Privātuma politika

1. Datu pārzinis

Personas datu, kas tiek apstrādāti saistībā ar TLSafe platformas un tīmekļa vietnes izmantošanu adresē tlsafe.eu (turpmāk: „Platforma”), pārzinis ir:

Visos jautājumos par personas datu apstrādi ar Pārzini var sazināties pa e-pastu: contact@tlsafe.eu vai rakstiski uz juridisko adresi.

2. Piemērošanas joma

Šī Privātuma politika nosaka personas datu apstrādes noteikumus saskaņā ar Eiropas Parlamenta un Padomes 2016. gada 27. aprīļa Regulu (ES) 2016/679 (VDAR) un attiecas uz:

• Platformas lietotājiem - personām, kas rīkojas TLSafe klientu ekspedīcijas uzņēmumu vārdā (ekspeditori, grāmatveži, direktori, kontu administratori),
• Personām, kas sazinās ar TLSafe - izmantojot kontaktformu, e-pastu vai tālruni,
• Personām, kuru dati parādās pārvadātāju pārbaudes procesā - īpaši individuālajiem komersantiem, sabiedrību institūciju locekļiem un personām, kas norādītas analīzei iesniegtajos dokumentos (4. sadaļa),
• Tīmekļa vietnes apmeklētājiem tlsafe.eu.

3. Datu kategorijas un apstrādes nolūki

3.1. Platformas lietotāju konti

Mēs apstrādājam: vārdu un uzvārdu, darba e-pasta adresi, tālruņa numuru, piešķirto lomu, klienta uzņēmuma nosaukumu un nodokļu maksātāja numuru, aktivitātes žurnālus (tostarp IP adresi, sesijas identifikatoru, pārbaužu vēsturi). Nolūks: konta izveide un uzturēšana, pārbaudes pakalpojuma sniegšana, plāna limitu uzskaite, drošības nodrošināšana (tostarp vienlaicīgu sesiju bloķēšana, IP ierobežojumi).

3.2. Kontaktforma un pieprasījumu apstrāde

Mēs apstrādājam: vārdu, uzņēmuma nosaukumu, nodokļu maksātāja numuru, e-pasta adresi, tālruņa numuru. Nolūks: atbilde uz pieprasījumu, piedāvājuma iesniegšana un konta aktivizēšana Platformā.

3.3. Norēķini un rēķinu izrakstīšana

Mēs apstrādājam rēķinu izrakstīšanai nepieciešamos datus (uzņēmuma datus, kontaktpersonas datus, maksājumu vēsturi). Rēķini tiek izrakstīti, izmantojot Polijas Nacionālo e-rēķinu sistēmu (KSeF). Nolūks: līguma izpilde un nodokļu un grāmatvedības pienākumu izpilde.

3.4. Pārbaudes pārskati

Katrs PDF pārskats satur tā izveidotāja datus (vārds, uzvārds, e-pasts, uzņēmums, IP adrese) - lai nodrošinātu pārskatatbildību un pārskata pierādījuma funkciju kā pienācīgas rūpības apliecinājumu.

4. Pārvadātāju dati no publiskiem reģistriem un dokumentiem

Platformas būtība ir automātiska pārvadātāju uzticamības pārbaude. Šajā procesā TLSafe apstrādā datus, kas var būt personas dati - īpaši, ja pārbaudāmais pārvadātājs ir individuālais komersants, kā arī sabiedrību valdes locekļu un dalībnieku datus.

4.1. Datu avoti

Dati par pārbaudāmajiem pārvadātājiem tiek iegūti no šādiem avotiem:

• publiski pieejami reģistri un sistēmas, ko uztur Eiropas valstu publiskās iestādes, īpaši uzņēmumu reģistri un saimnieciskās darbības reģistri, statistikas reģistri, PVN maksātāju saraksti, autopārvadātāju reģistri (licences, atļaujas un pārvadājumu tiesības) un citi publiskie reģistri, kas būtiski pārvadātāja uzticamības novērtēšanai,
• VIES, ES PVN informācijas apmaiņas sistēma,
• ārējs datu par Eiropas valstu uzņēmumiem sniedzējs, kas vāc datus no nacionālajiem reģistriem un citiem publiski pieejamiem avotiem un nodod tos Pārzinim uz līguma pamata; datu iegūšanai Pārzinis nodod sniedzējam pārbaudāmā uzņēmuma identifikācijas datus (identifikācijas numurs, nosaukums, valsts); sniedzēja nodotie dati var būt nepilnīgi un atspoguļo stāvokli uz pēdējās sniedzēja atjaunināšanas dienu,
• Lietotāja analīzei iesniegtie dokumenti (pārvadājumu licence, OCP apdrošināšanas polise, prēmiju samaksas apliecinājumi).

