Politika privatnosti

1. Voditelj obrade

Voditelj obrade osobnih podataka koji se obrađuju u vezi s korištenjem platforme TLSafe i mrežne stranice dostupne na adresi tlsafe.eu (u daljnjem tekstu: „Platforma“) je:

U svim pitanjima koja se odnose na obradu osobnih podataka Voditelju obrade možete se obratiti na adresu e-pošte: contact@tlsafe.eu ili pisanim putem na adresu sjedišta.

2. Područje primjene

Ova Politika privatnosti utvrđuje pravila obrade osobnih podataka u skladu s Uredbom (EU) 2016/679 Europskog parlamenta i Vijeća od 27. travnja 2016. (GDPR) i odnosi se na:

• Korisnike Platforme - osobe koje djeluju u ime špediterskih tvrtki koje su klijenti TLSafea (špediteri, računovođe, direktori, administratori računa),
• Osobe koje kontaktiraju TLSafe - putem kontaktnog obrasca, e-pošte ili telefona,
• Osobe čiji se podaci pojavljuju u postupku provjere prijevoznika - osobito obrtnike, članove tijela društava i osobe navedene u dokumentima dostavljenima na analizu (odjeljak 4),
• Posjetitelje mrežne stranice tlsafe.eu.

3. Kategorije podataka i svrhe obrade

3.1. Korisnički računi Platforme

Obrađujemo: ime i prezime, poslovnu adresu e-pošte, telefonski broj, dodijeljenu ulogu, naziv i porezni broj tvrtke klijenta, zapise aktivnosti (uključujući IP adresu, identifikator sesije, povijest provjera). Svrha: otvaranje i vođenje računa, pružanje usluge provjere, obračun ograničenja paketa, osiguranje sigurnosti (među ostalim blokiranje istodobnih sesija, IP ograničenja).

3.2. Kontaktni obrazac i obrada upita

Obrađujemo: ime, naziv tvrtke, porezni broj, adresu e-pošte, telefonski broj. Svrha: odgovor na upit, predstavljanje ponude i aktivacija računa na Platformi.

3.3. Obračuni i izdavanje računa

Obrađujemo podatke potrebne za izdavanje računa (podaci o tvrtki, podaci kontakt osobe, povijest plaćanja). Računi se izdaju putem poljskog Nacionalnog sustava e-računa (KSeF). Svrha: izvršenje ugovora te ispunjenje poreznih i računovodstvenih obveza.

3.4. Izvješća o provjeri

Svako PDF izvješće sadrži podatke osobe koja ga je generirala (ime, prezime, e-pošta, tvrtka, IP adresa) - radi osiguranja odgovornosti i dokazne funkcije izvješća kao potvrde postupanja s dužnom pažnjom.

4. Podaci prijevoznika iz javnih registara i dokumenata

Bit Platforme je automatska provjera pouzdanosti prijevoznika. U tom postupku TLSafe obrađuje podatke koji mogu predstavljati osobne podatke - osobito kada je provjeravani prijevoznik obrtnik, kao i podatke članova uprave i članova društava.

4.1. Izvori podataka

Podaci o provjeravanim prijevoznicima pribavljaju se iz sljedećih izvora:

• javno dostupnih registara i sustava koje vode javne institucije europskih država, osobito sudskih i obrtnih registara, statističkih registara, popisa obveznika PDV-a, registara cestovnih prijevoznika (licencije, dozvole i prijevozna ovlaštenja) te drugih javnih registara relevantnih za ocjenu pouzdanosti prijevoznika,
• VIES-a, sustava EU-a za razmjenu informacija o PDV-u,
• vanjskog pružatelja podataka o poduzetnicima iz europskih država, koji prikuplja podatke iz nacionalnih registara i drugih javno dostupnih izvora te ih na temelju ugovora stavlja na raspolaganje Voditelju obrade; radi preuzimanja podataka Voditelj obrade pružatelju prosljeđuje identifikacijske podatke provjeravanog poduzetnika (identifikacijski broj, naziv, država); podaci koje pružatelj dostavi mogu biti nepotpuni i odražavaju stanje na dan njihova posljednjeg ažuriranja od strane pružatelja,
• dokumenata koje je Korisnik dostavio na analizu (licencija za prijevoz, polica osiguranja OCP, potvrde o plaćanju premija).

4.2. Opseg i svrha

Opseg podataka obuhvaća: identifikacijske podatke tvrtke (naziv, porezni broj, statistički i sudski registarski brojevi, adresa), podatke o statusu djelatnosti i licencijama, podatke iz dokumenata o osiguranju te podatke o domeni i kontaktu. Svrha obrade je omogućiti klijentima TLSafea ispunjenje obveze dužne pažnje pri odabiru podizvođača prijevoza, koja proizlazi među ostalim iz uvjeta polica OCP špeditera.

4.3. Pravna osnova i narav izvješća

Osnova obrade je legitimni interes Voditelja obrade i njegovih klijenata (čl. 6. st. 1. t. f GDPR-a), koji se sastoji u ograničavanju rizika prijevare i provjeri poslovnih partnera na temelju podataka iz otvorenih javnih registara. Izvješće TLSafe ima karakter mišljenja izrađenog po narudžbi klijenta - ne predstavlja javnu gospodarsku informaciju, preporuku ni obvezujuću ocjenu pravnog položaja provjeravanog subjekta.

4.4. Obveza informiranja (čl. 14. GDPR-a)

Osobe čiji se podaci provjeravaju mogu ostvariti prava opisana u odjeljku 9, uključujući pravo na pristup podacima i pravo na prigovor. Budući da podaci potječu iz javno dostupnih izvora, a njihovo pojedinačno obavješćivanje zahtijevalo bi nerazmjerno velik napor, Voditelj obrade obvezu informiranja ispunjava među ostalim objavom ove Politike (čl. 14. st. 5. t. b GDPR-a).

