Czy można zaufać AI przy weryfikacji przewoźnika?
Tak, AI można zaufać przy weryfikacji przewoźnika, o ile nie każemy jej zgadywać: dane o firmie mają pochodzić z rejestrów, a dokumenty przewoźnika trzeba naprawdę sprawdzić, także te w obcym języku.
Ten scenariusz zna każda spedycja. Piątek po południu, ładunek musi wyjechać, a przewoźnik jest nowy. Ktoś wkleja jego polisę do ChatGPT i pisze: „sprawdź mi tę firmę”. Po chwili dostaje ładną, uporządkowaną odpowiedź. Wszystko się zgadza.
I tu zaczynają się wątpliwości, o których w branży mówi się coraz głośniej. Co się stało z dokumentem, który właśnie komuś wysłaliśmy? Skąd czat wie, że licencja jest ważna? Co pokażemy ubezpieczycielowi, jeśli ten ładunek zginie?
To dobre pytania. Dotyczą jednak wklejania dokumentów do zwykłego czatu, a nie każdego użycia AI. Różnica jest mniej więcej taka, jak między pytaniem do znajomego „słyszałeś coś o tej firmie?” a wyciągiem z rejestru.
Zwykły czat a narzędzie do weryfikacji
Czat taki jak ChatGPT, Gemini czy Claude odpowiada na podstawie tego, co mu wkleimy, tego, czego nauczył się wcześniej, i tego, co akurat znajdzie w internecie. Kiedy pisze, że przewoźnik ma licencję, nie wiemy, czy zajrzał do rejestru, trafił na przypadkową stronę, czy po prostu ułożył zdanie, które dobrze brzmi. Nawet gdy poda link, trudno ocenić, z jakiego dnia jest ta informacja.
TLSafe budowaliśmy inaczej, bo sami prowadzimy spedycję i wiemy, ile kosztuje pomyłka. U nas weryfikacja to kilka etapów i kilka źródeł:
- Dane firmy i status VAT pobiera system z rejestrów i instytucji w 27 krajach UE, AI ich nie ustala.
- AI weryfikuje dokumenty od przewoźnika: licencję transportową, polisę OCP i potwierdzenie opłacenia składki.
- Liczenie, porównywanie numerów i ocenę według reguł wykonuje zwykły program, który jutro zrobi to dokładnie tak samo jak dziś.
AI nie ocenia więc, czy firma jest wiarygodna. Zbiera informacje z dokumentów: do kiedy ważna jest polisa, na kogo ją wystawiono, jaka jest suma gwarancyjna. Na pytanie, czy to wystarcza, odpowiada system, według stałych reguł.
Na tym się nie kończy. Informacje z trzech dokumentów system zestawia ze sobą i z danymi firmy. Sprawdza, czy polisa jest wystawiona na tę samą firmę, którą weryfikujemy. Sprawdza też, czy składkę wpłacono na rachunek wskazany w polisie, w kwocie i w terminie, które z niej wynikają.
Numery rachunków z dokumentów porównuje z białą listą VAT (urzędowym wykazem podatników VAT i ich rachunków). Chodzi o proste pytanie: czy rachunek przewoźnika naprawdę należy do przewoźnika, a rachunek ubezpieczyciela do ubezpieczyciela. Jeśli przelew trafił gdzie indziej, widać, na czyj rachunek.
Każdy z tych dokumentów osobno może wyglądać bez zarzutu. Niezgodność widać dopiero wtedy, gdy położy się je obok siebie, a na to przy ręcznym sprawdzaniu zwykle brakuje czasu.
Czy przewoźnik przysłał to, o co prosiliśmy
Przewoźnik z Litwy, Rumunii czy Niemiec przysyła dokumenty w swoim języku. Spedytor widzi logo ubezpieczyciela, kwotę i datę, więc zakłada, że ma przed sobą potwierdzenie zapłaty składki. A to może być faktura od ubezpieczyciela, czyli dowód, że składkę trzeba zapłacić, a nie że ją zapłacono. Tak samo zamiast polisy potrafi przyjść oferta albo ogólne warunki ubezpieczenia.
Przy szkodzie ubezpieczyciel nie będzie dla takiej luki wyrozumiały. Jeśli w dokumentacji zlecenia znajduje się faktura zamiast potwierdzenia przelewu, trudno bronić tezy, że sprawdziliśmy opłacenie polisy. Można zostać bez odszkodowania.
Dlatego TLSafe zaczyna od najprostszego pytania: czy to w ogóle jest dokument, o który prosiliśmy. Jeśli w miejsce potwierdzenia zapłaty trafi faktura, a w miejsce polisy oferta, system wstrzymuje weryfikację i prosi o właściwy plik. Język dokumentu nie ma tu znaczenia.
Następny krok to treść. AI weryfikuje dokument w języku, w którym go wystawiono, a najważniejsze zapisy pokazuje w tłumaczeniu obok oryginału. Spedytor nie musi znać litewskiego ani wklejać fragmentów polisy do tłumacza, żeby zobaczyć, co obejmuje ochrona i na jaką sumę. Ma oryginał i tłumaczenie obok siebie, więc wie, co podpisuje swoją decyzją.
Przerobiona polisa też się zdarza
Jest jeszcze jedna rzecz, o którą mało kto pyta. Wymagania ubezpieczycieli skupiają się zwykle na tym, czy dokument jest i czy jest ważny. O to, czy dokument nie został przerobiony, zazwyczaj nie pytają. A przerobione dokumenty po prostu się zdarzają: dopisana data, poprawiona kwota, cyfra nadpisana inną czcionką.
