Integritetspolicy

1. Personuppgiftsansvarig

Personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i samband med användningen av TLSafe-plattformen och webbplatsen på tlsafe.eu (nedan: ”Plattformen”) är:

I alla frågor som rör behandling av personuppgifter kan den Personuppgiftsansvarige kontaktas på e-postadressen: contact@tlsafe.eu eller skriftligen på sätesadressen.

2. Tillämpningsområde

Denna integritetspolicy fastställer reglerna för behandling av personuppgifter i enlighet med Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 av den 27 april 2016 (GDPR) och gäller för:

• Användare av Plattformen - personer som agerar för speditionsföretag som är kunder hos TLSafe (speditörer, ekonomer, chefer, kontoadministratörer),
• Personer som kontaktar TLSafe - via kontaktformuläret, e-post eller telefon,
• Personer vars uppgifter förekommer i processen för transportörskontroll - särskilt enskilda näringsidkare, ledamöter i bolagsorgan och personer som anges i dokument som lämnats in för analys (avsnitt 4),
• Besökare på webbplatsen tlsafe.eu.

3. Kategorier av uppgifter och ändamål med behandlingen

3.1. Användarkonton på Plattformen

Vi behandlar: för- och efternamn, jobb-e-postadress, telefonnummer, tilldelad roll, kundföretagets namn och organisationsnummer, aktivitetsloggar (inklusive IP-adress, sessions-ID, kontrollhistorik). Ändamål: skapande och hantering av kontot, tillhandahållande av kontrolltjänsten, avräkning av paketgränser, säkerhet (bl.a. blockering av samtidiga sessioner, IP-begränsningar).

3.2. Kontaktformulär och hantering av förfrågningar

Vi behandlar: förnamn, företagsnamn, organisationsnummer, e-postadress, telefonnummer. Ändamål: besvara förfrågan, lämna en offert och aktivera ett konto på Plattformen.

3.3. Avräkning och fakturering

Vi behandlar de uppgifter som krävs för att utfärda fakturor (företagsuppgifter, kontaktpersonens uppgifter, betalningshistorik). Fakturor utfärdas via det polska nationella e-fakturasystemet (KSeF). Ändamål: fullgörande av avtalet samt fullgörande av skatte- och bokföringsskyldigheter.

3.4. Kontrollrapporter

Varje PDF-rapport innehåller uppgifter om den person som genererade den (förnamn, efternamn, e-post, företag, IP-adress) - för att säkerställa spårbarhet och rapportens bevisfunktion som bekräftelse på vederbörlig omsorg.

4. Uppgifter om transportörer från offentliga register och dokument

Plattformens kärna är automatisk kontroll av transportörers tillförlitlighet. I denna process behandlar TLSafe uppgifter som kan utgöra personuppgifter - särskilt när den kontrollerade transportören är en enskild näringsidkare, samt uppgifter om styrelseledamöter och delägare i bolag.

4.1. Datakällor

Uppgifter om kontrollerade transportörer hämtas från följande källor:

• offentligt tillgängliga register och system som förs av offentliga institutioner i europeiska länder, särskilt företags- och näringsregister, statistiska register, förteckningar över momsregistrerade, register över vägtransportföretag (tillstånd, licenser och transporträttigheter) samt andra offentliga register som är relevanta för bedömningen av en transportörs tillförlitlighet,
• VIES, EU:s system för utbyte av momsinformation,
• en extern leverantör av uppgifter om företag i europeiska länder, som samlar in uppgifter från nationella register och andra offentligt tillgängliga källor och tillhandahåller dem till den Personuppgiftsansvarige enligt avtal; för att hämta uppgifterna överlämnar den Personuppgiftsansvarige det kontrollerade företagets identifieringsuppgifter (identifieringsnummer, namn, land) till leverantören; uppgifterna från leverantören kan vara ofullständiga och återspeglar läget vid leverantörens senaste uppdatering,
• dokument som Användaren lämnat in för analys (transporttillstånd, OCP-försäkringsbrev, bekräftelser på premiebetalning).

4.2. Omfattning och ändamål

Uppgifternas omfattning inkluderar: företagets identifieringsuppgifter (namn, organisationsnummer, statistik- och registernummer, adress), uppgifter om verksamhetens status och tillstånd, uppgifter i försäkringsdokument samt domän- och kontaktuppgifter. Ändamålet med behandlingen är att göra det möjligt för TLSafes kunder att fullgöra sin skyldighet till vederbörlig omsorg vid val av transportunderleverantör, vilken bl.a. följer av villkoren i speditörens OCP-försäkringar.

4.3. Rättslig grund och rapportens karaktär

Grunden för behandlingen är den Personuppgiftsansvariges och dess kunders berättigade intresse (art. 6.1 f GDPR), som består i att begränsa bedrägeririsken och kontrollera avtalsparter utifrån uppgifter från öppna offentliga register. TLSafe-rapporten är ett utlåtande framtaget på kundens beställning - den utgör varken offentlig näringsinformation, en rekommendation eller en bindande bedömning av den kontrollerade enhetens rättsliga ställning.

4.4. Informationsskyldighet (art. 14 GDPR)

Personer vars uppgifter kontrolleras kan utöva de rättigheter som beskrivs i avsnitt 9, inklusive rätten till tillgång och rätten att invända. Eftersom uppgifterna kommer från offentligt tillgängliga källor och individuell underrättelse skulle kräva en oproportionerlig insats fullgör den Personuppgiftsansvarige informationsskyldigheten bl.a. genom att publicera denna policy (art. 14.5 b GDPR).

