Politika zasebnosti

1. Upravljavec podatkov

Upravljavec osebnih podatkov, ki se obdelujejo v zvezi z uporabo platforme TLSafe in spletnega mesta na naslovu tlsafe.eu (v nadaljevanju: „Platforma“), je:

V vseh zadevah v zvezi z obdelavo osebnih podatkov se lahko z Upravljavcem obrnete na e-poštni naslov: contact@tlsafe.eu ali pisno na naslov sedeža.

2. Področje uporabe

Ta Politika zasebnosti določa pravila obdelave osebnih podatkov v skladu z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 (GDPR) in se nanaša na:

• Uporabnike Platforme - osebe, ki delujejo v imenu špediterskih podjetij, ki so stranke TLSafe (špediterji, računovodje, direktorji, skrbniki računov),
• Osebe, ki se obrnejo na TLSafe - prek kontaktnega obrazca, e-pošte ali telefona,
• Osebe, katerih podatki se pojavijo v postopku preverjanja prevoznikov - zlasti samostojne podjetnike, člane organov družb in osebe, navedene v dokumentih, predloženih v analizo (razdelek 4),
• Obiskovalce spletnega mesta tlsafe.eu.

3. Kategorije podatkov in nameni obdelave

3.1. Uporabniški računi Platforme

Obdelujemo: ime in priimek, službeni e-poštni naslov, telefonsko številko, dodeljeno vlogo, naziv in davčno številko podjetja stranke, dnevnike dejavnosti (vključno z IP-naslovom, identifikatorjem seje, zgodovino preverjanj). Namen: vzpostavitev in upravljanje računa, zagotavljanje storitve preverjanja, obračun omejitev paketa, zagotavljanje varnosti (med drugim blokiranje sočasnih sej, omejitve IP).

3.2. Kontaktni obrazec in obravnava povpraševanj

Obdelujemo: ime, naziv podjetja, davčno številko, e-poštni naslov, telefonsko številko. Namen: odgovor na povpraševanje, predstavitev ponudbe in aktivacija računa na Platformi.

3.3. Obračuni in izdajanje računov

Obdelujemo podatke, potrebne za izdajo računov (podatki o podjetju, podatki kontaktne osebe, zgodovina plačil). Računi se izdajajo prek poljskega Nacionalnega sistema e-računov (KSeF). Namen: izvajanje pogodbe ter izpolnjevanje davčnih in računovodskih obveznosti.

3.4. Poročila o preverjanju

Vsako poročilo PDF vsebuje podatke osebe, ki ga je ustvarila (ime, priimek, e-pošta, podjetje, IP-naslov) - za zagotovitev odgovornosti in dokazne funkcije poročila kot potrditve izkazane skrbnosti.

4. Podatki prevoznikov iz javnih registrov in dokumentov

Bistvo Platforme je samodejno preverjanje zanesljivosti prevoznikov. V tem postopku TLSafe obdeluje podatke, ki so lahko osebni podatki - zlasti kadar je preverjani prevoznik samostojni podjetnik, ter podatke članov uprav in družbenikov družb.

4.1. Viri podatkov

Podatki o preverjanih prevoznikih se pridobivajo iz naslednjih virov:

• javno dostopnih registrov in sistemov, ki jih vodijo javne institucije evropskih držav, zlasti poslovnih registrov in registrov gospodarske dejavnosti, statističnih registrov, seznamov zavezancev za DDV, registrov cestnih prevoznikov (licence, dovoljenja in prevozne pravice) ter drugih javnih registrov, pomembnih za oceno zanesljivosti prevoznika,
• VIES, sistema EU za izmenjavo informacij o DDV,
• zunanjega ponudnika podatkov o podjetjih iz evropskih držav, ki zbira podatke iz nacionalnih registrov in drugih javno dostopnih virov ter jih na podlagi pogodbe daje na voljo Upravljavcu; za pridobitev podatkov Upravljavec ponudniku posreduje identifikacijske podatke preverjanega podjetja (identifikacijska številka, naziv, država); podatki, ki jih posreduje ponudnik, so lahko nepopolni in odražajo stanje na dan njihove zadnje posodobitve s strani ponudnika,
• dokumentov, ki jih Uporabnik predloži v analizo (prevozna licenca, zavarovalna polica OCP, potrdila o plačilu premij).

4.2. Obseg in namen

Obseg podatkov zajema: identifikacijske podatke podjetja (naziv, davčna številka, statistična in sodnoregistrska številka, naslov), podatke o statusu dejavnosti in licencah, podatke iz zavarovalnih dokumentov ter podatke o domeni in kontaktih. Namen obdelave je strankam TLSafe omogočiti izpolnitev dolžnosti skrbnega ravnanja pri izbiri prevoznega podizvajalca, ki izhaja med drugim iz pogojev polic OCP špediterja.

4.3. Pravna podlaga in narava poročila

Podlaga za obdelavo je zakoniti interes Upravljavca in njegovih strank (člen 6(1)(f) GDPR), ki zajema omejevanje tveganja goljufij in preverjanje poslovnih partnerjev na podlagi podatkov iz odprtih javnih registrov. Poročilo TLSafe je mnenje, pripravljeno po naročilu stranke - ni javna gospodarska informacija, priporočilo ali zavezujoča ocena pravnega položaja preverjanega subjekta.

4.4. Obveznost obveščanja (člen 14 GDPR)

Osebe, katerih podatki se preverjajo, lahko uveljavljajo pravice iz razdelka 9, vključno s pravico do dostopa in pravico do ugovora. Ker podatki izvirajo iz javno dostopnih virov in bi individualno obveščanje zahtevalo nesorazmeren napor, Upravljavec obveznost obveščanja izpolnjuje med drugim z objavo te Politike (člen 14(5)(b) GDPR).

