Zásady ochrany osobných údajov

1. Prevádzkovateľ

Prevádzkovateľom osobných údajov spracúvaných v súvislosti s používaním platformy TLSafe a webovej stránky dostupnej na adrese tlsafe.eu (ďalej len „Platforma“) je:

Vo všetkých záležitostiach týkajúcich sa spracúvania osobných údajov možno Prevádzkovateľa kontaktovať na e-mailovej adrese: contact@tlsafe.eu alebo písomne na adrese sídla.

2. Rozsah pôsobnosti

Tieto Zásady ochrany osobných údajov stanovujú pravidlá spracúvania osobných údajov v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 (GDPR) a vzťahujú sa na:

• Používateľov Platformy - osoby konajúce v mene špedičných firiem, ktoré sú klientmi TLSafe (disponenti, účtovníci, riaditelia, správcovia účtov),
• Osoby kontaktujúce TLSafe - prostredníctvom kontaktného formulára, e-mailu alebo telefónu,
• Osoby, ktorých údaje sa objavujú v procese overovania dopravcov - najmä podnikajúce fyzické osoby, členov orgánov spoločností a osoby uvedené v dokumentoch odovzdaných na analýzu (oddiel 4),
• Návštevníkov webovej stránky tlsafe.eu.

3. Kategórie údajov a účely spracúvania

3.1. Používateľské účty Platformy

Spracúvame: meno a priezvisko, pracovnú e-mailovú adresu, telefónne číslo, pridelenú rolu, názov a DIČ firmy klienta, protokoly aktivity (vrátane IP adresy, identifikátora relácie, histórie overení). Účel: založenie a správa účtu, poskytovanie služby overenia, vyúčtovanie limitov balíka, zaistenie bezpečnosti (o. i. blokovanie súbežných relácií, obmedzenia IP).

3.2. Kontaktný formulár a spracovanie dopytov

Spracúvame: meno, názov firmy, DIČ, e-mailovú adresu, telefónne číslo. Účel: odpoveď na otázku, predloženie ponuky a aktivácia účtu na Platforme.

3.3. Vyúčtovanie a fakturácia

Spracúvame údaje nevyhnutné na vystavenie faktúr (údaje o firme, údaje kontaktnej osoby, história platieb). Faktúry sa vystavujú prostredníctvom poľského Národného systému e-faktúr (KSeF). Účel: plnenie zmluvy a plnenie daňových a účtovných povinností.

3.4. Overovacie reporty

Každý PDF report obsahuje údaje osoby, ktorá ho vygenerovala (meno, priezvisko, e-mail, firma, IP adresa) - na zabezpečenie zodpovednosti a dôkaznej funkcie reportu ako potvrdenia dodržania náležitej starostlivosti.

4. Údaje dopravcov z verejných registrov a dokumentov

Podstatou Platformy je automatické overovanie dôveryhodnosti dopravcov. V tomto procese TLSafe spracúva údaje, ktoré môžu byť osobnými údajmi - najmä ak je overovaný dopravca podnikajúcou fyzickou osobou, ako aj údaje členov štatutárnych orgánov a spoločníkov spoločností.

4.1. Zdroje údajov

Údaje o overovaných dopravcoch sa získavajú z týchto zdrojov:

• verejne prístupných registrov a systémov vedených verejnými inštitúciami európskych štátov, najmä obchodných registrov a živnostenských registrov, štatistických registrov, zoznamov platiteľov DPH, registrov dopravcov cestnej dopravy (licencie, povolenia a prepravné oprávnenia) a ďalších verejných registrov relevantných pre posúdenie dôveryhodnosti dopravcu,
• VIES, systému EÚ na výmenu informácií o DPH,
• externého poskytovateľa údajov o podnikateľoch z európskych štátov, ktorý zhromažďuje údaje z národných registrov a ďalších verejne prístupných zdrojov a poskytuje ich Prevádzkovateľovi na základe zmluvy; na účely získania údajov Prevádzkovateľ odovzdáva poskytovateľovi identifikačné údaje overovaného podnikateľa (identifikačné číslo, názov, krajina); údaje poskytnuté poskytovateľom môžu byť neúplné a odrážajú stav ku dňu ich poslednej aktualizácie poskytovateľom,
• dokumentov odovzdaných Používateľom na analýzu (dopravná licencia, poistná zmluva OCP, potvrdenia o zaplatení poistného).

4.2. Rozsah a účel

Rozsah údajov zahŕňa: identifikačné údaje firmy (názov, DIČ, štatistické číslo a číslo v obchodnom registri, adresa), údaje o stave činnosti a licenciách, údaje uvedené v poistných dokumentoch a údaje o doméne a kontaktoch. Účelom spracúvania je umožniť klientom TLSafe splniť povinnosť náležitej starostlivosti pri výbere dopravného subdodávateľa, vyplývajúcu o. i. z podmienok poistiek OCP zasielateľa.

4.3. Právny základ a povaha reportu

Základom spracúvania je oprávnený záujem Prevádzkovateľa a jeho klientov (čl. 6 ods. 1 písm. f GDPR), spočívajúci v obmedzení rizika podvodu a overovaní obchodných partnerov na základe údajov z otvorených verejných registrov. Report TLSafe má povahu posudku vypracovaného na objednávku klienta - nie je verejnou hospodárskou informáciou, odporúčaním ani záväzným hodnotením právnej situácie overovaného subjektu.

4.4. Informačná povinnosť (čl. 14 GDPR)

Osoby, ktorých údaje sa overujú, môžu využiť práva opísané v oddiele 9 vrátane práva na prístup k údajom a práva namietať. Vzhľadom na to, že údaje pochádzajú z verejne dostupných zdrojov a ich individuálne informovanie by si vyžadovalo neprimerané úsilie, Prevádzkovateľ plní informačnú povinnosť o. i. zverejnením týchto Zásad (čl. 14 ods. 5 písm. b GDPR).