5. Rättsliga grunder för behandlingen

6. Mottagare av uppgifter

Personuppgifter kan överföras till följande kategorier av mottagare - uteslutande i den utsträckning som krävs för att uppnå ändamålen med behandlingen och på grundval av lämpliga biträdesavtal:

• Leverantörer av molninfrastruktur och AI-tjänster - hosting av Plattformen och behandling av dokument inom ramen för AI-analysen sker i Amazon Web Services (AWS) infrastruktur - EU-region (Irland),
• Leverantörer av betalnings- och faktureringstjänster, inklusive integration med KSeF,
• Leverantörer av e-signaturtjänster (t.ex. vid ingående av avtal elektroniskt),
• Leverantörer av redovisnings-, juridiska och rådgivningstjänster till den Personuppgiftsansvarige,
• Offentliga myndigheter - uteslutande när skyldigheten att lämna ut uppgifter följer av lag.

Den Personuppgiftsansvarige säljer inte personuppgifter och tillhandahåller dem inte till tredje part för dessa parters marknadsföringsändamål.

7. Överföring av uppgifter utanför EES

Uppgifterna behandlas som regel på servrar inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Om det i samband med användning av teknikleverantörers tjänster sker en överföring utanför EES, sker den uteslutande med en adekvat skyddsnivå - på grundval av ett beslut om adekvat skyddsnivå från Europeiska kommissionen (t.ex. EU-US Data Privacy Framework) eller standardavtalsklausuler (SCC) tillsammans med ytterligare skyddsåtgärder.

8. Lagringstid för uppgifter

9. De registrerades rättigheter

Varje person vars uppgifter behandlas av den Personuppgiftsansvarige har rätt till:

• tillgång till uppgifterna - inklusive att få en kopia (art. 15 GDPR),
• rättelse av uppgifter - rättelse av felaktiga eller komplettering av ofullständiga uppgifter (art. 16 GDPR),
• radering av uppgifter - ”rätten att bli bortglömd”, om inte undantag gäller (art. 17 GDPR),
• begränsning av behandlingen (art. 18 GDPR),
• dataportabilitet - för uppgifter som behandlas med stöd av avtal eller samtycke (art. 20 GDPR),
• att invända - mot behandling som grundas på berättigat intresse, inklusive direktmarknadsföring (art. 21 GDPR),
• att återkalla samtycke - när som helst, utan att det påverkar lagligheten av den behandling som skett före återkallelsen,
• att lämna in klagomål till ordföranden för den polska dataskyddsmyndigheten (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen, uodo.gov.pl).

Begäranden om utövande av rättigheter kan skickas till: contact@tlsafe.eu. Den Personuppgiftsansvarige svarar utan onödigt dröjsmål, senast inom en månad från mottagandet av begäran.

10. Automatiserad behandling och artificiell intelligens

Kontrollresultatet har karaktären av ett stödjande utlåtande framtaget på kundens beställning. Beslutet att inleda samarbete med en transportör fattas alltid av en människa - en speditör eller chef hos TLSafes kund. Den Personuppgiftsansvarige fattar inte beslut om de registrerade som enbart grundas på automatiserad behandling och som har rättsliga följder för dem eller på liknande sätt i betydande grad påverkar dem i den mening som avses i art. 22 GDPR.

11. Kakor

Webbplatsen tlsafe.eu använder kakor och liknande tekniker:

• Nödvändiga - säkerställer att webbplatsen och Plattformen fungerar korrekt (bl.a. inloggningssession, säkerhet). Användningen kräver inte samtycke.
• Analytiska - gör det möjligt att mäta trafik och hur webbplatsen används i syfte att förbättra den. Används endast med samtycke.
• Marknadsföring - används för att anpassa kommunikationen. Används endast med samtycke.

Samtycket kan hanteras via kakbannern som visas vid första besöket och i webbläsarens inställningar. Återkallelse av samtycket påverkar inte lagligheten av tidigare behandling.

12. Datasäkerhet

Den Personuppgiftsansvarige tillämpar tekniska och organisatoriska åtgärder som är anpassade till risken, bl.a.:

• kryptering av dataöverföring (TLS) och kryptering av lagrade data,
• rollbaserad åtkomstkontroll (speditör / ekonom / chef / administratör),
• blockering av samtidiga sessioner på ett konto samt valfria IP-baserade åtkomstbegränsningar,
• API-nycklar som kan återkallas omedelbart, utan åtkomst till betalnings- och användarhanteringsfunktioner,
• loggning av operationer på data (revisionsloggar, tidsstämplar i rapporter),
• regelbundna säkerhetskopior och rutiner för hantering av säkerhetsincidenter.

Vid en personuppgiftsincident agerar den Personuppgiftsansvarige i enlighet med art. 33 och 34 GDPR, inklusive - när så krävs - anmälan av incidenten till ordföranden för UODO inom 72 timmar och underrättelse till de registrerade.

13. Ändringar i policyn

Den Personuppgiftsansvarige kan uppdatera denna policy i samband med Plattformens utveckling, lagändringar eller rekommendationer från tillsynsmyndigheter. Plattformens användare informeras om väsentliga ändringar i god tid - genom ett meddelande på Plattformen eller via e-post. Den aktuella versionen av policyn finns alltid tillgänglig på tlsafe.eu.

14. Kontakt