Adatvédelmi tájékoztató

1. Adatkezelő

A TLSafe platform és a tlsafe.eu címen elérhető weboldal (a továbbiakban: „Platform”) használatával összefüggésben kezelt személyes adatok adatkezelője:

A személyes adatok kezelésével kapcsolatos minden ügyben az Adatkezelő az alábbi e-mail-címen érhető el: contact@tlsafe.eu vagy írásban a székhely címén.

2. Hatály

A jelen Adatvédelmi tájékoztató a személyes adatok kezelésének szabályait határozza meg az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendeletével (GDPR) összhangban, és a következőkre vonatkozik:

• A Platform felhasználói - a TLSafe ügyfeleinek minősülő szállítmányozó cégek nevében eljáró személyek (szállítmányozók, könyvelők, igazgatók, fiókadminisztrátorok),
• A TLSafe-fel kapcsolatba lépő személyek - kapcsolatfelvételi űrlapon, e-mailben vagy telefonon,
• Azok a személyek, akiknek adatai a fuvarozó-ellenőrzési folyamatban megjelennek - különösen egyéni vállalkozók, társaságok szerveinek tagjai és az elemzésre átadott dokumentumokban megjelölt személyek (4. szakasz),
• A weboldal látogatói tlsafe.eu.

3. Adatkategóriák és adatkezelési célok

3.1. A Platform felhasználói fiókjai

Kezelt adatok: vezeték- és keresztnév, céges e-mail-cím, telefonszám, hozzárendelt szerepkör, az ügyfélcég neve és adószáma, tevékenységi naplók (beleértve az IP-címet, a munkamenet-azonosítót, az ellenőrzési előzményeket). Cél: a fiók létrehozása és kezelése, az ellenőrzési szolgáltatás nyújtása, a csomagkeretek elszámolása, a biztonság biztosítása (többek között egyidejű munkamenetek tiltása, IP-korlátozások).

3.2. Kapcsolatfelvételi űrlap és érdeklődések kezelése

Kezelt adatok: keresztnév, cégnév, adószám, e-mail-cím, telefonszám. Cél: a megkeresés megválaszolása, ajánlat bemutatása és a fiók aktiválása a Platformon.

3.3. Elszámolás és számlázás

A számlák kiállításához szükséges adatokat kezeljük (cégadatok, kapcsolattartó adatai, fizetési előzmények). A számlákat a lengyel Nemzeti e-Számla Rendszeren (KSeF) keresztül állítjuk ki. Cél: a szerződés teljesítése, valamint az adó- és számviteli kötelezettségek teljesítése.

3.4. Ellenőrzési jelentések

Minden PDF-jelentés tartalmazza az azt létrehozó személy adatait (keresztnév, vezetéknév, e-mail, cég, IP-cím) - az elszámoltathatóság és a jelentés mint a kellő gondosság igazolásának bizonyító funkciója érdekében.

4. Fuvarozók adatai nyilvános nyilvántartásokból és dokumentumokból

A Platform lényege a fuvarozók megbízhatóságának automatikus ellenőrzése. E folyamat során a TLSafe olyan adatokat kezel, amelyek személyes adatnak minősülhetnek - különösen, ha az ellenőrzött fuvarozó egyéni vállalkozó, valamint a társaságok ügyvezetőinek és tulajdonosainak adatait.

4.1. Adatforrások

Az ellenőrzött fuvarozókra vonatkozó adatok a következő forrásokból származnak:

• európai államok közintézményei által vezetett, nyilvánosan hozzáférhető nyilvántartások és rendszerek, különösen cégjegyzékek és gazdasági tevékenység-nyilvántartások, statisztikai nyilvántartások, áfaalany-jegyzékek, közúti fuvarozói nyilvántartások (engedélyek, jogosítványok és fuvarozási jogosultságok), valamint a fuvarozó megbízhatóságának értékelése szempontjából releváns egyéb nyilvános nyilvántartások,
• VIES, az uniós héa-információcsere-rendszer,
• európai államok vállalkozásaira vonatkozó adatok külső szolgáltatója, amely a nemzeti nyilvántartásokból és más nyilvánosan hozzáférhető forrásokból gyűjt adatokat, és azokat szerződés alapján az Adatkezelő rendelkezésére bocsátja; az adatok lekéréséhez az Adatkezelő átadja a szolgáltatónak az ellenőrzött vállalkozás azonosító adatait (azonosító szám, név, ország); a szolgáltató által átadott adatok hiányosak lehetnek, és a szolgáltató általi utolsó frissítés napján fennálló állapotot tükrözik,
• a Felhasználó által elemzésre átadott dokumentumok (fuvarozási engedély, OCP biztosítási kötvény, díjfizetési igazolások).

