Gizlilik Politikası

1. Veri sorumlusu

TLSafe platformunun ve tlsafe.eu adresindeki web sitesinin (bundan böyle: „Platform“) kullanımıyla bağlantılı olarak işlenen kişisel verilerin veri sorumlusu:

Kişisel verilerin işlenmesine ilişkin tüm konularda Veri Sorumlusu'na şu e-posta adresinden ulaşılabilir: contact@tlsafe.eu veya yazılı olarak merkez adresine.

2. Kapsam

Bu Gizlilik Politikası, kişisel verilerin işlenmesine ilişkin kuralları 27 Nisan 2016 tarihli (AB) 2016/679 sayılı Avrupa Parlamentosu ve Konsey Tüzüğü'ne (GDPR) uygun olarak belirler ve şunlara uygulanır:

• Platform kullanıcıları - TLSafe müşterisi olan nakliye komisyonculuğu şirketleri adına hareket eden kişiler (nakliye komisyoncuları, muhasebeciler, müdürler, hesap yöneticileri),
• TLSafe ile iletişime geçen kişiler - iletişim formu, e-posta veya telefon yoluyla,
• Verileri taşıyıcı doğrulama sürecinde yer alan kişiler - özellikle şahıs işletmesi sahipleri, şirket organlarının üyeleri ve analiz için iletilen belgelerde adı geçen kişiler (bölüm 4),
• Web sitesi ziyaretçileri tlsafe.eu.

3. Veri kategorileri ve işleme amaçları

3.1. Platform kullanıcı hesapları

İşlediğimiz veriler: ad ve soyad, iş e-posta adresi, telefon numarası, atanan rol, müşteri şirketin adı ve vergi numarası, etkinlik kayıtları (IP adresi, oturum tanımlayıcısı, doğrulama geçmişi dâhil). Amaç: hesabın oluşturulması ve yönetimi, doğrulama hizmetinin sunulması, paket limitlerinin hesaplanması, güvenliğin sağlanması (eş zamanlı oturumların engellenmesi, IP kısıtlamaları dâhil).

3.2. İletişim formu ve taleplerin işlenmesi

İşlediğimiz veriler: ad, şirket adı, vergi numarası, e-posta adresi, telefon numarası. Amaç: talebe yanıt verilmesi, teklif sunulması ve Platform'da hesap etkinleştirilmesi.

3.3. Ödemeler ve faturalandırma

Fatura düzenlemek için gerekli verileri işliyoruz (şirket verileri, irtibat kişisinin verileri, ödeme geçmişi). Faturalar Polonya Ulusal e-Fatura Sistemi (KSeF) aracılığıyla düzenlenir. Amaç: sözleşmenin ifası ile vergi ve muhasebe yükümlülüklerinin yerine getirilmesi.

3.4. Doğrulama raporları

Her PDF rapor, onu oluşturan kişinin verilerini içerir (ad, soyad, e-posta, şirket, IP adresi) - hesap verebilirliği ve raporun gerekli özenin gösterildiğine dair kanıt işlevini sağlamak amacıyla.

4. Kamu sicillerinden ve belgelerden taşıyıcı verileri

Platform'un özü, taşıyıcıların güvenilirliğinin otomatik olarak doğrulanmasıdır. Bu süreçte TLSafe, kişisel veri niteliğinde olabilecek verileri işler - özellikle doğrulanan taşıyıcı şahıs işletmesi olduğunda, ayrıca şirketlerin yönetim kurulu üyelerinin ve ortaklarının verilerini.

4.1. Veri kaynakları

Doğrulanan taşıyıcılara ilişkin veriler aşağıdaki kaynaklardan elde edilir:

• Avrupa ülkelerinin kamu kurumları tarafından tutulan kamuya açık siciller ve sistemler, özellikle ticaret sicilleri ve ekonomik faaliyet kayıtları, istatistik sicilleri, KDV mükellefi listeleri, karayolu taşımacılığı işletmecileri sicilleri (lisanslar, izinler ve taşıma yetkileri) ve taşıyıcının güvenilirliğinin değerlendirilmesi için önemli diğer kamu sicilleri,
• VIES, AB KDV bilgi değişim sistemi,
• Avrupa ülkelerindeki işletmelere ilişkin verileri ulusal sicillerden ve diğer kamuya açık kaynaklardan toplayan ve bunları bir sözleşme temelinde Veri Sorumlusu'na sunan harici bir veri sağlayıcı; verilerin alınması için Veri Sorumlusu, doğrulanan işletmenin kimlik verilerini (kimlik numarası, ad, ülke) sağlayıcıya iletir; sağlayıcının sunduğu veriler eksik olabilir ve sağlayıcı tarafından yapılan son güncelleme tarihindeki durumu yansıtır,
• Kullanıcı tarafından analiz için iletilen belgeler (taşıma lisansı, OCP sigorta poliçesi, prim ödeme onayları).

