Kann man AI bei der Frachtführerprüfung vertrauen?

Ja, man kann AI bei der Frachtführerprüfung vertrauen, solange man sie nicht raten lässt: Unternehmensdaten müssen aus Registern stammen, und die Dokumente des Frachtführers müssen tatsächlich geprüft werden, auch die in einer Fremdsprache.

Jede Spedition kennt diese Szene. Freitagnachmittag, die Ladung muss raus, und der Frachtführer ist neu. Jemand kopiert seine Versicherungspolice in ChatGPT und schreibt: „Prüf mir diese Firma“. Kurz darauf kommt eine schöne, geordnete Antwort. Alles passt.

Und hier beginnen die Zweifel, über die in der Branche immer lauter gesprochen wird. Was ist mit dem Dokument passiert, das wir gerade jemandem geschickt haben? Woher weiß der Chat, dass die Lizenz gültig ist? Was zeigen wir dem Versicherer, wenn diese Ladung verschwindet?

Das sind gute Fragen. Sie betreffen jedoch das Einfügen von Dokumenten in einen gewöhnlichen Chat, nicht jeden Einsatz von AI. Der Unterschied ist etwa so groß wie zwischen der Frage an einen Bekannten „Hast du etwas über diese Firma gehört?“ und einem Registerauszug.

Gewöhnlicher Chat und Prüfwerkzeug

Ein Chat wie ChatGPT, Gemini oder Claude antwortet auf Grundlage dessen, was wir ihm einfügen, was er früher gelernt hat und was er gerade im Internet findet. Wenn er schreibt, dass der Frachtführer eine Lizenz hat, wissen wir nicht, ob er in ein Register geschaut, eine zufällige Seite gefunden oder einfach einen Satz gebildet hat, der gut klingt. Selbst wenn er einen Link angibt, ist schwer zu beurteilen, von welchem Tag die Information stammt.

TLSafe haben wir anders gebaut, weil wir selbst eine Spedition führen und wissen, was ein Fehler kostet. Bei uns besteht die Prüfung aus mehreren Schritten und mehreren Quellen:

• Unternehmensdaten und USt-Status ruft das System aus Registern und Institutionen in 27 EU-Ländern ab, die AI ermittelt sie nicht.
• Die AI prüft die Dokumente des Frachtführers: Transportlizenz, Haftpflichtversicherung (CMR Insurance) und Prämienzahlungsnachweis.
• Rechnen, Abgleichen von Nummern und Bewerten nach Regeln übernimmt ein gewöhnliches Programm, das es morgen genau so machen wird wie heute.

Die AI beurteilt also nicht, ob die Firma vertrauenswürdig ist. Sie sammelt Informationen aus den Dokumenten: bis wann die Police gilt, auf wen sie ausgestellt ist, wie hoch die Versicherungssumme ist. Ob das ausreicht, beantwortet das System nach festen Regeln.

Damit ist es nicht getan. Die Informationen aus den drei Dokumenten stellt das System einander und den Unternehmensdaten gegenüber. Es prüft, ob die Police auf dieselbe Firma ausgestellt ist, die wir prüfen. Es prüft auch, ob die Prämie auf das in der Police genannte Konto gezahlt wurde, in der Höhe und zu dem Termin, die sich aus ihr ergeben.

Die Kontonummern aus den Dokumenten gleicht es mit der polnischen „weißen Liste“ ab (dem amtlichen Verzeichnis der Umsatzsteuerpflichtigen und ihrer Konten). Es geht um eine einfache Frage: Gehört das Konto des Frachtführers wirklich dem Frachtführer und das Konto des Versicherers dem Versicherer? Ist die Überweisung woanders hingegangen, sieht man, auf wessen Konto.

Jedes dieser Dokumente kann für sich genommen einwandfrei aussehen. Eine Unstimmigkeit zeigt sich erst, wenn man sie nebeneinanderlegt, und dafür fehlt bei der manuellen Prüfung meist die Zeit.

Hat der Frachtführer geschickt, worum wir gebeten haben?

