Personvernerklæring

1. Behandlingsansvarlig

Behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i forbindelse med bruk av TLSafe-plattformen og nettstedet på tlsafe.eu (heretter: «Plattformen») er:

I alle spørsmål om behandling av personopplysninger kan Behandlingsansvarlig kontaktes på e-postadressen: contact@tlsafe.eu eller skriftlig til forretningsadressen.

2. Virkeområde

Denne personvernerklæringen fastsetter reglene for behandling av personopplysninger i samsvar med Europaparlaments- og rådsforordning (EU) 2016/679 av 27. april 2016 (GDPR) og gjelder for:

• Brukere av Plattformen - personer som handler på vegne av speditørselskaper som er kunder av TLSafe (speditører, regnskapsførere, direktører, kontoadministratorer),
• Personer som kontakter TLSafe - via kontaktskjema, e-post eller telefon,
• Personer hvis opplysninger inngår i prosessen for transportørkontroll - særlig enkeltpersonforetak, medlemmer av selskapsorganer og personer som er navngitt i dokumenter innsendt for analyse (avsnitt 4),
• Besøkende på nettstedet tlsafe.eu.

3. Kategorier av opplysninger og formål med behandlingen

3.1. Brukerkontoer på Plattformen

Vi behandler: for- og etternavn, jobb-e-postadresse, telefonnummer, tildelt rolle, navn og organisasjonsnummer på kundeselskapet, aktivitetslogger (inkludert IP-adresse, økt-ID, kontrollhistorikk). Formål: opprettelse og drift av kontoen, levering av kontrolltjenesten, avregning av pakkegrenser, sikkerhet (bl.a. sperring av samtidige økter, IP-begrensninger).

3.2. Kontaktskjema og håndtering av henvendelser

Vi behandler: fornavn, firmanavn, organisasjonsnummer, e-postadresse, telefonnummer. Formål: besvare henvendelsen, presentere et tilbud og aktivere en konto på Plattformen.

3.3. Oppgjør og fakturering

Vi behandler opplysningene som er nødvendige for å utstede fakturaer (selskapsopplysninger, kontaktpersonens opplysninger, betalingshistorikk). Fakturaer utstedes via det polske nasjonale e-fakturasystemet (KSeF). Formål: oppfyllelse av avtalen og oppfyllelse av skatte- og regnskapsplikter.

3.4. Kontrollrapporter

Hver PDF-rapport inneholder opplysninger om personen som genererte den (fornavn, etternavn, e-post, selskap, IP-adresse) - for å sikre etterprøvbarhet og rapportens bevisfunksjon som bekreftelse på utvist aktsomhet.

4. Opplysninger om transportører fra offentlige registre og dokumenter

Kjernen i Plattformen er automatisk kontroll av transportørers pålitelighet. I denne prosessen behandler TLSafe opplysninger som kan utgjøre personopplysninger - særlig når den kontrollerte transportøren er et enkeltpersonforetak, samt opplysninger om styremedlemmer og eiere i selskaper.

4.1. Datakilder

Opplysninger om kontrollerte transportører hentes fra følgende kilder:

• offentlig tilgjengelige registre og systemer som føres av offentlige institusjoner i europeiske land, særlig foretaksregistre og næringsregistre, statistiske registre, lister over mva-pliktige, registre over veitransportforetak (løyver, tillatelser og transportrettigheter) og andre offentlige registre som er relevante for vurdering av en transportørs pålitelighet,
• VIES, EUs system for utveksling av mva-informasjon,
• en ekstern leverandør av opplysninger om foretak i europeiske land, som samler inn opplysninger fra nasjonale registre og andre offentlig tilgjengelige kilder og gjør dem tilgjengelige for Behandlingsansvarlig på grunnlag av en avtale; for å hente opplysningene oversender Behandlingsansvarlig leverandøren identifikasjonsopplysninger om det kontrollerte foretaket (identifikasjonsnummer, navn, land); opplysningene fra leverandøren kan være ufullstendige og gjenspeiler status per leverandørens siste oppdatering,
• dokumenter innsendt av Brukeren for analyse (transportløyve, OCP-forsikringspolise, bekreftelser på premiebetaling).

4.2. Omfang og formål

Omfanget av opplysninger omfatter: identifikasjonsopplysninger om selskapet (navn, organisasjonsnummer, statistikk- og registernumre, adresse), opplysninger om virksomhetens status og løyver, opplysninger i forsikringsdokumenter samt domene- og kontaktopplysninger. Formålet med behandlingen er å gjøre det mulig for TLSafes kunder å oppfylle aktsomhetsplikten ved valg av transportunderleverandør, som bl.a. følger av vilkårene i speditørens OCP-poliser.

4.3. Rettslig grunnlag og rapportens karakter

Grunnlaget for behandlingen er Behandlingsansvarliges og kundenes berettigede interesse (GDPR art. 6 nr. 1 bokstav f), som består i å begrense risikoen for svindel og kontrollere kontraktsparter på grunnlag av opplysninger fra åpne offentlige registre. TLSafe-rapporten er en vurdering utarbeidet på kundens bestilling - den utgjør verken offentlig næringsinformasjon, en anbefaling eller en bindende vurdering av den kontrollerte enhetens rettslige situasjon.

4.4. Informasjonsplikt (GDPR art. 14)

Personer hvis opplysninger kontrolleres, kan utøve rettighetene beskrevet i avsnitt 9, herunder retten til innsyn og retten til å protestere. Siden opplysningene stammer fra offentlig tilgjengelige kilder og individuell varsling ville kreve uforholdsmessig stor innsats, oppfyller Behandlingsansvarlig informasjonsplikten bl.a. ved å publisere denne erklæringen (GDPR art. 14 nr. 5 bokstav b).