4.2. Kapsam ve amaç

Veri kapsamı şunları içerir: şirketin kimlik verileri (ad, vergi numarası, istatistik ve ticaret sicil numaraları, adres), faaliyet durumu ve lisanslara ilişkin veriler, sigorta belgelerinde yer alan veriler ile alan adı ve iletişim verileri. İşlemenin amacı, TLSafe müşterilerinin taşıma alt yüklenicisi seçiminde, diğerlerinin yanı sıra nakliye komisyoncusunun OCP poliçelerinin koşullarından kaynaklanan gerekli özen yükümlülüğünü yerine getirmesini sağlamaktır.

4.3. Hukuki dayanak ve raporun niteliği

İşlemenin dayanağı, Veri Sorumlusu'nun ve müşterilerinin, dolandırıcılık riskini sınırlamaya ve açık kamu sicillerinden alınan verilere dayanarak iş ortaklarını doğrulamaya yönelik meşru menfaatidir (GDPR m. 6/1-f). TLSafe raporu, müşterinin talebi üzerine hazırlanan bir görüş niteliğindedir - kamuya açık ekonomik bilgi, tavsiye veya doğrulanan kuruluşun hukuki durumuna ilişkin bağlayıcı bir değerlendirme teşkil etmez.

4.4. Bilgilendirme yükümlülüğü (GDPR m. 14)

Verileri doğrulanan kişiler, erişim hakkı ve itiraz hakkı dâhil olmak üzere bölüm 9'da açıklanan hakları kullanabilir. Veriler kamuya açık kaynaklardan geldiğinden ve bireysel bilgilendirme orantısız bir çaba gerektireceğinden, Veri Sorumlusu bilgilendirme yükümlülüğünü diğer yollar yanında bu Politikayı yayımlayarak yerine getirir (GDPR m. 14/5-b).

5. İşlemenin hukuki dayanakları

6. Verilerin alıcıları

Kişisel veriler aşağıdaki alıcı kategorilerine aktarılabilir - yalnızca işleme amaçlarının gerçekleştirilmesi için gerekli ölçüde ve uygun veri işleme sözleşmeleri temelinde:

• Bulut altyapısı ve AI hizmeti sağlayıcıları - Platform'un barındırılması ve AI analizi kapsamında belgelerin işlenmesi Amazon Web Services (AWS) altyapısında - AB bölgesi (İrlanda) - gerçekleşir,
• Ödeme ve faturalandırma hizmeti sağlayıcıları, KSeF entegrasyonu dâhil,
• E-imza hizmeti sağlayıcıları (örn. sözleşmelerin elektronik ortamda akdedilmesinde),
• Muhasebe, hukuk ve danışmanlık hizmeti sunan kuruluşlar Veri Sorumlusu adına,
• Kamu makamları - yalnızca açıklama yükümlülüğünün mevzuattan kaynaklanması hâlinde.

Veri Sorumlusu kişisel verileri satmaz ve bunları üçüncü tarafların pazarlama amaçları için üçüncü taraflara sunmaz.

7. Verilerin AEA dışına aktarılması

Veriler kural olarak Avrupa Ekonomik Alanı'nda bulunan sunucularda işlenir. Teknoloji sağlayıcılarının hizmetlerinin kullanımıyla bağlantılı olarak AEA dışına veri aktarımı gerçekleşirse, bu yalnızca yeterli koruma düzeyi sağlanarak yapılır - Avrupa Komisyonu'nun yeterlilik kararı (örn. AB-ABD Veri Gizliliği Çerçevesi) veya ek koruma önlemleriyle birlikte standart sözleşme maddeleri (SCC) temelinde.