Ein Frachtführer aus Litauen, Rumänien oder Deutschland schickt Dokumente in seiner Sprache. Der Disponent sieht das Logo des Versicherers, einen Betrag und ein Datum und nimmt an, dass er einen Zahlungsnachweis für die Prämie vor sich hat. Es kann aber eine Rechnung des Versicherers sein, also ein Beleg, dass die Prämie zu zahlen ist, nicht dass sie gezahlt wurde. Ebenso kommt statt einer Police manchmal ein Angebot oder die Allgemeinen Versicherungsbedingungen.

Im Schadenfall wird der Versicherer bei einer solchen Lücke nicht nachsichtig sein. Liegt in der Auftragsakte eine Rechnung statt eines Überweisungsnachweises, lässt sich kaum behaupten, dass wir die Zahlung der Police geprüft haben. Die Entschädigung kann ausbleiben.

Deshalb beginnt TLSafe mit der einfachsten Frage: Ist das überhaupt das Dokument, um das wir gebeten haben? Kommt statt des Zahlungsnachweises eine Rechnung und statt der Police ein Angebot, hält das System die Prüfung an und bittet um die richtige Datei. Die Sprache des Dokuments spielt dabei keine Rolle.

Der nächste Schritt ist der Inhalt. Die AI prüft das Dokument in der Sprache, in der es ausgestellt wurde, und zeigt die wichtigsten Bestimmungen in Übersetzung neben dem Original. Der Disponent muss weder Litauisch können noch Teile der Police in einen Übersetzer kopieren, um zu sehen, was der Versicherungsschutz umfasst und bis zu welcher Summe. Er hat Original und Übersetzung nebeneinander und weiß, worauf er seine Entscheidung stützt.

Auch veränderte Policen kommen vor

Es gibt noch etwas, wonach kaum jemand fragt. Die Anforderungen der Versicherer konzentrieren sich meist darauf, ob ein Dokument vorliegt und ob es gültig ist. Ob es verändert wurde, wird meist nicht gefragt. Veränderte Dokumente kommen aber schlicht vor: ein hinzugefügtes Datum, ein korrigierter Betrag, eine mit anderer Schrift überschriebene Ziffer.

Deshalb achtet die AI in TLSafe bei jedem Dokument auch darauf, wie es aussieht. Sie sucht nach drei Dingen:

• Spuren von Änderungen: hinzugefügte Daten, geänderte Beträge, überschriebene Ziffern, Schrift oder Ausrichtung, die vom Rest des Dokuments abweichen,
• Vermerken wie „KOPIE“ oder „MUSTER“ sowie Wasserzeichen von Frachtenbörsen, die zeigen, dass es nicht das vom Frachtführer erhaltene Dokument ist,
• Werten, die sich auf verschiedenen Seiten desselben Dokuments widersprechen.

Eine Änderungsspur bei einem Betrag, einem Datum oder einer Nummer ergibt das Ergebnis NICHT OK, und der Bericht beschreibt, was den Zweifel ausgelöst hat.

Wir behaupten nicht, dass die AI jede Fälschung erkennt. Sie betrachtet aber jedes Dokument gleich sorgfältig und nicht nur dann, wenn etwas Verdacht erregt.

Und wenn sich die AI irrt?

Sie kann sich irren, und das lässt sich nicht seriös ausschließen. Deshalb ist das System so eingestellt, dass es im Zweifel anhält, statt zu raten.

Ist ein Scan schlecht und die AI nicht sicher, wird das Feld im Bericht deutlich markiert.

Fehlende Daten ergeben nie ein OK.

Wir halten lieber einen guten Frachtführer unnötig ein paar Minuten auf, als ein Problem durchzulassen, das mit dem Verlust der Ladung oder einer abgelehnten Entschädigung endet.

Ehrlicherweise muss man auch auf die manuelle Prüfung schauen. Ein Tippfehler in der Steuernummer, ein übersprungenes Register, eine Seite, die nicht geladen hat, ein Screenshot von vor einer Woche. Beim zwanzigsten Frachtführer am selben Tag passiert das einfach. Auch Menschen irren sich, nur sieht es niemand, weil eine manuelle Prüfung immer vollständig aussieht.

