Kun je AI vertrouwen bij de verificatie van een vervoerder?
Ja, AI kun je vertrouwen bij de verificatie van een vervoerder, zolang je het niet laat gokken: bedrijfsgegevens moeten uit registers komen en de documenten van de vervoerder moeten echt worden gecontroleerd, ook die in een vreemde taal.
Elk expeditiebedrijf kent dit scenario. Vrijdagmiddag, de lading moet weg en de vervoerder is nieuw. Iemand plakt zijn polis in ChatGPT en schrijft: “controleer dit bedrijf even voor me”. Even later krijgt hij een net, overzichtelijk antwoord. Alles klopt.
En hier beginnen de twijfels waarover in de branche steeds luider wordt gesproken. Wat is er gebeurd met het document dat we net naar iemand hebben gestuurd? Hoe weet de chat dat de vergunning geldig is? Wat laten we de verzekeraar zien als deze lading verdwijnt?
Dat zijn goede vragen. Ze gaan echter over het plakken van documenten in een gewone chat, niet over elk gebruik van AI. Het verschil is ongeveer als dat tussen de vraag aan een kennis “heb je iets over dit bedrijf gehoord?” en een uittreksel uit een register.
Een gewone chat versus een verificatietool
Een chat als ChatGPT, Gemini of Claude antwoordt op basis van wat we erin plakken, wat hij eerder heeft geleerd en wat hij toevallig op internet vindt. Als hij schrijft dat de vervoerder een vergunning heeft, weten we niet of hij in een register heeft gekeken, op een willekeurige pagina terecht is gekomen of gewoon een zin heeft gevormd die goed klinkt. Zelfs als hij een link geeft, is moeilijk te beoordelen van welke dag die informatie is.
TLSafe hebben we anders gebouwd, omdat we zelf een expeditiebedrijf hebben en weten wat een fout kost. Bij ons bestaat een verificatie uit meerdere stappen en meerdere bronnen:
- Bedrijfsgegevens en btw-status haalt het systeem op uit registers en instanties in 27 EU-landen, AI stelt ze niet vast.
- AI verifieert de documenten van de vervoerder: transportvergunning, aansprakelijkheidsverzekering (CMR Insurance) en betalingsbewijs van de premie.
- Berekeningen, het vergelijken van nummers en de beoordeling volgens regels voert een gewoon programma uit, dat het morgen precies zo doet als vandaag.
AI beoordeelt dus niet of het bedrijf betrouwbaar is. Het verzamelt informatie uit de documenten: tot wanneer de polis geldig is, op wiens naam ze is uitgegeven, hoe hoog het verzekerde bedrag is. Of dat voldoende is, bepaalt het systeem, volgens vaste regels.
Daar houdt het niet op. De informatie uit de drie documenten legt het systeem naast elkaar en naast de bedrijfsgegevens. Het controleert of de polis is uitgegeven op naam van hetzelfde bedrijf dat we verifiëren. Het controleert ook of de premie is betaald op de rekening die in de polis staat, voor het bedrag en binnen de termijn die daaruit volgen.
De rekeningnummers uit de documenten vergelijkt het met de witte lijst voor btw (de officiële Poolse lijst van btw-plichtigen en hun bankrekeningen). Het gaat om een eenvoudige vraag: is de rekening van de vervoerder echt van de vervoerder, en die van de verzekeraar van de verzekeraar? Als de overboeking ergens anders terechtkwam, is te zien van wie die rekening is.
Elk van deze documenten kan op zichzelf onberispelijk lijken. Een afwijking wordt pas zichtbaar als je ze naast elkaar legt, en daar ontbreekt bij handmatige controle meestal de tijd voor.
Heeft de vervoerder gestuurd wat we hebben gevraagd?
Een vervoerder uit Litouwen, Roemenië of Duitsland stuurt documenten in zijn eigen taal. De expediteur ziet het logo van de verzekeraar, een bedrag en een datum, en gaat ervan uit dat hij een bewijs van betaling van de premie voor zich heeft. Maar het kan een factuur van de verzekeraar zijn, dus een bewijs dat de premie moet worden betaald, niet dat ze is betaald. Op dezelfde manier komt er in plaats van een polis soms een offerte of de algemene verzekeringsvoorwaarden binnen.
Bij een schade zal de verzekeraar voor zo’n leemte geen begrip tonen. Als het orderdossier een factuur bevat in plaats van een betalingsbevestiging, is moeilijk vol te houden dat we de betaling van de polis hebben gecontroleerd. Je kunt zonder schadevergoeding komen te zitten.
Daarom begint TLSafe met de eenvoudigste vraag: is dit überhaupt het document waarom we hebben gevraagd? Als er in plaats van een betalingsbewijs een factuur binnenkomt, en in plaats van een polis een offerte, zet het systeem de verificatie stop en vraagt het om het juiste bestand. De taal van het document speelt hierbij geen rol.
De volgende stap is de inhoud. AI verifieert het document in de taal waarin het is opgesteld en toont de belangrijkste bepalingen in vertaling naast het origineel. De expediteur hoeft geen Litouws te kennen of fragmenten van de polis in een vertaalprogramma te plakken om te zien wat de dekking omvat en tot welk bedrag. Hij heeft het origineel en de vertaling naast elkaar en weet dus waarvoor hij met zijn beslissing tekent.
Ook gemanipuleerde polissen komen voor
Er is nog iets waar bijna niemand naar vraagt. De eisen van verzekeraars richten zich meestal op de vraag of een document er is en of het geldig is. Of het document niet is gemanipuleerd, vragen ze meestal niet. En gemanipuleerde documenten komen gewoon voor: een toegevoegde datum, een gecorrigeerd bedrag, een cijfer overschreven in een ander lettertype.