8. Verilerin saklama süresi

9. İlgili kişilerin hakları

Verileri Veri Sorumlusu tarafından işlenen her kişi şu haklara sahiptir:

• verilere erişim - bir kopyasını alma dâhil (GDPR m. 15),
• verilerin düzeltilmesi - hatalı verilerin düzeltilmesi veya eksik verilerin tamamlanması (GDPR m. 16),
• verilerin silinmesi - istisna hâlleri bulunmadıkça „unutulma hakkı“ (GDPR m. 17),
• işlemenin kısıtlanması (GDPR m. 18),
• veri taşınabilirliği - sözleşme veya rıza temelinde işlenen veriler bakımından (GDPR m. 20),
• itiraz - doğrudan pazarlama dâhil, meşru menfaate dayalı işlemeye karşı (GDPR m. 21),
• rızanın geri alınması - geri almadan önce yapılan işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemeksizin, her zaman,
• şikâyette bulunma Polonya Kişisel Verileri Koruma Dairesi Başkanı'na (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Varşova, Polonya, uodo.gov.pl).

Hakların kullanılmasına ilişkin talepler şu adrese gönderilebilir: contact@tlsafe.eu. Veri Sorumlusu gereksiz gecikme olmaksızın, en geç talebin alınmasından itibaren bir ay içinde yanıt verir.

10. Otomatik işleme ve AI

Doğrulama sonucu, müşterinin talebi üzerine hazırlanan yardımcı bir görüş niteliğindedir. Bir taşıyıcıyla iş birliğine başlama kararını her zaman bir insan verir - TLSafe müşterisi tarafında bir nakliye komisyoncusu veya müdür. Veri Sorumlusu, ilgili kişiler hakkında, GDPR m. 22 anlamında onlar için hukuki sonuç doğuracak veya onları benzer şekilde önemli ölçüde etkileyecek, yalnızca otomatik işlemeye dayalı kararlar almaz.

11. Çerezler

tlsafe.eu web sitesi çerezler ve benzer teknolojiler kullanır:

• Gerekli - web sitesinin ve Platform'un düzgün çalışmasını sağlar (oturum açma oturumu, güvenlik dâhil). Kullanımları rıza gerektirmez.
• Analitik - siteyi iyileştirmek amacıyla trafiğin ve kullanım biçiminin ölçülmesini sağlar. Yalnızca rızayla kullanılır.
• Pazarlama - iletişimin kişiselleştirilmesine hizmet eder. Yalnızca rızayla kullanılır.

Rıza, ilk ziyarette görüntülenen çerez bandı ve tarayıcı ayarları aracılığıyla yönetilebilir. Rızanın geri alınması, daha önce yapılan işlemenin hukuka uygunluğunu etkilemez.

12. Veri güvenliği

Veri Sorumlusu, riske uygun teknik ve idari önlemler uygular; bunlar arasında:

• veri iletiminin şifrelenmesi (TLS) ve depolanan verilerin şifrelenmesi,
• rol tabanlı erişim kontrolü (nakliye komisyoncusu / muhasebeci / müdür / yönetici),
• tek hesapta eş zamanlı oturumların engellenmesi ve isteğe bağlı IP adresine dayalı erişim kısıtlamaları,
• ödeme ve kullanıcı yönetimi işlevlerine erişimi olmayan, anında iptal edilebilen API anahtarları,
• veri işlemlerinin kaydedilmesi (denetim kayıtları, raporlarda zaman damgaları),
• düzenli yedeklemeler ve güvenlik olaylarına müdahale prosedürleri.

Kişisel veri ihlali hâlinde Veri Sorumlusu GDPR m. 33 ve 34'e uygun olarak hareket eder; buna - gerektiğinde - ihlalin 72 saat içinde UODO Başkanı'na bildirilmesi ve ilgili kişilerin bilgilendirilmesi dâhildir.

13. Politikadaki değişiklikler

Veri Sorumlusu, Platform'un gelişimi, mevzuat değişiklikleri veya denetim makamlarının tavsiyeleri doğrultusunda bu Politikayı güncelleyebilir. Önemli değişiklikler hakkında Platform Kullanıcıları uygun bir süre önceden bilgilendirilir - Platform'da bir duyuru veya e-posta yoluyla. Politikanın güncel sürümü her zaman şu adreste mevcuttur: tlsafe.eu.

14. İletişim