών AI - η φιλοξενία της Πλατφόρμας και η επεξεργασία εγγράφων στο πλαίσιο της ανάλυσης AI πραγματοποιούνται στην υποδομή Amazon Web Services (AWS) - περιοχή ΕΕ (Ιρλανδία),
• Πάροχοι υπηρεσιών πληρωμών και τιμολόγησης, συμπεριλαμβανομένης της διασύνδεσης με το KSeF,
• Πάροχοι υπηρεσιών ηλεκτρονικής υπογραφής (π.χ. κατά τη σύναψη συμβάσεων με ηλεκτρονικά μέσα),
• Φορείς που παρέχουν λογιστικές, νομικές και συμβουλευτικές υπηρεσίες στον Υπεύθυνο,
• Δημόσιες αρχές - αποκλειστικά όταν η υποχρέωση γνωστοποίησης απορρέει από τον νόμο.

Ο Υπεύθυνος δεν πωλεί προσωπικά δεδομένα ούτε τα διαθέτει σε τρίτους για σκοπούς μάρκετινγκ των τρίτων αυτών.

7. Διαβίβαση δεδομένων εκτός ΕΟΧ

Τα δεδομένα υποβάλλονται κατά κανόνα σε επεξεργασία σε διακομιστές εντός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου. Εάν, σε σχέση με τη χρήση υπηρεσιών παρόχων τεχνολογίας, προκύψει διαβίβαση δεδομένων εκτός ΕΟΧ, αυτή θα πραγματοποιηθεί αποκλειστικά με διασφάλιση επαρκούς επιπέδου προστασίας - βάσει απόφασης επάρκειας της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (π.χ. EU-US Data Privacy Framework) ή τυποποιημένων συμβατικών ρητρών (SCC) με πρόσθετα μέτρα προστασίας.

8. Περίοδος διατήρησης δεδομένων

9. Δικαιώματα των υποκειμένων των δεδομένων

Κάθε πρόσωπο του οποίου τα δεδομένα επεξεργάζεται ο Υπεύθυνος έχει δικαίωμα:

• πρόσβασης στα δεδομένα - συμπεριλαμβανομένης της λήψης αντιγράφου (άρθρο 15 GDPR),
• διόρθωσης των δεδομένων - διόρθωσης ανακριβών ή συμπλήρωσης ελλιπών δεδομένων (άρθρο 16 GDPR),
• διαγραφής των δεδομένων - το «δικαίωμα στη λήθη», εφόσον δεν συντρέχουν εξαιρέσεις (άρθρο 17 GDPR),
• περιορισμού της επεξεργασίας (άρθρο 18 GDPR),
• φορητότητας των δεδομένων - για τα δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία βάσει σύμβασης ή συγκατάθεσης (άρθρο 20 GDPR),
• εναντίωσης - στην επεξεργασία που βασίζεται σε έννομο συμφέρον, συμπεριλαμβανομένης της απευθείας εμπορικής προώθησης (άρθρο 21 GDPR),
• ανάκλησης της συγκατάθεσης - ανά πάσα στιγμή, χωρίς να θίγεται η νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από την ανάκληση,
• υποβολής καταγγελίας στον Πρόεδρο της πολωνικής Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Βαρσοβία, Πολωνία, uodo.gov.pl).

Αιτήματα για την άσκηση δικαιωμάτων μπορούν να αποστέλλονται στη διεύθυνση: contact@tlsafe.eu. Ο Υπεύθυνος απαντά χωρίς αδικαιολόγητη καθυστέρηση, το αργότερο εντός ενός μηνός από την παραλαβή του αιτήματος.