4.2. Terjedelem és cél

Az adatok köre: a cég azonosító adatai (név, adószám, statisztikai és cégjegyzékszám, cím), a tevékenység státuszára és az engedélyekre vonatkozó adatok, a biztosítási dokumentumokon szereplő adatok, valamint domain- és kapcsolattartási adatok. Az adatkezelés célja, hogy a TLSafe ügyfelei teljesíthessék a fuvarozási alvállalkozó kiválasztásával kapcsolatos kellő gondossági kötelezettségüket, amely többek között a szállítmányozó OCP kötvényeinek feltételeiből ered.

4.3. Jogalap és a jelentés jellege

Az adatkezelés jogalapja az Adatkezelő és ügyfelei jogos érdeke (GDPR 6. cikk (1) bekezdés f) pont), amely a csalási kockázat csökkentésében és a partnerek nyílt nyilvános nyilvántartásokból származó adatok alapján történő ellenőrzésében áll. A TLSafe-jelentés az ügyfél megbízásából készített vélemény - nem minősül nyilvános gazdasági információnak, ajánlásnak vagy az ellenőrzött szervezet jogi helyzetére vonatkozó kötelező értékelésnek.

4.4. Tájékoztatási kötelezettség (GDPR 14. cikk)

Azok a személyek, akiknek adatait ellenőrzik, gyakorolhatják a 9. szakaszban leírt jogokat, köztük a hozzáférési jogot és a tiltakozáshoz való jogot. Mivel az adatok nyilvánosan hozzáférhető forrásokból származnak, és egyéni értesítésük aránytalanul nagy erőfeszítést igényelne, az Adatkezelő tájékoztatási kötelezettségét többek között a jelen Tájékoztató közzétételével teljesíti (GDPR 14. cikk (5) bekezdés b) pont).

5. Az adatkezelés jogalapjai

6. Az adatok címzettjei

A személyes adatok a következő címzetti kategóriáknak továbbíthatók - kizárólag az adatkezelési célok megvalósításához szükséges mértékben és megfelelő adatfeldolgozási szerződések alapján:

• Felhőinfrastruktúra- és AI-szolgáltatók - a Platform tárhelye és a dokumentumok AI-elemzés keretében történő feldolgozása az Amazon Web Services (AWS) infrastruktúrájában történik - EU-régió (Írország),
• Fizetési és számlázási szolgáltatók, beleértve a KSeF-integrációt,
• E-aláírás-szolgáltatók (pl. szerződések elektronikus úton történő megkötésekor),
• Könyvelési, jogi és tanácsadási szolgáltatásokat nyújtó szervezetek az Adatkezelő részére,
• Hatóságok - kizárólag akkor, ha az adatszolgáltatási kötelezettség jogszabályból ered.

Az Adatkezelő nem értékesít személyes adatokat, és nem adja át azokat harmadik feleknek e felek marketingcéljaira.

7. Adattovábbítás az EGT-n kívülre

Az adatokat főszabály szerint az Európai Gazdasági Térség területén található szervereken kezeljük. Ha a technológiai szolgáltatók szolgáltatásainak igénybevételével összefüggésben az EGT-n kívülre történő adattovábbításra kerül sor, az kizárólag megfelelő védelmi szint biztosításával történik - az Európai Bizottság megfelelőségi határozata (pl. EU-USA adatvédelmi keret) vagy általános szerződési feltételek (SCC) alapján, kiegészítő védelmi intézkedésekkel.