Disponenten nutzen AI bereits, oft ohne Wissen des Unternehmens

Dieses Thema lässt sich nicht übergehen. Ein Disponent, der eine Police auf Litauisch prüfen muss und eine Ladung an der Rampe warten hat, greift zu dem, was er zur Hand hat. Meist ist das ein kostenloses ChatGPT, Gemini oder Claude auf einem privaten Konto. Dort fügt er die Police ein, die Lizenz, manchmal die ganze Korrespondenz mit dem Frachtführer.

Das Unternehmen weiß davon oft nichts. Es weiß auch nicht, welche Dokumente wohin gelangt sind. Es gibt keine Spur davon und keinen Einfluss darauf, was mit diesen Dokumenten weiter geschieht.

Ein Verbot allein ändert hier wenig, weil der Bedarf nicht verschwindet. Ein Dokument in einer Fremdsprache muss weiterhin verstanden werden, und die Zeit wird weiterhin knapp sein. Vernünftiger ist es, den Mitarbeitern ein Werkzeug zu geben, das das Unternehmen selbst gewählt hat. Dann ist klar, wer die Dokumente verarbeitet und nach welchen Regeln, weil die Nutzungsbedingungen und die Datenschutzerklärung das beschreiben. Und jede Prüfung hinterlässt einen Bericht im Unternehmen, nicht ein Gespräch auf einem privaten Konto.

Was im Schadenfall bleibt

Solange die Ladung ankommt, fragt niemand, wie der Frachtführer geprüft wurde. Die Fragen beginnen beim Schaden. Ein Screenshot eines Chat-Gesprächs hilft dann wenig, weil darauf nicht zu sehen ist, was geprüft wurde, wann und nach welchen Regeln.

Nach einer Prüfung in TLSafe bleibt ein PDF-Bericht mit Datum und Uhrzeit der Prüfung und dem Ergebnis in fünf Bereichen: Unternehmensdaten, USt-Status, Transportlizenz, Haftpflichtversicherung (CMR Insurance) und Prämienzahlungsnachweis. In der Fußzeile stehen die Versionen der AI-Anweisungen, der Bewertungsregeln und des Systems. Kommt es zum Streit, lässt sich zeigen, nach welchen Regeln das Ergebnis entstanden ist.

Den Bericht legen wir in die Auftragsakte. Wir garantieren nicht, dass der Bericht über jeden Anspruch gegenüber dem Versicherer entscheidet, weil das von den Bedingungen der Police und den Umständen des Schadens abhängt. Er beantwortet aber die erste Frage, die dann gestellt wird: Was wurde geprüft und wann?

Sechs Fragen bei der Bewertung eines Werkzeugs

Es spielt keine Rolle, ob wir sagen, dass die AI „hilft“ oder dass sie „prüft“. Entscheidend ist, ob bekannt ist, worauf das Ergebnis beruht. Bevor du einem Werkzeug vertraust, auch unserem, frag:

1. Wer ermittelt die Unternehmensdaten: ein System, das sie aus Registern und Institutionen abruft, oder eine AI, die eine Antwort formuliert?
2. Erkennt das Werkzeug, dass der Frachtführer ein anderes Dokument geschickt hat als das, um das wir gebeten haben?
3. Kommt es mit einem Dokument in einer Fremdsprache zurecht und zeigt es die Übersetzung neben dem Original?
4. Gleicht es die Dokumente miteinander ab und achtet es auf Änderungsspuren?
5. Was passiert, wenn sich etwas nicht bestätigen lässt, und was bleibt nach der Prüfung in der Auftragsakte?
6. Hat das Unternehmen dieses Werkzeug gewählt, oder nutzt jeder Disponent sein eigenes?

Die endgültige Entscheidung trifft der Mensch. Das Ergebnis OK oder NICHT OK ist ein Hinweis auf Grundlage von Registern und Dokumenten, kein Urteil. Der Disponent kennt den Frachtführer, die Ladung und den Kunden. Und wenn eine Klausel in der Police Zweifel weckt, ruft er beim Versicherer an.

Die AI trifft die Entscheidung nicht für ihn. Sie nimmt ihm das Abschreiben, Übersetzen und Abgleichen von Daten ab, also den Teil der Arbeit, in dem Fehler am leichtesten passieren.