Dlatego AI w TLSafe przy każdym dokumencie zwraca uwagę także na to, jak on wygląda. Szuka trzech rzeczy:
- śladów przeróbek: dopisanych dat, zmienionych kwot, nadpisanych cyfr, czcionki albo wyrównania innego niż w reszcie dokumentu,
- oznaczeń w rodzaju „KOPIA” albo „WZÓR” oraz znaków wodnych giełd transportowych, które mówią, że to nie jest dokument otrzymany od przewoźnika,
- wartości, które na różnych stronach tego samego dokumentu sobie przeczą.
Ślad przeróbki przy kwocie, dacie albo numerze daje wynik NIE-OK, a raport opisuje, co wzbudziło wątpliwość.
Nie twierdzimy, że AI wychwyci każde fałszerstwo. Patrzy jednak na każdy dokument tak samo uważnie, a nie tylko wtedy, gdy coś wzbudzi podejrzenie.
A jeśli AI się pomyli
Może się pomylić i tego nie da się rzetelnie wykluczyć. Dlatego system jest ustawiony tak, żeby w razie wątpliwości się zatrzymać, a nie zgadywać.
Jeśli skan jest słaby i AI nie ma pewności, pole jest w raporcie wyraźnie oznaczone.
Brak danych nigdy nie daje wyniku OK.
Wolimy niepotrzebnie zatrzymać dobrego przewoźnika na kilka minut, niż przepuścić problem, który skończy się utratą ładunku albo odmową odszkodowania.
Uczciwie trzeba też spojrzeć na sprawdzanie ręczne. Literówka w NIP, pominięty rejestr, strona, która się nie załadowała, zrzut ekranu sprzed tygodnia. Przy dwudziestym przewoźniku tego samego dnia to się po prostu zdarza. Człowiek też się myli, tylko nikt tego nie widzi, bo ręczne sprawdzenie zawsze wygląda na kompletne.
Spedytorzy już korzystają z AI, często bez wiedzy firmy
Tego tematu nie da się pominąć. Spedytor, który ma do sprawdzenia polisę po litewsku i ładunek czekający na rampie, sięgnie po to, co ma pod ręką. Najczęściej jest to darmowy ChatGPT, Gemini albo Claude na prywatnym koncie. Wkleja tam polisę, licencję, czasem całą korespondencję z przewoźnikiem.
Firma często o tym nie wie. Nie wie też, jakie dokumenty i dokąd trafiły. Nie ma po tym żadnego śladu i nie ma wpływu na to, co się z tymi dokumentami dalej dzieje.
Sam zakaz niewiele tu zmieni, bo potrzeba nie zniknie. Dokument w obcym języku nadal trzeba będzie zrozumieć, a czasu nadal będzie brakować. Rozsądniej dać ludziom narzędzie, które firma sama wybrała. Wtedy wiadomo, kto przetwarza dokumenty i na jakich zasadach, bo opisują to regulamin i polityka prywatności. A każda weryfikacja zostawia raport w firmie, a nie rozmowę na czyimś prywatnym koncie.
Co zostaje, gdy dojdzie do szkody
Dopóki ładunek dojeżdża, nikt nie pyta, jak sprawdzono przewoźnika. Pytania zaczynają się przy szkodzie. Zrzut ekranu z rozmowy z czatem niewiele wtedy pomoże, bo nie widać na nim, co sprawdzono, kiedy i według jakich zasad.
Po weryfikacji w TLSafe zostaje raport PDF z datą i godziną sprawdzenia oraz wynikiem w pięciu obszarach: dane firmy, status VAT, licencja transportowa, polisa OCP i potwierdzenie opłacenia składki. W stopce są oznaczenia wersji instrukcji dla AI, reguł oceny i systemu. Jeśli dojdzie do sporu, da się pokazać, na jakich zasadach powstał wynik.
Raport odkładamy do dokumentacji zlecenia. Nie gwarantujemy, że raport przesądzi o każdym roszczeniu wobec ubezpieczyciela, bo to zależy od warunków polisy i okoliczności szkody. Daje za to odpowiedź na pierwsze pytanie, które wtedy pada: co sprawdzono i kiedy.
Sześć pytań przy ocenie narzędzia
Nie ma znaczenia, czy powiemy, że AI „pomaga”, czy że „weryfikuje”. Liczy się to, czy wiadomo, na czym opiera się wynik. Zanim zaufasz jakiemukolwiek narzędziu, także naszemu, zapytaj:
- Kto ustala dane o firmie: system, który pobiera je z rejestrów i instytucji, czy AI, która układa odpowiedź?
- Czy narzędzie rozpozna, że przewoźnik przysłał nie ten dokument, o który prosiliśmy?
- Czy poradzi sobie z dokumentem w obcym języku i pokaże tłumaczenie obok oryginału?
- Czy porównuje dokumenty ze sobą i zwraca uwagę na ślady przeróbek?
- Co się dzieje, gdy czegoś nie da się potwierdzić, i co zostaje po weryfikacji w dokumentacji zlecenia?
- Czy to narzędzie wybrała firma, czy każdy spedytor korzysta z własnego?
Ostateczną decyzję podejmuje człowiek. Wynik OK albo NIE-OK to podpowiedź oparta na rejestrach i dokumentach, a nie wyrok. Spedytor zna przewoźnika, ładunek i klienta. A kiedy zapis w polisie budzi wątpliwości, dzwoni do ubezpieczyciela.
AI nie podejmie za niego decyzji. Zdejmie z niego przepisywanie, tłumaczenie i porównywanie danych, czyli tę część pracy, w której o pomyłkę najłatwiej.