Política de privacidade

1. Responsável pelo tratamento

O responsável pelo tratamento dos dados pessoais tratados no âmbito da utilização da plataforma TLSafe e do sítio web disponível em tlsafe.eu (doravante: a "Plataforma") é:

Em todas as questões relativas ao tratamento de dados pessoais, o Responsável pode ser contactado através do e-mail: contact@tlsafe.eu ou por escrito para a morada da sede.

2. Âmbito de aplicação

A presente Política de privacidade define as regras de tratamento de dados pessoais em conformidade com o Regulamento (UE) 2016/679 do Parlamento Europeu e do Conselho, de 27 de abril de 2016 (RGPD), e aplica-se a:

• Utilizadores da Plataforma - pessoas que atuam em nome das empresas transitárias clientes da TLSafe (transitários, contabilistas, diretores, administradores de contas),
• Pessoas que contactam a TLSafe - através do formulário de contacto, e-mail ou telefone,
• Pessoas cujos dados surgem no processo de verificação de transportadores - em particular empresários em nome individual, membros dos órgãos de sociedades e pessoas indicadas nos documentos entregues para análise (secção 4),
• Visitantes do sítio web tlsafe.eu.

3. Categorias de dados e finalidades do tratamento

3.1. Contas de utilizador da Plataforma

Tratamos: nome e apelido, e-mail profissional, número de telefone, função atribuída, nome e NIF da empresa cliente, registos de atividade (incluindo endereço IP, identificador de sessão, histórico de verificações). Finalidade: criação e gestão da conta, prestação do serviço de verificação, contabilização dos limites do plano, segurança (nomeadamente bloqueio de sessões simultâneas, restrições de IP).

3.2. Formulário de contacto e gestão de contactos comerciais

Tratamos: nome, nome da empresa, NIF, e-mail, número de telefone. Finalidade: resposta ao pedido, apresentação de proposta e ativação da conta na Plataforma.

3.3. Pagamentos e faturação

Tratamos os dados necessários à emissão de faturas (dados da empresa, dados da pessoa de contacto, histórico de pagamentos). As faturas são emitidas através do Sistema Nacional polaco de Faturação Eletrónica (KSeF). Finalidade: execução do contrato e cumprimento das obrigações fiscais e contabilísticas.

3.4. Relatórios de verificação

Cada relatório PDF contém os dados da pessoa que o gerou (nome, apelido, e-mail, empresa, endereço IP) - para garantir a responsabilização e a função probatória do relatório como confirmação da diligência devida.

4. Dados de transportadores de registos públicos e documentos

A essência da Plataforma é a verificação automática da fiabilidade dos transportadores. Neste processo, a TLSafe trata dados que podem constituir dados pessoais - em particular quando o transportador verificado é um empresário em nome individual, bem como dados de membros da gerência e de sócios de sociedades.

4.1. Fontes dos dados

Os dados sobre os transportadores verificados são obtidos das seguintes fontes:

• registos e sistemas de acesso público mantidos por instituições públicas de países europeus, em particular registos comerciais e de atividade económica, registos estatísticos, listas de sujeitos passivos de IVA, registos de empresas de transporte rodoviário (licenças, autorizações e habilitações de transporte) e outros registos públicos relevantes para a avaliação da fiabilidade de um transportador,
• VIES, o sistema de intercâmbio de informações sobre o IVA da UE,
• um fornecedor externo de dados sobre empresas de países europeus, que recolhe dados de registos nacionais e de outras fontes de acesso público e os disponibiliza ao Responsável ao abrigo de um contrato; para obter os dados, o Responsável transmite ao fornecedor os dados de identificação da empresa verificada (número de identificação, nome, país); os dados disponibilizados pelo fornecedor podem ser incompletos e refletem a situação à data da sua última atualização pelo fornecedor,
• documentos entregues pelo Utilizador para análise (licença de transporte, apólice de seguro OCP, comprovativos de pagamento de prémios).

4.2. Âmbito e finalidade

O âmbito dos dados inclui: dados de identificação da empresa (nome, NIF, números estatístico e de registo comercial, morada), dados sobre o estado da atividade e licenças, dados constantes dos documentos de seguro e dados de domínio e contacto. A finalidade do tratamento é permitir aos clientes da TLSafe cumprir o dever de diligência devida na escolha de um subcontratante de transporte, decorrente, entre outros, das condições das apólices OCP do transitário.

4.3. Fundamento jurídico e natureza do relatório

O fundamento do tratamento é o interesse legítimo do Responsável e dos seus clientes (art. 6.º, n.º 1, alínea f) do RGPD), que consiste em limitar o risco de fraude e verificar contrapartes com base em dados de registos públicos abertos. O relatório TLSafe é um parecer elaborado a pedido do cliente - não constitui informação económica pública, recomendação nem avaliação vinculativa da situação jurídica da entidade verificada.

4.4. Dever de informação (art. 14.º do RGPD)

As pessoas cujos dados são verificados podem exercer os direitos descritos na secção 9, incluindo o direito de acesso e o direito de oposição. Dado que os dados provêm de fontes de acesso público e a notificação individual exigiria um esforço desproporcionado, o Responsável cumpre o dever de informação, entre outros meios, através da publicação da presente Política (art. 14.º, n.º 5, alínea b) do RGPD).

