Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles i forbindelse med brugen af TLSafe-platformen og hjemmesiden på tlsafe.eu (herefter: »Platformen«) er:

I alle spørgsmål vedrørende behandling af personoplysninger kan den Dataansvarlige kontaktes på e-mailadressen: contact@tlsafe.eu eller skriftligt på hjemstedsadressen.

2. Anvendelsesområde

Denne privatlivspolitik fastlægger reglerne for behandling af personoplysninger i overensstemmelse med Europa-Parlamentets og Rådets forordning (EU) 2016/679 af 27. april 2016 (GDPR) og gælder for:

• Brugere af Platformen - personer, der handler på vegne af speditionsvirksomheder, som er kunder hos TLSafe (speditører, bogholdere, direktører, kontoadministratorer),
• Personer, der kontakter TLSafe - via kontaktformular, e-mail eller telefon,
• Personer, hvis oplysninger indgår i processen for transportørkontrol - navnlig enkeltmandsvirksomheder, medlemmer af selskabsorganer og personer, der er nævnt i dokumenter indsendt til analyse (afsnit 4),
• Besøgende på hjemmesiden tlsafe.eu.

3. Kategorier af oplysninger og formål med behandlingen

3.1. Brugerkonti på Platformen

Vi behandler: for- og efternavn, arbejds-e-mailadresse, telefonnummer, tildelt rolle, kundevirksomhedens navn og CVR-nr., aktivitetslogs (herunder IP-adresse, sessions-id, kontrolhistorik). Formål: oprettelse og drift af kontoen, levering af kontroltjenesten, afregning af pakkegrænser, sikkerhed (bl.a. blokering af samtidige sessioner, IP-begrænsninger).

3.2. Kontaktformular og håndtering af henvendelser

Vi behandler: fornavn, virksomhedsnavn, CVR-nr., e-mailadresse, telefonnummer. Formål: besvarelse af henvendelsen, fremsendelse af tilbud og aktivering af en konto på Platformen.

3.3. Afregning og fakturering

Vi behandler de oplysninger, der er nødvendige for at udstede fakturaer (virksomhedsoplysninger, kontaktpersonens oplysninger, betalingshistorik). Fakturaer udstedes via det polske nationale e-fakturasystem (KSeF). Formål: opfyldelse af aftalen samt opfyldelse af skatte- og regnskabsmæssige forpligtelser.

3.4. Kontrolrapporter

Hver PDF-rapport indeholder oplysninger om den person, der har genereret den (fornavn, efternavn, e-mail, virksomhed, IP-adresse) - for at sikre ansvarlighed og rapportens bevisfunktion som bekræftelse på udvist rettidig omhu.

4. Oplysninger om transportører fra offentlige registre og dokumenter

Kernen i Platformen er automatisk kontrol af transportørers troværdighed. I denne proces behandler TLSafe oplysninger, der kan udgøre personoplysninger - navnlig når den kontrollerede transportør er en enkeltmandsvirksomhed, samt oplysninger om bestyrelsesmedlemmer og ejere i selskaber.

4.1. Datakilder

Oplysninger om kontrollerede transportører indhentes fra følgende kilder:

• offentligt tilgængelige registre og systemer, der føres af offentlige institutioner i europæiske lande, navnlig virksomheds- og erhvervsregistre, statistiske registre, lister over momsregistrerede, registre over vejtransportvirksomheder (tilladelser, licenser og transportrettigheder) samt andre offentlige registre, der er relevante for vurderingen af en transportørs troværdighed,
• VIES, EU's system til udveksling af momsoplysninger,
• en ekstern leverandør af oplysninger om virksomheder i europæiske lande, som indsamler oplysninger fra nationale registre og andre offentligt tilgængelige kilder og stiller dem til rådighed for den Dataansvarlige på grundlag af en aftale; for at hente oplysningerne videregiver den Dataansvarlige den kontrollerede virksomheds identifikationsoplysninger (identifikationsnummer, navn, land) til leverandøren; oplysningerne fra leverandøren kan være ufuldstændige og afspejler status pr. leverandørens seneste opdatering,
• dokumenter indsendt af Brugeren til analyse (transporttilladelse, OCP-forsikringspolice, bekræftelser på præmiebetaling).

4.2. Omfang og formål

Oplysningernes omfang omfatter: virksomhedens identifikationsoplysninger (navn, CVR-nr., statistik- og registernumre, adresse), oplysninger om virksomhedens status og tilladelser, oplysninger i forsikringsdokumenter samt domæne- og kontaktoplysninger. Formålet med behandlingen er at gøre det muligt for TLSafes kunder at opfylde pligten til rettidig omhu ved valg af transportunderleverandør, som bl.a. følger af vilkårene i speditørens OCP-policer.

4.3. Retsgrundlag og rapportens karakter

Grundlaget for behandlingen er den Dataansvarliges og dennes kunders legitime interesse (GDPR art. 6, stk. 1, litra f), som består i at begrænse risikoen for svig og kontrollere samarbejdspartnere på grundlag af oplysninger fra åbne offentlige registre. TLSafe-rapporten er en vurdering udarbejdet på kundens bestilling - den udgør hverken offentlig erhvervsinformation, en anbefaling eller en bindende vurdering af den kontrollerede enheds retlige situation.

4.4. Oplysningspligt (GDPR art. 14)

Personer, hvis oplysninger kontrolleres, kan udøve de rettigheder, der er beskrevet i afsnit 9, herunder retten til indsigt og retten til indsigelse. Da oplysningerne stammer fra offentligt tilgængelige kilder, og individuel underretning ville kræve en uforholdsmæssig stor indsats, opfylder den Dataansvarlige oplysningspligten bl.a. ved at offentliggøre denne politik (GDPR art. 14, stk. 5, litra b).