4.2. Apjoms un nolūks

Datu apjoms ietver: uzņēmuma identifikācijas datus (nosaukums, nodokļu maksātāja numurs, statistikas un komercreģistra numuri, adrese), datus par darbības statusu un licencēm, apdrošināšanas dokumentos norādītos datus un domēna un kontaktu datus. Apstrādes nolūks ir ļaut TLSafe klientiem izpildīt pienācīgas rūpības pienākumu, izvēloties transporta apakšuzņēmēju, kas izriet cita starpā no ekspeditora OCP polišu nosacījumiem.

4.3. Tiesiskais pamats un pārskata raksturs

Apstrādes pamats ir Pārziņa un tā klientu leģitīmās intereses (VDAR 6. panta 1. punkta f) apakšpunkts), kas izpaužas kā krāpšanas riska ierobežošana un darījumu partneru pārbaude, pamatojoties uz datiem no atklātiem publiskiem reģistriem. TLSafe pārskats ir pēc klienta pasūtījuma sagatavots atzinums - tas nav publiska ekonomiskā informācija, ieteikums vai saistošs pārbaudāmā subjekta juridiskās situācijas vērtējums.

4.4. Informēšanas pienākums (VDAR 14. pants)

Personas, kuru dati tiek pārbaudīti, var izmantot 9. sadaļā aprakstītās tiesības, tostarp piekļuves tiesības un tiesības iebilst. Tā kā dati nāk no publiski pieejamiem avotiem un individuāla paziņošana prasītu nesamērīgas pūles, Pārzinis informēšanas pienākumu izpilda cita starpā, publicējot šo Politiku (VDAR 14. panta 5. punkta b) apakšpunkts).

5. Apstrādes tiesiskie pamati

6. Datu saņēmēji

Personas dati var tikt nodoti šādām saņēmēju kategorijām - tikai tādā apjomā, kāds nepieciešams apstrādes nolūku sasniegšanai, un uz atbilstošu apstrādes līgumu pamata:

• Mākoņinfrastruktūras un AI pakalpojumu sniedzēji - Platformas mitināšana un dokumentu apstrāde AI analīzes ietvaros notiek Amazon Web Services (AWS) infrastruktūrā - ES reģionā (Īrija),
• Maksājumu un rēķinu pakalpojumu sniedzēji, tostarp integrācija ar KSeF,
• E-paraksta pakalpojumu sniedzēji (piem., slēdzot līgumus elektroniski),
• Grāmatvedības, juridisko un konsultāciju pakalpojumu sniedzēji Pārzinim,
• Publiskās iestādes - tikai tad, ja pienākums sniegt datus izriet no tiesību aktiem.

Pārzinis nepārdod personas datus un nenodod tos trešajām personām šo personu mārketinga nolūkos.

7. Datu nosūtīšana ārpus EEZ

Dati parasti tiek apstrādāti serveros Eiropas Ekonomikas zonā. Ja saistībā ar tehnoloģiju piegādātāju pakalpojumu izmantošanu dati tiek nosūtīti ārpus EEZ, tas notiek tikai, nodrošinot atbilstošu aizsardzības līmeni - pamatojoties uz Eiropas Komisijas lēmumu par aizsardzības līmeņa pietiekamību (piem., ES un ASV datu privātuma regulējums) vai standarta līguma klauzulām (SCC) ar papildu aizsardzības pasākumiem.