5. Rettslige grunnlag for behandlingen

6. Mottakere av opplysninger

Personopplysninger kan overføres til følgende kategorier av mottakere - utelukkende i den utstrekning det er nødvendig for å oppnå formålene med behandlingen og på grunnlag av egnede databehandleravtaler:

• Leverandører av skyinfrastruktur og AI-tjenester - hosting av Plattformen og behandling av dokumenter som ledd i AI-analysen skjer i Amazon Web Services (AWS)-infrastruktur - EU-region (Irland),
• Leverandører av betalings- og faktureringstjenester, inkludert integrasjon med KSeF,
• Leverandører av e-signaturtjenester (f.eks. ved elektronisk avtaleinngåelse),
• Leverandører av regnskaps-, juridiske og rådgivningstjenester til Behandlingsansvarlig,
• Offentlige myndigheter - utelukkende når utleveringsplikten følger av lov.

Behandlingsansvarlig selger ikke personopplysninger og gjør dem ikke tilgjengelige for tredjeparter til deres markedsføringsformål.

7. Overføring av opplysninger utenfor EØS

Opplysningene behandles som hovedregel på servere i Det europeiske økonomiske samarbeidsområdet. Dersom det i forbindelse med bruk av teknologileverandørers tjenester skjer en overføring utenfor EØS, skjer dette utelukkende med et tilstrekkelig beskyttelsesnivå - på grunnlag av en beslutning fra Europakommisjonen om tilstrekkelig beskyttelsesnivå (f.eks. EU-US Data Privacy Framework) eller standard personvernbestemmelser (SCC) med ytterligere beskyttelsestiltak.

8. Lagringstid for opplysninger

9. De registrertes rettigheter

Enhver person hvis opplysninger behandles av Behandlingsansvarlig, har rett til:

• innsyn i opplysningene - inkludert å få en kopi (GDPR art. 15),
• retting av opplysninger - retting av uriktige eller utfylling av ufullstendige opplysninger (GDPR art. 16),
• sletting av opplysninger - «retten til å bli glemt», med mindre unntak gjelder (GDPR art. 17),
• begrensning av behandlingen (GDPR art. 18),
• dataportabilitet - for opplysninger behandlet på grunnlag av avtale eller samtykke (GDPR art. 20),
• å protestere - mot behandling basert på berettiget interesse, inkludert direkte markedsføring (GDPR art. 21),
• å trekke tilbake samtykke - når som helst, uten at det påvirker lovligheten av behandlingen før tilbaketrekkingen,
• å klage til presidenten for det polske datatilsynet (UODO, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa, Polen, uodo.gov.pl).

Forespørsler om utøvelse av rettigheter kan sendes til: contact@tlsafe.eu. Behandlingsansvarlig svarer uten ugrunnet opphold, senest innen én måned etter mottak av forespørselen.

10. Automatisert behandling og kunstig intelligens

Kontrollresultatet har karakter av en støttende vurdering utarbeidet på kundens bestilling. Beslutningen om å innlede samarbeid med en transportør tas alltid av et menneske - en speditør eller direktør hos TLSafes kunde. Behandlingsansvarlig treffer ikke avgjørelser overfor de registrerte som utelukkende er basert på automatisert behandling og som har rettsvirkning for eller på tilsvarende måte i betydelig grad påvirker dem, jf. GDPR art. 22.

11. Informasjonskapsler

Nettstedet tlsafe.eu bruker informasjonskapsler og lignende teknologier:

• Nødvendige - sikrer at nettstedet og Plattformen fungerer riktig (bl.a. innloggingsøkt, sikkerhet). Bruken krever ikke samtykke.
• Analytiske - gjør det mulig å måle trafikk og bruk av nettstedet for å forbedre det. Brukes kun med samtykke.
• Markedsføring - brukes til å tilpasse kommunikasjonen. Brukes kun med samtykke.

Samtykket kan administreres via banneret for informasjonskapsler som vises ved første besøk, og i nettleserinnstillingene. Tilbaketrekking av samtykke påvirker ikke lovligheten av tidligere behandling.

12. Datasikkerhet

Behandlingsansvarlig anvender tekniske og organisatoriske tiltak som er tilpasset risikoen, herunder:

• kryptering av dataoverføring (TLS) og kryptering av lagrede data,
• rollebasert tilgangskontroll (speditør / regnskapsfører / direktør / administrator),
• sperring av samtidige økter på én konto og valgfrie IP-baserte tilgangsbegrensninger,
• API-nøkler som kan tilbakekalles umiddelbart, uten tilgang til betalings- og brukeradministrasjonsfunksjoner,
• logging av operasjoner på data (revisjonslogger, tidsstempler i rapporter),
• regelmessige sikkerhetskopier og prosedyrer for håndtering av sikkerhetshendelser.

Ved brudd på personopplysningssikkerheten handler Behandlingsansvarlig i samsvar med GDPR art. 33 og 34, herunder - når det kreves - melding av bruddet til presidenten for UODO innen 72 timer og underretning av de registrerte.

13. Endringer i erklæringen

Behandlingsansvarlig kan oppdatere denne erklæringen i forbindelse med utviklingen av Plattformen, lovendringer eller anbefalinger fra tilsynsmyndigheter. Brukere av Plattformen vil bli informert om vesentlige endringer i rimelig tid - gjennom en melding på Plattformen eller per e-post. Gjeldende versjon av erklæringen er alltid tilgjengelig på tlsafe.eu.

14. Kontakt