5. Právne základy spracúvania

6. Príjemcovia údajov

Osobné údaje môžu byť odovzdávané týmto kategóriám príjemcov - výlučne v rozsahu nevyhnutnom na dosiahnutie účelov spracúvania a na základe príslušných sprostredkovateľských zmlúv:

• Poskytovatelia cloudovej infraštruktúry a služieb AI - hosting Platformy a spracovanie dokumentov v rámci analýzy AI prebieha v infraštruktúre Amazon Web Services (AWS) - región EÚ (Írsko),
• Poskytovatelia platobných a fakturačných služieb, vrátane integrácie s KSeF,
• Poskytovatelia služieb elektronického podpisu (napr. pri uzatváraní zmlúv elektronicky),
• Subjekty poskytujúce účtovné, právne a poradenské služby Prevádzkovateľovi,
• Orgány verejnej moci - výlučne ak povinnosť sprístupnenia vyplýva z právnych predpisov.

Prevádzkovateľ osobné údaje nepredáva ani ich nesprístupňuje tretím stranám na marketingové účely týchto strán.

7. Prenos údajov mimo EHP

Údaje sa spravidla spracúvajú na serveroch umiestnených v Európskom hospodárskom priestore. Ak v súvislosti s využívaním služieb technologických poskytovateľov dôjde k prenosu údajov mimo EHP, uskutoční sa výlučne pri zabezpečení primeranej úrovne ochrany - na základe rozhodnutia Európskej komisie o primeranosti (napr. EU-US Data Privacy Framework) alebo štandardných zmluvných doložiek (SCC) spolu s dodatočnými ochrannými opatreniami.

8. Doba uchovávania údajov

9. Práva dotknutých osôb

Každá osoba, ktorej údaje Prevádzkovateľ spracúva, má právo na:

• prístup k údajom - vrátane získania ich kópie (čl. 15 GDPR),
• opravu údajov - opravu nesprávnych alebo doplnenie neúplných údajov (čl. 16 GDPR),
• vymazanie údajov - „právo na zabudnutie“, ak nenastanú vylučujúce okolnosti (čl. 17 GDPR),
• obmedzenie spracúvania (čl. 18 GDPR),
• prenosnosť údajov - v rozsahu údajov spracúvaných na základe zmluvy alebo súhlasu (čl. 20 GDPR),
• námietku - proti spracúvaniu založenému na oprávnenom záujme vrátane priameho marketingu (čl. 21 GDPR),
• odvolanie súhlasu - kedykoľvek, bez vplyvu na zákonnosť spracúvania vykonaného pred jeho odvolaním,
• podanie sťažnosti predsedovi poľského Úradu na ochranu osobných údajov (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Poľsko, uodo.gov.pl).

Žiadosti týkajúce sa uplatnenia práv možno zasielať na adresu: contact@tlsafe.eu. Prevádzkovateľ odpovedá bez zbytočného odkladu, najneskôr do jedného mesiaca od doručenia žiadosti.

10. Automatizované spracúvanie a umelá inteligencia

Výsledok overenia má povahu pomocného posudku vypracovaného na objednávku klienta. Rozhodnutie o nadviazaní spolupráce s dopravcom vždy prijíma človek - disponent alebo riaditeľ na strane klienta TLSafe. Prevádzkovateľ neprijíma voči dotknutým osobám rozhodnutia založené výlučne na automatizovanom spracúvaní, ktoré by mali pre ne právne účinky alebo by sa ich obdobným spôsobom významne dotýkali v zmysle čl. 22 GDPR.

11. Cookies

Webová stránka tlsafe.eu používa cookies a podobné technológie:

• Nevyhnutné - zabezpečujú správne fungovanie stránky a Platformy (o. i. prihlasovacia relácia, bezpečnosť). Ich použitie nevyžaduje súhlas.
• Analytické - umožňujú merať návštevnosť a spôsob používania stránky s cieľom jej zlepšovania. Používané výlučne so súhlasom.
• Marketingové - slúžia na prispôsobenie komunikácie. Používané výlučne so súhlasom.

Súhlas možno spravovať prostredníctvom lišty cookies zobrazenej pri prvej návšteve a v nastaveniach prehliadača. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť skôr vykonaného spracúvania.

12. Bezpečnosť údajov

Prevádzkovateľ uplatňuje technické a organizačné opatrenia primerané riziku vrátane:

• šifrovania prenosu údajov (TLS) a šifrovania uložených údajov,
• riadenia prístupu na základe rolí (disponent / účtovník / riaditeľ / administrátor),
• blokovania súbežných relácií na jednom účte a voliteľných obmedzení prístupu podľa IP adries,
• API kľúčov s možnosťou okamžitého zneplatnenia, bez prístupu k funkciám platieb a správy používateľov,
• zaznamenávania operácií s údajmi (auditné protokoly, časové pečiatky v reportoch),
• pravidelných záloh a postupov reakcie na bezpečnostné incidenty.

V prípade porušenia ochrany osobných údajov Prevádzkovateľ postupuje v súlade s čl. 33 a 34 GDPR vrátane - ak sa to vyžaduje - oznámenia porušenia predsedovi UODO do 72 hodín a informovania dotknutých osôb.

13. Zmeny Zásad

Prevádzkovateľ môže tieto Zásady aktualizovať v súvislosti s rozvojom Platformy, zmenami predpisov alebo odporúčaniami dozorných orgánov. O podstatných zmenách budú Používatelia Platformy informovaní s primeraným predstihom - oznámením na Platforme alebo e-mailom. Aktuálna verzia Zásad je vždy dostupná na adrese tlsafe.eu.

14. Kontakt