5. Pravne osnove obrade

6. Primatelji podataka

Osobni podaci mogu se prenositi sljedećim kategorijama primatelja - isključivo u opsegu potrebnom za ostvarenje svrha obrade i na temelju odgovarajućih ugovora o obradi:

• Pružatelji infrastrukture u oblaku i usluga AI - hosting Platforme i obrada dokumenata u okviru AI analize odvijaju se u infrastrukturi Amazon Web Servicesa (AWS) - regija EU (Irska),
• Pružatelji platnih usluga i usluga izdavanja računa, uključujući integraciju s KSeF-om,
• Pružatelji usluga e-potpisa (npr. pri sklapanju ugovora elektroničkim putem),
• Subjekti koji pružaju računovodstvene, pravne i savjetodavne usluge Voditelju obrade,
• Tijela javne vlasti - isključivo kada obveza dostave proizlazi iz propisa.

Voditelj obrade ne prodaje osobne podatke niti ih ustupa trećim stranama u marketinške svrhe tih strana.

7. Prijenos podataka izvan EGP-a

Podaci se u pravilu obrađuju na poslužiteljima smještenima u Europskom gospodarskom prostoru. Ako u vezi s korištenjem usluga tehnoloških pružatelja dođe do prijenosa podataka izvan EGP-a, on će se provesti isključivo uz osiguranje odgovarajuće razine zaštite - na temelju odluke Europske komisije o primjerenosti (npr. Okvir EU-SAD za privatnost podataka) ili standardnih ugovornih klauzula (SCC) uz dodatne mjere zaštite.

8. Razdoblje čuvanja podataka

9. Prava ispitanika

Svaka osoba čije podatke obrađuje Voditelj obrade ima pravo na:

• pristup podacima - uključujući dobivanje njihove kopije (čl. 15. GDPR-a),
• ispravak podataka - ispravak netočnih ili dopunu nepotpunih podataka (čl. 16. GDPR-a),
• brisanje podataka - „pravo na zaborav“, ako ne postoje razlozi za isključenje (čl. 17. GDPR-a),
• ograničenje obrade (čl. 18. GDPR-a),
• prenosivost podataka - u pogledu podataka koji se obrađuju na temelju ugovora ili privole (čl. 20. GDPR-a),
• prigovor - na obradu koja se temelji na legitimnom interesu, uključujući izravni marketing (čl. 21. GDPR-a),
• povlačenje privole - u bilo kojem trenutku, bez utjecaja na zakonitost obrade provedene prije povlačenja,
• podnošenje pritužbe predsjedniku poljskog Ureda za zaštitu osobnih podataka (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Poljska, uodo.gov.pl).

Zahtjevi za ostvarivanje prava mogu se uputiti na adresu: contact@tlsafe.eu. Voditelj obrade odgovara bez nepotrebnog odgađanja, najkasnije u roku od mjesec dana od primitka zahtjeva.

10. Automatizirana obrada i umjetna inteligencija

Rezultat provjere ima karakter pomoćnog mišljenja izrađenog po narudžbi klijenta. Odluku o započinjanju suradnje s prijevoznikom uvijek donosi čovjek - špediter ili direktor na strani klijenta TLSafea. Voditelj obrade ne donosi prema ispitanicima odluke koje se temelje isključivo na automatiziranoj obradi, a koje bi proizvodile pravne učinke prema njima ili na sličan način značajno utjecale na njih u smislu čl. 22. GDPR-a.

11. Kolačići

Mrežna stranica tlsafe.eu koristi kolačiće i slične tehnologije:

• Nužni - osiguravaju ispravan rad stranice i Platforme (među ostalim sesija prijave, sigurnost). Njihova uporaba ne zahtijeva privolu.
• Analitički - omogućuju mjerenje prometa i načina korištenja stranice radi njezina poboljšanja. Koriste se isključivo uz privolu.
• Marketinški - služe prilagodbi komunikacije. Koriste se isključivo uz privolu.

Privolom se može upravljati putem trake o kolačićima prikazane pri prvom posjetu i u postavkama preglednika. Povlačenje privole ne utječe na zakonitost ranije provedene obrade.

12. Sigurnost podataka

Voditelj obrade primjenjuje tehničke i organizacijske mjere primjerene riziku, uključujući:

• šifriranje prijenosa podataka (TLS) i šifriranje pohranjenih podataka,
• kontrolu pristupa temeljenu na ulogama (špediter / računovođa / direktor / administrator),
• blokiranje istodobnih sesija na jednom računu i opcionalna ograničenja pristupa prema IP adresama,
• API ključeve s mogućnošću trenutnog opoziva, bez pristupa funkcijama plaćanja i upravljanja korisnicima,
• bilježenje operacija nad podacima (revizijski zapisi, vremenske oznake u izvješćima),
• redovite sigurnosne kopije i postupke reagiranja na sigurnosne incidente.

U slučaju povrede osobnih podataka Voditelj obrade postupa u skladu s čl. 33. i 34. GDPR-a, uključujući - kada je to potrebno - prijavu povrede predsjedniku UODO-a u roku od 72 sata i obavješćivanje ispitanika.

13. Izmjene Politike

Voditelj obrade može ažurirati ovu Politiku u vezi s razvojem Platforme, izmjenama propisa ili preporukama nadzornih tijela. O bitnim izmjenama Korisnici Platforme bit će pravodobno obaviješteni - porukom na Platformi ili e-poštom. Aktualna verzija Politike uvijek je dostupna na adresi tlsafe.eu.

14. Kontakt