5. Fundamentos jurídicos do tratamento

6. Destinatários dos dados

Os dados pessoais podem ser transmitidos às seguintes categorias de destinatários - exclusivamente na medida necessária às finalidades do tratamento e com base em contratos de subcontratação adequados:

• Fornecedores de infraestrutura em nuvem e serviços de AI - o alojamento da Plataforma e o tratamento de documentos no âmbito da análise por AI decorrem na infraestrutura Amazon Web Services (AWS) - região UE (Irlanda),
• Prestadores de serviços de pagamento e faturação, incluindo a integração com o KSeF,
• Prestadores de serviços de assinatura eletrónica (por ex. na celebração de contratos por via eletrónica),
• Entidades que prestam serviços de contabilidade, jurídicos e de consultoria ao Responsável,
• Autoridades públicas - exclusivamente quando a obrigação de comunicação decorre da lei.

O Responsável não vende dados pessoais nem os disponibiliza a terceiros para fins de marketing desses terceiros.

7. Transferência de dados para fora do EEE

Os dados são, por regra, tratados em servidores localizados no Espaço Económico Europeu. Se, no âmbito da utilização de serviços de fornecedores tecnológicos, ocorrer uma transferência de dados para fora do EEE, esta será efetuada exclusivamente com garantia de um nível de proteção adequado - com base numa decisão de adequação da Comissão Europeia (por ex. o Quadro de Privacidade de Dados UE-EUA) ou em cláusulas contratuais-tipo (CCT) acompanhadas de medidas de proteção adicionais.

8. Prazo de conservação dos dados

9. Direitos dos titulares dos dados

Qualquer pessoa cujos dados sejam tratados pelo Responsável tem o direito de:

• aceder aos dados - incluindo obter uma cópia (art. 15.º do RGPD),
• retificar os dados - corrigir dados inexatos ou completar dados incompletos (art. 16.º do RGPD),
• apagar os dados - o "direito a ser esquecido", salvo exceções (art. 17.º do RGPD),
• limitar o tratamento (art. 18.º do RGPD),
• portabilidade dos dados - relativamente aos dados tratados com base num contrato ou no consentimento (art. 20.º do RGPD),
• opor-se - ao tratamento baseado no interesse legítimo, incluindo o marketing direto (art. 21.º do RGPD),
• retirar o consentimento - a qualquer momento, sem prejuízo da licitude do tratamento efetuado antes da retirada,
• apresentar reclamação junto do Presidente da Autoridade polaca de Proteção de Dados Pessoais (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varsóvia, Polónia, uodo.gov.pl).

Os pedidos relativos ao exercício de direitos podem ser dirigidos a: contact@tlsafe.eu. O Responsável responde sem demora injustificada, no prazo máximo de um mês a contar da receção do pedido.

10. Tratamento automatizado e inteligência artificial

O resultado da verificação tem a natureza de parecer auxiliar elaborado a pedido do cliente. A decisão de iniciar a colaboração com um transportador é sempre tomada por uma pessoa - um transitário ou diretor do lado do cliente da TLSafe. O Responsável não toma, em relação aos titulares dos dados, decisões baseadas exclusivamente no tratamento automatizado que produzam efeitos jurídicos na sua esfera ou que os afetem significativamente de forma similar, na aceção do art. 22.º do RGPD.

11. Cookies

O sítio tlsafe.eu utiliza cookies e tecnologias semelhantes:

• Necessários - garantem o funcionamento correto do sítio e da Plataforma (nomeadamente sessão de início de sessão, segurança). A sua utilização não requer consentimento.
• Analíticos - permitem medir o tráfego e a forma de utilização do sítio para o melhorar. Utilizados exclusivamente com consentimento.
• De marketing - servem para adaptar a comunicação. Utilizados exclusivamente com consentimento.

O consentimento pode ser gerido através do banner de cookies apresentado na primeira visita e nas definições do navegador. A retirada do consentimento não afeta a licitude do tratamento efetuado anteriormente.

12. Segurança dos dados

O Responsável aplica medidas técnicas e organizativas adequadas ao risco, incluindo:

• encriptação da transmissão de dados (TLS) e encriptação dos dados em repouso,
• controlo de acesso baseado em funções (transitário / contabilista / diretor / administrador),
• bloqueio de sessões simultâneas numa mesma conta e restrições opcionais de acesso por endereço IP,
• chaves API com possibilidade de revogação imediata, sem acesso às funções de pagamento e gestão de utilizadores,
• registo das operações sobre os dados (registos de auditoria, marcas temporais nos relatórios),
• cópias de segurança regulares e procedimentos de resposta a incidentes de segurança.

Em caso de violação de dados pessoais, o Responsável atua em conformidade com os arts. 33.º e 34.º do RGPD, incluindo - quando exigido - a notificação da violação ao Presidente da UODO no prazo de 72 horas e a comunicação aos titulares dos dados.

13. Alterações à Política

O Responsável pode atualizar a presente Política em função do desenvolvimento da Plataforma, de alterações legislativas ou de recomendações das autoridades de controlo. Os Utilizadores da Plataforma serão informados de alterações substanciais com a devida antecedência - através de aviso na Plataforma ou por e-mail. A versão atual da Política está sempre disponível em tlsafe.eu.

14. Contacto