8. Az adatok megőrzési ideje

9. Az érintettek jogai

Minden személy, akinek adatait az Adatkezelő kezeli, jogosult:

• hozzáférni az adatokhoz - beleértve azok másolatának megszerzését (GDPR 15. cikk),
• az adatok helyesbítésére - a pontatlan adatok kijavítására vagy a hiányosak kiegészítésére (GDPR 16. cikk),
• az adatok törlésére - az „elfeledtetéshez való jog”, kizáró ok hiányában (GDPR 17. cikk),
• az adatkezelés korlátozására (GDPR 18. cikk),
• az adathordozhatósághoz - a szerződés vagy hozzájárulás alapján kezelt adatok tekintetében (GDPR 20. cikk),
• tiltakozni - a jogos érdeken alapuló adatkezelés ellen, beleértve a közvetlen marketinget (GDPR 21. cikk),
• a hozzájárulás visszavonására - bármikor, a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségének érintése nélkül,
• panaszt benyújtani a lengyel Személyes Adatvédelmi Hivatal elnökéhez (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varsó, Lengyelország, uodo.gov.pl).

A jogok gyakorlására irányuló kérelmek az alábbi címre küldhetők: contact@tlsafe.eu. Az Adatkezelő indokolatlan késedelem nélkül, legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül válaszol.

10. Automatizált adatkezelés és mesterséges intelligencia

Az ellenőrzés eredménye segédvélemény jellegű, amely az ügyfél megbízásából készül. A fuvarozóval való együttműködésről mindig ember dönt - a TLSafe ügyfelének oldalán egy szállítmányozó vagy igazgató. Az Adatkezelő az érintettekre nézve nem hoz kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló olyan döntést, amely rájuk nézve joghatással járna vagy őket hasonlóképpen jelentős mértékben érintené a GDPR 22. cikke értelmében.

11. Sütik

A tlsafe.eu weboldal sütiket és hasonló technológiákat használ:

• Szükséges - biztosítják a weboldal és a Platform megfelelő működését (többek között bejelentkezési munkamenet, biztonság). Használatuk nem igényel hozzájárulást.
• Analitikai - lehetővé teszik a forgalom és a weboldal használatának mérését annak fejlesztése érdekében. Kizárólag hozzájárulással használjuk.
• Marketing - a kommunikáció testreszabását szolgálják. Kizárólag hozzájárulással használjuk.

A hozzájárulás az első látogatáskor megjelenő sütisávon és a böngésző beállításaiban kezelhető. A hozzájárulás visszavonása nem érinti a korábban végzett adatkezelés jogszerűségét.

12. Adatbiztonság

Az Adatkezelő a kockázatnak megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz, többek között:

• az adatátvitel titkosítása (TLS) és a tárolt adatok titkosítása,
• szerepkör-alapú hozzáférés-szabályozás (szállítmányozó / könyvelő / igazgató / adminisztrátor),
• egyidejű munkamenetek tiltása egy fiókon és opcionális IP-cím alapú hozzáférés-korlátozás,
• azonnal visszavonható API-kulcsok, a fizetési és felhasználókezelési funkciókhoz való hozzáférés nélkül,
• az adatműveletek naplózása (auditnaplók, időbélyegek a jelentésekben),
• rendszeres biztonsági mentések és biztonsági incidensekre reagáló eljárások.

Személyes adatok megsértése esetén az Adatkezelő a GDPR 33. és 34. cikke szerint jár el, beleértve - ahol szükséges - az incidens 72 órán belüli bejelentését az UODO elnökének és az érintettek értesítését.

13. A Tájékoztató módosításai

Az Adatkezelő a Platform fejlődésével, jogszabályi változásokkal vagy a felügyeleti hatóságok ajánlásaival összefüggésben frissítheti a jelen Tájékoztatót. A lényeges változásokról a Platform felhasználóit megfelelő előzetes értesítéssel tájékoztatjuk - a Platformon megjelenő közleményben vagy e-mailben. A Tájékoztató aktuális verziója mindig elérhető a következő címen: tlsafe.eu.

14. Kapcsolat