Privacybeleid

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die worden verwerkt in verband met het gebruik van het TLSafe-platform en de website op tlsafe.eu (hierna: het "Platform") is:

Voor alle aangelegenheden betreffende de verwerking van persoonsgegevens is de Verwerkingsverantwoordelijke bereikbaar via het e-mailadres: contact@tlsafe.eu of schriftelijk op het adres van de zetel.

2. Toepassingsgebied

Dit Privacybeleid legt de regels vast voor de verwerking van persoonsgegevens overeenkomstig Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 (AVG) en is van toepassing op:

• Gebruikers van het Platform - personen die handelen namens expeditiebedrijven die klant zijn van TLSafe (expediteurs, boekhouders, directeuren, accountbeheerders),
• Personen die contact opnemen met TLSafe - via het contactformulier, e-mail of telefoon,
• Personen van wie de gegevens voorkomen in het proces van vervoerderscontrole - met name eenmanszaken, leden van vennootschapsorganen en personen die worden genoemd in de voor analyse aangeleverde documenten (paragraaf 4),
• Bezoekers van de website tlsafe.eu.

3. Categorieën van gegevens en verwerkingsdoeleinden

3.1. Gebruikersaccounts van het Platform

Wij verwerken: voor- en achternaam, zakelijk e-mailadres, telefoonnummer, toegewezen rol, naam en fiscaal nummer van het klantbedrijf, activiteitenlogboeken (waaronder IP-adres, sessie-ID, controlegeschiedenis). Doel: aanmaken en beheren van het account, leveren van de controledienst, afrekenen van pakketlimieten, waarborgen van de beveiliging (o.a. blokkering van gelijktijdige sessies, IP-beperkingen).

3.2. Contactformulier en afhandeling van aanvragen

Wij verwerken: voornaam, bedrijfsnaam, fiscaal nummer, e-mailadres, telefoonnummer. Doel: beantwoorden van de aanvraag, uitbrengen van een aanbod en activeren van een account op het Platform.

3.3. Afrekening en facturering

Wij verwerken de gegevens die nodig zijn voor het uitreiken van facturen (bedrijfsgegevens, gegevens van de contactpersoon, betalingsgeschiedenis). Facturen worden uitgereikt via het Poolse Nationale e-Factuursysteem (KSeF). Doel: uitvoering van de overeenkomst en nakoming van fiscale en boekhoudkundige verplichtingen.

3.4. Controlerapporten

Elk PDF-rapport bevat de gegevens van de persoon die het heeft gegenereerd (voornaam, achternaam, e-mail, bedrijf, IP-adres) - om de verantwoording en de bewijsfunctie van het rapport als bevestiging van zorgvuldigheid te waarborgen.

4. Gegevens van vervoerders uit openbare registers en documenten

De kern van het Platform is de automatische controle van de betrouwbaarheid van vervoerders. Daarbij verwerkt TLSafe gegevens die persoonsgegevens kunnen zijn - met name wanneer de gecontroleerde vervoerder een eenmanszaak is, evenals gegevens van bestuursleden en vennoten van vennootschappen.

4.1. Gegevensbronnen

Gegevens over gecontroleerde vervoerders worden verkregen uit de volgende bronnen:

• openbaar toegankelijke registers en systemen die worden beheerd door overheidsinstellingen van Europese landen, met name handelsregisters en registers van economische activiteit, statistische registers, lijsten van btw-plichtigen, registers van wegvervoerondernemingen (vergunningen, machtigingen en vervoersrechten) en andere openbare registers die relevant zijn voor de beoordeling van de betrouwbaarheid van een vervoerder,
• VIES, het EU-systeem voor de uitwisseling van btw-informatie,
• een externe leverancier van gegevens over ondernemingen uit Europese landen, die gegevens verzamelt uit nationale registers en andere openbaar toegankelijke bronnen en deze op basis van een overeenkomst aan de Verwerkingsverantwoordelijke ter beschikking stelt; om de gegevens op te halen verstrekt de Verwerkingsverantwoordelijke de leverancier de identificatiegegevens van de gecontroleerde onderneming (identificatienummer, naam, land); de door de leverancier verstrekte gegevens kunnen onvolledig zijn en geven de stand weer op de datum van de laatste actualisering door de leverancier,
• door de Gebruiker voor analyse aangeleverde documenten (transportvergunning, OCP-verzekeringspolis, bevestigingen van premiebetaling).

