Privaatsuspoliitika

1. Vastutav töötleja

TLSafe'i platvormi ja veebisaidi kasutamisega seoses töödeldavate isikuandmete vastutav töötleja aadressil tlsafe.eu (edaspidi: „Platvorm“) on:

Kõigis isikuandmete töötlemisega seotud küsimustes saab Vastutava töötlejaga ühendust võtta e-posti aadressil: contact@tlsafe.eu või kirjalikult asukoha aadressil.

2. Kohaldamisala

Käesolev Privaatsuspoliitika sätestab isikuandmete töötlemise reeglid vastavalt Euroopa Parlamendi ja nõukogu 27. aprilli 2016. aasta määrusele (EL) 2016/679 (GDPR) ning kehtib järgmistele isikutele:

• Platvormi kasutajad - isikud, kes tegutsevad TLSafe'i klientideks olevate ekspedeerimisettevõtete nimel (ekspedeerijad, raamatupidajad, direktorid, kontohaldurid),
• TLSafe'iga ühendust võtvad isikud - kontaktvormi, e-posti või telefoni teel,
• Isikud, kelle andmed ilmnevad vedajate kontrolli protsessis - eelkõige füüsilisest isikust ettevõtjad, äriühingute organite liikmed ja analüüsiks esitatud dokumentides nimetatud isikud (4. jagu),
• Veebisaidi külastajad tlsafe.eu.

3. Andmekategooriad ja töötlemise eesmärgid

3.1. Platvormi kasutajakontod

Töötleme: ees- ja perekonnanime, töö e-posti aadressi, telefoninumbrit, määratud rolli, kliendiettevõtte nime ja registrikoodi, tegevuslogisid (sh IP-aadress, seansi identifikaator, kontrollide ajalugu). Eesmärk: konto loomine ja haldamine, kontrolliteenuse osutamine, paketilimiitide arvestus, turvalisuse tagamine (sh samaaegsete seansside blokeerimine, IP-piirangud).

3.2. Kontaktvorm ja päringute käsitlemine

Töötleme: eesnime, ettevõtte nime, registrikoodi, e-posti aadressi, telefoninumbrit. Eesmärk: päringule vastamine, pakkumise esitamine ja konto aktiveerimine Platvormil.

3.3. Arveldused ja arvete esitamine

Töötleme arvete väljastamiseks vajalikke andmeid (ettevõtte andmed, kontaktisiku andmed, makseajalugu). Arved väljastatakse Poola riikliku e-arvete süsteemi (KSeF) kaudu. Eesmärk: lepingu täitmine ning maksu- ja raamatupidamiskohustuste täitmine.

3.4. Kontrolliaruanded

Iga PDF-aruanne sisaldab selle koostanud isiku andmeid (eesnimi, perekonnanimi, e-post, ettevõte, IP-aadress) - vastutuse ja aruande tõendusliku funktsiooni tagamiseks hoolsuskohustuse täitmise kinnitusena.

4. Vedajate andmed avalikest registritest ja dokumentidest

Platvormi olemus on vedajate usaldusväärsuse automaatne kontroll. Selles protsessis töötleb TLSafe andmeid, mis võivad olla isikuandmed - eelkõige kui kontrollitav vedaja on füüsilisest isikust ettevõtja, samuti äriühingute juhatuse liikmete ja osanike andmeid.

4.1. Andmeallikad

Andmed kontrollitavate vedajate kohta saadakse järgmistest allikatest:

• Euroopa riikide avaliku sektori asutuste peetavad avalikult kättesaadavad registrid ja süsteemid, eelkõige äriregistrid ja majandustegevuse registrid, statistikaregistrid, käibemaksukohustuslaste nimekirjad, autoveoettevõtjate registrid (tegevusload, load ja veoõigused) ning muud vedaja usaldusväärsuse hindamiseks olulised avalikud registrid,
• VIES, ELi käibemaksualase teabe vahetamise süsteem,
• Euroopa riikide ettevõtete andmete väline pakkuja, kes kogub andmeid riiklikest registritest ja muudest avalikult kättesaadavatest allikatest ning teeb need Vastutavale töötlejale lepingu alusel kättesaadavaks; andmete saamiseks edastab Vastutav töötleja pakkujale kontrollitava ettevõtja identifitseerimisandmed (identifitseerimisnumber, nimi, riik); pakkuja edastatud andmed võivad olla puudulikud ja kajastavad seisu pakkuja viimase uuenduse kuupäeval,
• Kasutaja analüüsiks esitatud dokumendid (veoluba, OCP kindlustuspoliis, kindlustusmaksete tasumise tõendid).