5. Pravne podlage za obdelavo

6. Prejemniki podatkov

Osebni podatki se lahko posredujejo naslednjim kategorijam prejemnikov - izključno v obsegu, potrebnem za uresničitev namenov obdelave, in na podlagi ustreznih pogodb o obdelavi:

• Ponudniki oblačne infrastrukture in storitev AI - gostovanje Platforme in obdelava dokumentov v okviru analize AI potekata v infrastrukturi Amazon Web Services (AWS) - regija EU (Irska),
• Ponudniki plačilnih storitev in izdajanja računov, vključno z integracijo s KSeF,
• Ponudniki storitev e-podpisa (npr. pri sklepanju pogodb po elektronski poti),
• Subjekti, ki opravljajo računovodske, pravne in svetovalne storitve za Upravljavca,
• Organi javne oblasti - izključno kadar obveznost razkritja izhaja iz zakona.

Upravljavec osebnih podatkov ne prodaja in jih ne daje na voljo tretjim osebam za njihove trženjske namene.

7. Prenos podatkov izven EGP

Podatki se praviloma obdelujejo na strežnikih v Evropskem gospodarskem prostoru. Če v zvezi z uporabo storitev tehnoloških ponudnikov pride do prenosa podatkov izven EGP, se ta izvede izključno ob zagotovitvi ustrezne ravni varstva - na podlagi sklepa Evropske komisije o ustreznosti (npr. Okvir za varstvo zasebnosti podatkov EU-ZDA) ali standardnih pogodbenih klavzul (SCC) skupaj z dodatnimi zaščitnimi ukrepi.

8. Obdobje hrambe podatkov

9. Pravice posameznikov, na katere se nanašajo osebni podatki

Vsaka oseba, katere podatke obdeluje Upravljavec, ima pravico do:

• dostopa do podatkov - vključno s pridobitvijo njihove kopije (člen 15 GDPR),
• popravka podatkov - popravka netočnih ali dopolnitve nepopolnih podatkov (člen 16 GDPR),
• izbrisa podatkov - „pravica do pozabe“, če ne obstajajo izključitveni razlogi (člen 17 GDPR),
• omejitve obdelave (člen 18 GDPR),
• prenosljivosti podatkov - glede podatkov, ki se obdelujejo na podlagi pogodbe ali privolitve (člen 20 GDPR),
• ugovora - zoper obdelavo na podlagi zakonitega interesa, vključno z neposrednim trženjem (člen 21 GDPR),
• preklica privolitve - kadar koli, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave, opravljene pred preklicem,
• vložitve pritožbe pri predsedniku poljskega Urada za varstvo osebnih podatkov (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varšava, Poljska, uodo.gov.pl).

Zahteve za uveljavljanje pravic lahko pošljete na naslov: contact@tlsafe.eu. Upravljavec odgovori brez nepotrebnega odlašanja, najpozneje v enem mesecu od prejema zahteve.

10. Avtomatizirana obdelava in umetna inteligenca

Rezultat preverjanja ima naravo pomožnega mnenja pripravljenega po naročilu stranke. Odločitev o začetku sodelovanja s prevoznikom vedno sprejme človek - špediter ali direktor na strani stranke TLSafe. Upravljavec v zvezi s posamezniki, na katere se nanašajo osebni podatki, ne sprejema odločitev, ki bi temeljile zgolj na avtomatizirani obdelavi in bi imele zanje pravne učinke ali nanje podobno znatno vplivale v smislu člena 22 GDPR.

11. Piškotki

Spletno mesto tlsafe.eu uporablja piškotke in podobne tehnologije:

• Nujni - zagotavljajo pravilno delovanje spletnega mesta in Platforme (med drugim seja prijave, varnost). Njihova uporaba ne zahteva privolitve.
• Analitični - omogočajo merjenje prometa in načina uporabe spletnega mesta z namenom njegovega izboljšanja. Uporabljajo se izključno s privolitvijo.
• Trženjski - služijo prilagajanju komunikacije. Uporabljajo se izključno s privolitvijo.

Privolitev je mogoče upravljati prek pasice o piškotkih, prikazane ob prvem obisku, in v nastavitvah brskalnika. Preklic privolitve ne vpliva na zakonitost predhodno opravljene obdelave.

12. Varnost podatkov

Upravljavec uporablja tehnične in organizacijske ukrepe, ustrezne tveganju, med drugim:

• šifriranje prenosa podatkov (TLS) in šifriranje shranjenih podatkov,
• nadzor dostopa na podlagi vlog (špediter / računovodja / direktor / skrbnik),
• blokiranje sočasnih sej na enem računu in neobvezne omejitve dostopa po IP-naslovih,
• ključe API z možnostjo takojšnjega preklica, brez dostopa do funkcij plačil in upravljanja uporabnikov,
• beleženje operacij s podatki (revizijski dnevniki, časovni žigi v poročilih),
• redne varnostne kopije in postopke odzivanja na varnostne incidente.

V primeru kršitve varstva osebnih podatkov Upravljavec ravna v skladu s členoma 33 in 34 GDPR, vključno s tem, da - kadar je to potrebno - kršitev v 72 urah prijavi predsedniku UODO in obvesti posameznike, na katere se nanašajo osebni podatki.

13. Spremembe Politike

Upravljavec lahko to Politiko posodobi v zvezi z razvojem Platforme, spremembami predpisov ali priporočili nadzornih organov. O bistvenih spremembah bodo Uporabniki Platforme obveščeni z ustreznim predhodnim obvestilom - s sporočilom na Platformi ali po e-pošti. Veljavna različica Politike je vedno na voljo na naslovu tlsafe.eu.

14. Kontakt