4.2. Omvang en doel

De omvang van de gegevens omvat: identificatiegegevens van het bedrijf (naam, fiscaal nummer, statistisch en handelsregisternummer, adres), gegevens over de status van de activiteit en vergunningen, gegevens op verzekeringsdocumenten en domein- en contactgegevens. Het doel van de verwerking is klanten van TLSafe in staat te stellen hun zorgvuldigheidsplicht bij de keuze van een transportonderaannemer na te komen, die onder meer voortvloeit uit de voorwaarden van de OCP-polissen van de expediteur.

4.3. Rechtsgrond en aard van het rapport

De grondslag voor de verwerking is het gerechtvaardigd belang van de Verwerkingsverantwoordelijke en zijn klanten (art. 6 lid 1 onder f AVG), bestaande in het beperken van fraude-risico en het controleren van contractpartijen op basis van gegevens uit open openbare registers. Het TLSafe-rapport is een in opdracht van de klant opgesteld advies - het vormt geen openbare bedrijfsinformatie, aanbeveling of bindende beoordeling van de juridische situatie van de gecontroleerde entiteit.

4.4. Informatieplicht (art. 14 AVG)

Personen van wie de gegevens worden gecontroleerd, kunnen de in paragraaf 9 beschreven rechten uitoefenen, waaronder het recht op inzage en het recht van bezwaar. Aangezien de gegevens afkomstig zijn uit openbaar toegankelijke bronnen en individuele kennisgeving onevenredig veel inspanning zou vergen, voldoet de Verwerkingsverantwoordelijke aan zijn informatieplicht onder meer door publicatie van dit Beleid (art. 14 lid 5 onder b AVG).

5. Rechtsgronden voor de verwerking

6. Ontvangers van gegevens

Persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven aan de volgende categorieën van ontvangers - uitsluitend voor zover noodzakelijk voor de verwerkingsdoeleinden en op basis van passende verwerkersovereenkomsten:

• Aanbieders van cloudinfrastructuur en AI-diensten - de hosting van het Platform en de verwerking van documenten in het kader van de AI-analyse vinden plaats in de infrastructuur van Amazon Web Services (AWS) - EU-regio (Ierland),
• Aanbieders van betaal- en factureringsdiensten, inclusief de integratie met KSeF,
• Aanbieders van e-handtekeningdiensten (bijv. bij het elektronisch sluiten van overeenkomsten),
• Partijen die boekhoudkundige, juridische en adviesdiensten verlenen aan de Verwerkingsverantwoordelijke,
• Overheidsinstanties - uitsluitend wanneer de verplichting tot verstrekking uit de wet voortvloeit.

De Verwerkingsverantwoordelijke verkoopt geen persoonsgegevens en stelt ze niet ter beschikking aan derden voor marketingdoeleinden van die derden.

7. Doorgifte van gegevens buiten de EER

Gegevens worden in beginsel verwerkt op servers binnen de Europese Economische Ruimte. Indien in verband met het gebruik van diensten van technologieleveranciers gegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit uitsluitend met waarborging van een passend beschermingsniveau - op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (bijv. het EU-VS-kader voor gegevensbescherming) of standaardcontractbepalingen (SCC) met aanvullende beschermingsmaatregelen.