4.2. Ulatus ja eesmärk

Andmete ulatus hõlmab: ettevõtte identifitseerimisandmeid (nimi, registrikood, statistika- ja äriregistri numbrid, aadress), andmeid tegevuse staatuse ja tegevuslubade kohta, kindlustusdokumentides sisalduvaid andmeid ning domeeni- ja kontaktandmeid. Töötlemise eesmärk on võimaldada TLSafe'i klientidel täita hoolsuskohustust veoalltöövõtja valikul, mis tuleneb muu hulgas ekspedeerija OCP poliiside tingimustest.

4.3. Õiguslik alus ja aruande olemus

Töötlemise aluseks on Vastutava töötleja ja tema klientide õigustatud huvi (GDPR art 6 lg 1 p f), mis seisneb pettuseriski piiramises ja lepingupartnerite kontrollimises avalike registrite avaandmete põhjal. TLSafe'i aruanne on kliendi tellimusel koostatud arvamus - see ei ole avalik majandusteave, soovitus ega kontrollitava subjekti õigusliku olukorra siduv hinnang.

4.4. Teavitamiskohustus (GDPR art 14)

Isikud, kelle andmeid kontrollitakse, võivad kasutada 9. jaos kirjeldatud õigusi, sealhulgas õigust andmetega tutvuda ja õigust esitada vastuväiteid. Kuna andmed pärinevad avalikult kättesaadavatest allikatest ja individuaalne teavitamine nõuaks ebaproportsionaalselt suurt pingutust, täidab Vastutav töötleja teavitamiskohustust muu hulgas käesoleva Poliitika avaldamisega (GDPR art 14 lg 5 p b).

5. Töötlemise õiguslikud alused

6. Andmete vastuvõtjad

Isikuandmeid võidakse edastada järgmistele vastuvõtjate kategooriatele - üksnes töötlemise eesmärkide saavutamiseks vajalikus ulatuses ja asjakohaste volitatud töötleja lepingute alusel:

• Pilvetaristu ja AI-teenuste pakkujad - Platvormi majutamine ja dokumentide töötlemine AI-analüüsi raames toimub Amazon Web Servicesi (AWS) taristus - ELi piirkond (Iirimaa),
• Makse- ja arveldusteenuste pakkujad, sealhulgas integratsioon KSeF-iga,
• E-allkirja teenuste pakkujad (nt lepingute elektroonilisel sõlmimisel),
• Raamatupidamis-, õigus- ja nõustamisteenuseid osutavad isikud Vastutavale töötlejale,
• Avaliku võimu organid - üksnes juhul, kui andmete avaldamise kohustus tuleneb seadusest.

Vastutav töötleja ei müü isikuandmeid ega tee neid kolmandatele isikutele kättesaadavaks nende turunduseesmärkidel.

7. Andmete edastamine väljapoole EMP-d

Andmeid töödeldakse reeglina Euroopa Majanduspiirkonnas asuvates serverites. Kui tehnoloogiapakkujate teenuste kasutamisega seoses edastatakse andmeid väljapoole EMP-d, toimub see üksnes piisava kaitsetaseme tagamisel - Euroopa Komisjoni kaitse piisavuse otsuse (nt ELi-USA andmekaitseraamistik) või standardsete lepingutingimuste (SCC) alusel koos täiendavate kaitsemeetmetega.