10. Αυτοματοποιημένη επεξεργασία και τεχνητή νοημοσύνη

Το αποτέλεσμα του ελέγχου έχει χαρακτήρα επικουρικής γνωμοδότησης που εκπονείται κατόπιν παραγγελίας του πελάτη. Την απόφαση για έναρξη συνεργασίας με μεταφορέα λαμβάνει πάντα άνθρωπος - διαμεταφορέας ή διευθυντής από την πλευρά του πελάτη της TLSafe. Ο Υπεύθυνος δεν λαμβάνει έναντι των υποκειμένων των δεδομένων αποφάσεις που βασίζονται αποκλειστικά σε αυτοματοποιημένη επεξεργασία και παράγουν έννομα αποτελέσματα ή τα επηρεάζουν σημαντικά με παρόμοιο τρόπο κατά την έννοια του άρθρου 22 GDPR.

11. Cookies

Ο ιστότοπος tlsafe.eu χρησιμοποιεί cookies και παρόμοιες τεχνολογίες:

• Απαραίτητα - διασφαλίζουν την ορθή λειτουργία του ιστότοπου και της Πλατφόρμας (μεταξύ άλλων συνεδρία σύνδεσης, ασφάλεια). Η χρήση τους δεν απαιτεί συγκατάθεση.
• Αναλυτικά - επιτρέπουν τη μέτρηση της επισκεψιμότητας και του τρόπου χρήσης του ιστότοπου με σκοπό τη βελτίωσή του. Χρησιμοποιούνται μόνο με συγκατάθεση.
• Μάρκετινγκ - εξυπηρετούν την προσαρμογή της επικοινωνίας. Χρησιμοποιούνται μόνο με συγκατάθεση.

Η συγκατάθεση μπορεί να διαχειριστεί μέσω του banner cookies που εμφανίζεται κατά την πρώτη επίσκεψη και στις ρυθμίσεις του προγράμματος περιήγησης. Η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν θίγει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε προηγουμένως.

12. Ασφάλεια δεδομένων

Ο Υπεύθυνος εφαρμόζει τεχνικά και οργανωτικά μέτρα ανάλογα με τον κίνδυνο, μεταξύ των οποίων:

• κρυπτογράφηση της μετάδοσης δεδομένων (TLS) και κρυπτογράφηση δεδομένων σε κατάσταση ηρεμίας,
• έλεγχο πρόσβασης βάσει ρόλων (διαμεταφορέας / λογιστής / διευθυντής / διαχειριστής),
• αποκλεισμό ταυτόχρονων συνεδριών σε έναν λογαριασμό και προαιρετικούς περιορισμούς πρόσβασης βάσει διευθύνσεων IP,
• κλειδιά API με δυνατότητα άμεσης ανάκλησης, χωρίς πρόσβαση σε λειτουργίες πληρωμών και διαχείρισης χρηστών,
• καταγραφή των πράξεων επί των δεδομένων (αρχεία ελέγχου, χρονοσφραγίδες στις αναφορές),
• τακτικά αντίγραφα ασφαλείας και διαδικασίες αντιμετώπισης περιστατικών ασφάλειας.

Σε περίπτωση παραβίασης προσωπικών δεδομένων ο Υπεύθυνος ενεργεί σύμφωνα με τα άρθρα 33 και 34 GDPR, συμπεριλαμβανομένης - όπου απαιτείται - της γνωστοποίησης της παραβίασης στον Πρόεδρο της UODO εντός 72 ωρών και της ενημέρωσης των υποκειμένων των δεδομένων.

13. Αλλαγές στην Πολιτική

Ο Υπεύθυνος μπορεί να επικαιροποιεί την παρούσα Πολιτική σε σχέση με την ανάπτυξη της Πλατφόρμας, νομοθετικές αλλαγές ή συστάσεις εποπτικών αρχών. Για ουσιώδεις αλλαγές οι Χρήστες της Πλατφόρμας θα ενημερώνονται με κατάλληλη προειδοποίηση - μέσω ανακοίνωσης στην Πλατφόρμα ή μηνύματος e-mail. Η τρέχουσα έκδοση της Πολιτικής είναι πάντα διαθέσιμη στη διεύθυνση tlsafe.eu.

14. Επικοινωνία