8. Bewaartermijn van gegevens

9. Rechten van betrokkenen

Iedere persoon van wie de Verwerkingsverantwoordelijke gegevens verwerkt, heeft recht op:

• inzage in de gegevens - inclusief het verkrijgen van een kopie (art. 15 AVG),
• rectificatie van gegevens - correctie van onjuiste of aanvulling van onvolledige gegevens (art. 16 AVG),
• wissing van gegevens - het "recht op vergetelheid", tenzij uitzonderingen gelden (art. 17 AVG),
• beperking van de verwerking (art. 18 AVG),
• overdraagbaarheid van gegevens - voor gegevens die op basis van een overeenkomst of toestemming worden verwerkt (art. 20 AVG),
• bezwaar - tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang, inclusief direct marketing (art. 21 AVG),
• intrekking van toestemming - op elk moment, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking,
• het indienen van een klacht bij de voorzitter van de Poolse Autoriteit Persoonsgegevens (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warschau, Polen, uodo.gov.pl).

Verzoeken tot uitoefening van rechten kunnen worden gericht aan: contact@tlsafe.eu. De Verwerkingsverantwoordelijke reageert zonder onredelijke vertraging, uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek.

10. Geautomatiseerde verwerking en kunstmatige intelligentie

Het controleresultaat heeft het karakter van een ondersteunend advies opgesteld in opdracht van de klant. De beslissing om met een vervoerder samen te werken wordt altijd genomen door een mens - een expediteur of directeur aan de zijde van de klant van TLSafe. De Verwerkingsverantwoordelijke neemt ten aanzien van betrokkenen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en rechtsgevolgen voor hen hebben of hen anderszins in aanmerkelijke mate treffen in de zin van art. 22 AVG.

11. Cookies

De website tlsafe.eu gebruikt cookies en soortgelijke technologieën:

• Noodzakelijke - zorgen voor de goede werking van de website en het Platform (o.a. inlogsessie, beveiliging). Voor het gebruik ervan is geen toestemming vereist.
• Analytische - maken het mogelijk het verkeer en het gebruik van de website te meten om deze te verbeteren. Uitsluitend met toestemming gebruikt.
• Marketing - dienen om de communicatie af te stemmen. Uitsluitend met toestemming gebruikt.

Toestemming kan worden beheerd via de cookiebanner die bij het eerste bezoek wordt getoond en in de browserinstellingen. Intrekking van de toestemming doet geen afbreuk aan de rechtmatigheid van de eerdere verwerking.

12. Gegevensbeveiliging

De Verwerkingsverantwoordelijke past op het risico afgestemde technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder:

• versleuteling van gegevensoverdracht (TLS) en versleuteling van opgeslagen gegevens,
• op rollen gebaseerde toegangscontrole (expediteur / boekhouder / directeur / beheerder),
• blokkering van gelijktijdige sessies op één account en optionele toegangsbeperkingen op basis van IP-adres,
• API-sleutels die onmiddellijk kunnen worden ingetrokken, zonder toegang tot betaal- en gebruikersbeheerfuncties,
• registratie van bewerkingen op gegevens (auditlogboeken, tijdstempels in rapporten),
• regelmatige back-ups en procedures voor het reageren op beveiligingsincidenten.

Bij een inbreuk in verband met persoonsgegevens handelt de Verwerkingsverantwoordelijke overeenkomstig art. 33 en 34 AVG, waaronder - indien vereist - melding van de inbreuk aan de voorzitter van de UODO binnen 72 uur en kennisgeving aan de betrokkenen.

13. Wijzigingen van het Beleid

De Verwerkingsverantwoordelijke kan dit Beleid actualiseren in verband met de ontwikkeling van het Platform, wetswijzigingen of aanbevelingen van toezichthoudende autoriteiten. Gebruikers van het Platform worden tijdig over wezenlijke wijzigingen geïnformeerd - via een melding op het Platform of per e-mail. De actuele versie van het Beleid is altijd beschikbaar op tlsafe.eu.

14. Contact