Daarom let AI in TLSafe bij elk document ook op hoe het eruitziet. Het zoekt naar drie dingen:
- sporen van manipulatie: toegevoegde data, gewijzigde bedragen, overschreven cijfers, een lettertype of uitlijning die afwijkt van de rest van het document,
- markeringen zoals “KOPIE” of “VOORBEELD” en watermerken van vrachtbeurzen, die aangeven dat dit niet het document is dat van de vervoerder is ontvangen,
- waarden die elkaar op verschillende pagina’s van hetzelfde document tegenspreken.
Een spoor van manipulatie bij een bedrag, een datum of een nummer geeft het resultaat NIET OK, en het rapport beschrijft wat twijfel heeft gewekt.
We beweren niet dat AI elke vervalsing opmerkt. Het bekijkt wel elk document even zorgvuldig, en niet alleen wanneer iets argwaan wekt.
En als AI zich vergist?
Dat kan, en dat valt niet serieus uit te sluiten. Daarom is het systeem zo ingesteld dat het bij twijfel stopt in plaats van te gokken.
Als de scan slecht is en AI het niet zeker weet, wordt het veld in het rapport duidelijk gemarkeerd.
Ontbrekende gegevens leveren nooit een OK-resultaat op.
We houden liever een goede vervoerder onnodig een paar minuten tegen dan dat we een probleem doorlaten dat eindigt met verlies van de lading of een geweigerde schadevergoeding.
Ook handmatige controle verdient een eerlijke blik. Een tikfout in het btw-nummer, een overgeslagen register, een pagina die niet laadde, een screenshot van een week geleden. Bij de twintigste vervoerder op dezelfde dag gebeurt dat gewoon. Ook mensen vergissen zich, alleen ziet niemand het, omdat een handmatige controle er altijd volledig uitziet.
Expediteurs gebruiken AI al, vaak zonder medeweten van het bedrijf
Dit onderwerp kan niet worden overgeslagen. Een expediteur die een polis in het Litouws moet controleren en een lading heeft die aan het laadperron wacht, grijpt naar wat hij bij de hand heeft. Meestal is dat de gratis versie van ChatGPT, Gemini of Claude op een privéaccount. Daarin plakt hij de polis, de vergunning, soms de hele correspondentie met de vervoerder.
Het bedrijf weet dat vaak niet. Het weet ook niet welke documenten waar terecht zijn gekomen. Er blijft geen spoor van over en het bedrijf heeft geen invloed op wat er verder met die documenten gebeurt.
Een verbod alleen verandert hier weinig, want de behoefte verdwijnt niet. Een document in een vreemde taal moet nog steeds worden begrepen, en tijd blijft schaars. Verstandiger is het om mensen een tool te geven die het bedrijf zelf heeft gekozen. Dan is duidelijk wie de documenten verwerkt en onder welke voorwaarden, want dat staat in de gebruiksvoorwaarden en het privacybeleid. En elke verificatie laat een rapport achter in het bedrijf, niet een gesprek op iemands privéaccount.
Wat er overblijft als er schade ontstaat
Zolang de lading aankomt, vraagt niemand hoe de vervoerder is gecontroleerd. De vragen beginnen bij een schade. Een screenshot van een gesprek met een chat helpt dan weinig, omdat daarop niet te zien is wat er is gecontroleerd, wanneer en volgens welke regels.
Na een verificatie in TLSafe blijft er een pdf-rapport over met de datum en het tijdstip van de controle en het resultaat in vijf gebieden: bedrijfsgegevens, btw-status, transportvergunning, aansprakelijkheidsverzekering (CMR Insurance) en betalingsbewijs van de premie. In de voettekst staan de versies van de instructies voor AI, de beoordelingsregels en het systeem. Als het tot een geschil komt, kan worden aangetoond volgens welke regels het resultaat tot stand is gekomen.
Het rapport voegen we toe aan het orderdossier. We garanderen niet dat het rapport doorslaggevend is bij elke claim tegenover de verzekeraar, want dat hangt af van de polisvoorwaarden en de omstandigheden van de schade. Het geeft wel antwoord op de eerste vraag die dan wordt gesteld: wat is er gecontroleerd en wanneer?
Zes vragen bij de beoordeling van een tool
Het maakt niet uit of we zeggen dat AI “helpt” of dat het “verifieert”. Waar het om gaat, is of bekend is waarop het resultaat is gebaseerd. Stel, voordat je welke tool dan ook vertrouwt, ook de onze, de volgende vragen:
- Wie stelt de bedrijfsgegevens vast: een systeem dat ze uit registers en instanties haalt, of AI die een antwoord formuleert?
- Herkent de tool dat de vervoerder een ander document heeft gestuurd dan het document waarom we hebben gevraagd?
- Kan de tool overweg met een document in een vreemde taal en toont hij de vertaling naast het origineel?
- Vergelijkt de tool de documenten met elkaar en let hij op sporen van manipulatie?
- Wat gebeurt er als iets niet kan worden bevestigd, en wat blijft er na de verificatie in het orderdossier?
- Heeft het bedrijf deze tool gekozen, of gebruikt elke expediteur zijn eigen tool?
De uiteindelijke beslissing neemt een mens. Het resultaat OK of NIET OK is een aanwijzing op basis van registers en documenten, geen vonnis. De expediteur kent de vervoerder, de lading en de klant. En als een bepaling in de polis twijfel oproept, belt hij de verzekeraar.
AI neemt de beslissing niet voor hem. Het neemt hem het overtypen, vertalen en vergelijken van gegevens uit handen, dus het deel van het werk waarin het makkelijkst een fout wordt gemaakt.