8. Datu glabāšanas periods

9. Datu subjektu tiesības

Katrai personai, kuras datus apstrādā Pārzinis, ir tiesības:

• piekļūt datiem - tostarp saņemt to kopiju (VDAR 15. pants),
• labot datus - labot neprecīzus vai papildināt nepilnīgus datus (VDAR 16. pants),
• dzēst datus - „tiesības tikt aizmirstam”, ja nav izņēmumu (VDAR 17. pants),
• ierobežot apstrādi (VDAR 18. pants),
• uz datu pārnesamību - attiecībā uz datiem, kas apstrādāti uz līguma vai piekrišanas pamata (VDAR 20. pants),
• iebilst - pret apstrādi, kas balstīta uz leģitīmām interesēm, tostarp tiešo mārketingu (VDAR 21. pants),
• atsaukt piekrišanu - jebkurā laikā, neietekmējot pirms atsaukšanas veiktās apstrādes likumību,
• iesniegt sūdzību Polijas Personas datu aizsardzības biroja priekšsēdētājam (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Polija, uodo.gov.pl).

Pieprasījumus par tiesību īstenošanu var sūtīt uz adresi: contact@tlsafe.eu. Pārzinis atbild bez nepamatotas kavēšanās, ne vēlāk kā viena mēneša laikā no pieprasījuma saņemšanas.

10. Automatizēta apstrāde un mākslīgais intelekts

Pārbaudes rezultāts ir palīgatzinums kas sagatavots pēc klienta pasūtījuma. Lēmumu par sadarbības uzsākšanu ar pārvadātāju vienmēr pieņem cilvēks - ekspeditors vai direktors TLSafe klienta pusē. Pārzinis attiecībā uz datu subjektiem nepieņem lēmumus, kas balstīti tikai uz automatizētu apstrādi un kas radītu tiem tiesiskas sekas vai līdzīgi būtiski tos ietekmētu VDAR 22. panta izpratnē.

11. Sīkdatnes

Vietne tlsafe.eu izmanto sīkdatnes un līdzīgas tehnoloģijas:

• Nepieciešamās - nodrošina vietnes un Platformas pareizu darbību (tostarp pieteikšanās sesiju, drošību). To izmantošanai piekrišana nav nepieciešama.
• Analītikas - ļauj mērīt apmeklējumu un vietnes izmantošanas veidu, lai to uzlabotu. Tiek izmantotas tikai ar piekrišanu.
• Mārketinga - kalpo komunikācijas pielāgošanai. Tiek izmantotas tikai ar piekrišanu.

Piekrišanu var pārvaldīt, izmantojot pirmajā apmeklējumā parādīto sīkdatņu joslu un pārlūkprogrammas iestatījumus. Piekrišanas atsaukšana neietekmē iepriekš veiktās apstrādes likumību.

12. Datu drošība

Pārzinis piemēro riskam atbilstošus tehniskos un organizatoriskos pasākumus, tostarp:

• datu pārraides šifrēšanu (TLS) un glabāto datu šifrēšanu,
• uz lomām balstītu piekļuves kontroli (ekspeditors / grāmatvedis / direktors / administrators),
• vienlaicīgu sesiju bloķēšanu vienā kontā un izvēles piekļuves ierobežojumus pēc IP adresēm,
• API atslēgas ar tūlītējas atsaukšanas iespēju, bez piekļuves maksājumu un lietotāju pārvaldības funkcijām,
• datu operāciju reģistrēšanu (audita žurnāli, laika zīmogi pārskatos),
• regulāras rezerves kopijas un drošības incidentu reaģēšanas procedūras.

Personas datu aizsardzības pārkāpuma gadījumā Pārzinis rīkojas saskaņā ar VDAR 33. un 34. pantu, tostarp - ja tas nepieciešams - paziņo par pārkāpumu UODO priekšsēdētājam 72 stundu laikā un informē datu subjektus.

13. Politikas izmaiņas

Pārzinis var atjaunināt šo Politiku saistībā ar Platformas attīstību, tiesību aktu izmaiņām vai uzraudzības iestāžu ieteikumiem. Par būtiskām izmaiņām Platformas lietotāji tiks informēti laikus - ar paziņojumu Platformā vai e-pasta ziņojumu. Politikas aktuālā versija vienmēr ir pieejama adresē tlsafe.eu.

14. Kontakti