5. Retsgrundlag for behandlingen

6. Modtagere af oplysninger

Personoplysninger kan videregives til følgende kategorier af modtagere - udelukkende i det omfang det er nødvendigt for at opfylde behandlingsformålene og på grundlag af passende databehandleraftaler:

• Leverandører af cloudinfrastruktur og AI-tjenester - hosting af Platformen og behandling af dokumenter som led i AI-analysen foregår i Amazon Web Services (AWS)-infrastruktur - EU-region (Irland),
• Leverandører af betalings- og faktureringstjenester, herunder integration med KSeF,
• Leverandører af e-signaturtjenester (f.eks. ved elektronisk indgåelse af aftaler),
• Leverandører af regnskabs-, juridiske og rådgivningsydelser til den Dataansvarlige,
• Offentlige myndigheder - udelukkende når pligten til videregivelse følger af lovgivningen.

Den Dataansvarlige sælger ikke personoplysninger og stiller dem ikke til rådighed for tredjeparter til disses markedsføringsformål.

7. Overførsel af oplysninger uden for EØS

Oplysningerne behandles som udgangspunkt på servere i Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde. Hvis der i forbindelse med brug af teknologileverandørers tjenester sker en overførsel uden for EØS, sker det udelukkende med et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau - på grundlag af en afgørelse fra Europa-Kommissionen om tilstrækkeligheden af beskyttelsesniveauet (f.eks. EU-US Data Privacy Framework) eller standardkontraktbestemmelser (SCC) med supplerende beskyttelsesforanstaltninger.

8. Opbevaringsperiode for oplysninger

9. De registreredes rettigheder

Enhver person, hvis oplysninger behandles af den Dataansvarlige, har ret til:

• indsigt i oplysningerne - herunder at få en kopi (GDPR art. 15),
• berigtigelse af oplysninger - rettelse af urigtige eller fuldstændiggørelse af ufuldstændige oplysninger (GDPR art. 16),
• sletning af oplysninger - »retten til at blive glemt«, medmindre undtagelser gælder (GDPR art. 17),
• begrænsning af behandlingen (GDPR art. 18),
• dataportabilitet - for oplysninger behandlet på grundlag af aftale eller samtykke (GDPR art. 20),
• at gøre indsigelse - mod behandling baseret på legitim interesse, herunder direkte markedsføring (GDPR art. 21),
• at trække samtykke tilbage - til enhver tid, uden at det påvirker lovligheden af den behandling, der er foretaget inden tilbagetrækningen,
• at indgive klage til formanden for den polske databeskyttelsesmyndighed (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen, uodo.gov.pl).

Anmodninger om udøvelse af rettigheder kan sendes til: contact@tlsafe.eu. Den Dataansvarlige svarer uden unødig forsinkelse, senest inden for en måned efter modtagelsen af anmodningen.

10. Automatiseret behandling og kunstig intelligens

Kontrolresultatet har karakter af en understøttende vurdering udarbejdet på kundens bestilling. Beslutningen om at indlede samarbejde med en transportør træffes altid af et menneske - en speditør eller direktør hos TLSafes kunde. Den Dataansvarlige træffer ikke afgørelser over for de registrerede, der alene er baseret på automatiseret behandling, og som har retsvirkning for eller på tilsvarende vis betydeligt påvirker dem, jf. GDPR art. 22.

11. Cookies

Hjemmesiden tlsafe.eu anvender cookies og lignende teknologier:

• Nødvendige - sikrer, at hjemmesiden og Platformen fungerer korrekt (bl.a. loginsession, sikkerhed). Brugen kræver ikke samtykke.
• Analytiske - gør det muligt at måle trafik og brug af hjemmesiden med henblik på at forbedre den. Anvendes kun med samtykke.
• Markedsføring - bruges til at tilpasse kommunikationen. Anvendes kun med samtykke.

Samtykket kan administreres via cookiebanneret, der vises ved første besøg, og i browserens indstillinger. Tilbagetrækning af samtykke påvirker ikke lovligheden af den tidligere behandling.

12. Datasikkerhed

Den Dataansvarlige anvender tekniske og organisatoriske foranstaltninger, der er passende i forhold til risikoen, herunder:

• kryptering af dataoverførsel (TLS) og kryptering af lagrede data,
• rollebaseret adgangskontrol (speditør / bogholder / direktør / administrator),
• blokering af samtidige sessioner på én konto og valgfri IP-baseret adgangsbegrænsning,
• API-nøgler, der kan tilbagekaldes øjeblikkeligt, uden adgang til betalings- og brugeradministrationsfunktioner,
• logning af operationer på data (revisionslogs, tidsstempler i rapporter),
• regelmæssige sikkerhedskopier og procedurer for håndtering af sikkerhedshændelser.

Ved brud på persondatasikkerheden handler den Dataansvarlige i overensstemmelse med GDPR art. 33 og 34, herunder - hvor det kræves - anmeldelse af bruddet til formanden for UODO inden for 72 timer og underretning af de registrerede.

13. Ændringer af politikken

Den Dataansvarlige kan opdatere denne politik i forbindelse med udviklingen af Platformen, lovændringer eller anbefalinger fra tilsynsmyndigheder. Brugere af Platformen informeres om væsentlige ændringer med passende varsel - via en meddelelse på Platformen eller pr. e-mail. Den aktuelle version af politikken er altid tilgængelig på tlsafe.eu.

14. Kontakt