8. Andmete säilitamisperiood

9. Andmesubjektide õigused

Igal isikul, kelle andmeid Vastutav töötleja töötleb, on õigus:

• andmetega tutvuda - sealhulgas saada nende koopia (GDPR art 15),
• andmete parandamisele - ebaõigete andmete parandamine või puudulike täiendamine (GDPR art 16),
• andmete kustutamisele - „õigus olla unustatud“, kui ei esine välistavaid asjaolusid (GDPR art 17),
• töötlemise piiramisele (GDPR art 18),
• andmete ülekandmisele - lepingu või nõusoleku alusel töödeldavate andmete osas (GDPR art 20),
• esitada vastuväiteid - õigustatud huvil põhinevale töötlemisele, sealhulgas otseturundusele (GDPR art 21),
• nõusolek tagasi võtta - igal ajal, ilma et see mõjutaks enne tagasivõtmist toimunud töötlemise õiguspärasust,
• esitada kaebus Poola isikuandmete kaitse ameti presidendile (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varssavi, Poola, uodo.gov.pl).

Õiguste teostamise taotlused võib saata aadressil: contact@tlsafe.eu. Vastutav töötleja vastab põhjendamatu viivituseta, hiljemalt ühe kuu jooksul taotluse saamisest.

10. Automatiseeritud töötlemine ja tehisintellekt

Kontrolli tulemus on abistav arvamus mis on koostatud kliendi tellimusel. Otsuse vedajaga koostöö alustamise kohta teeb alati inimene - ekspedeerija või direktor TLSafe'i kliendi poolel. Vastutav töötleja ei tee andmesubjektide suhtes üksnes automatiseeritud töötlemisel põhinevaid otsuseid, mis tooksid kaasa neid puudutavaid õiguslikke tagajärgi või mõjutaksid neid samaväärselt märkimisväärselt GDPR artikli 22 tähenduses.

11. Küpsised

Veebisait tlsafe.eu kasutab küpsiseid ja sarnaseid tehnoloogiaid:

• Vajalikud - tagavad veebisaidi ja Platvormi nõuetekohase toimimise (sh sisselogimisseanss, turvalisus). Nende kasutamine ei nõua nõusolekut.
• Analüütilised - võimaldavad mõõta külastatavust ja veebisaidi kasutamise viisi selle täiustamiseks. Kasutatakse üksnes nõusolekul.
• Turundus - teenivad suhtluse kohandamist. Kasutatakse üksnes nõusolekul.

Nõusolekut saab hallata esimesel külastusel kuvatava küpsiseriba ja brauseri seadete kaudu. Nõusoleku tagasivõtmine ei mõjuta varem toimunud töötlemise õiguspärasust.

12. Andmeturve

Vastutav töötleja rakendab riskile vastavaid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid, sealhulgas:

• andmeedastuse krüpteerimine (TLS) ja salvestatud andmete krüpteerimine,
• rollipõhine juurdepääsukontroll (ekspedeerija / raamatupidaja / direktor / administraator),
• samaaegsete seansside blokeerimine ühel kontol ja valikulised IP-aadressil põhinevad juurdepääsupiirangud,
• API-võtmed kohese tühistamise võimalusega, ilma juurdepääsuta makse- ja kasutajahaldusfunktsioonidele,
• andmetoimingute logimine (auditilogid, ajatemplid aruannetes),
• regulaarsed varukoopiad ja turvaintsidentidele reageerimise protseduurid.

Isikuandmetega seotud rikkumise korral tegutseb Vastutav töötleja vastavalt GDPR artiklitele 33 ja 34, sealhulgas - kui see on nõutav - teavitab rikkumisest UODO presidenti 72 tunni jooksul ja teavitab andmesubjekte.

13. Poliitika muudatused

Vastutav töötleja võib käesolevat Poliitikat ajakohastada seoses Platvormi arenguga, õigusaktide muudatustega või järelevalveasutuste soovitustega. Olulistest muudatustest teavitatakse Platvormi kasutajaid piisava etteteatamisega - Platvormil kuvatava teate või e-kirja teel. Poliitika kehtiv versioon on alati kättesaadav aadressil tlsafe.eu.

14. Kontakt