Peut-on faire confiance à l'AI pour vérifier un transporteur ?

Oui, on peut faire confiance à l'AI pour vérifier un transporteur, à condition de ne pas lui demander de deviner : les données de l'entreprise doivent provenir des registres, et les documents du transporteur doivent être réellement contrôlés, y compris ceux rédigés dans une langue étrangère.

Tous les commissionnaires de transport connaissent cette scène. Vendredi après-midi, le chargement doit partir et le transporteur est nouveau. Quelqu'un colle sa police d'assurance dans ChatGPT et écrit : « vérifie-moi cette entreprise ». Quelques instants plus tard, il obtient une réponse claire et bien structurée. Tout concorde.

C'est là que commencent les doutes, dont la profession parle de plus en plus ouvertement. Qu'est-il advenu du document que nous venons d'envoyer à quelqu'un ? Comment le chat sait-il que la licence est valide ? Que montrerons-nous à l'assureur si ce chargement disparaît ?

Ce sont de bonnes questions. Elles concernent toutefois le fait de coller des documents dans un chat ordinaire, et non toute utilisation de l'AI. La différence est à peu près celle qui sépare la question posée à une connaissance, « tu as entendu parler de cette entreprise ? », d'un extrait de registre.

Un chat ordinaire et un outil de vérification

Un chat comme ChatGPT, Gemini ou Claude répond à partir de ce que nous y collons, de ce qu'il a appris auparavant et de ce qu'il trouve sur Internet à ce moment-là. Lorsqu'il écrit que le transporteur détient une licence, nous ne savons pas s'il a consulté un registre, s'il est tombé sur une page quelconque ou s'il a simplement formulé une phrase qui sonne juste. Même lorsqu'il fournit un lien, il est difficile de savoir de quel jour date l'information.

Nous avons conçu TLSafe autrement, car nous sommes nous-mêmes commissionnaires de transport et nous savons ce que coûte une erreur. Chez nous, la vérification comporte plusieurs étapes et s'appuie sur plusieurs sources :

• Les données de l'entreprise et le statut TVA sont récupérés par le système auprès des registres et des institutions de 27 pays de l'UE, l'AI ne les établit pas.
• L'AI vérifie les documents du transporteur : la licence de transport, l'assurance responsabilité civile (CMR Insurance) et la preuve de paiement de la prime.
• Les calculs, la comparaison des numéros et l'évaluation selon les règles sont réalisés par un programme ordinaire, qui le fera demain exactement comme aujourd'hui.

L'AI ne juge donc pas si l'entreprise est fiable. Elle recueille les informations des documents : jusqu'à quand la police est valable, au nom de qui elle a été émise, quel est le montant de garantie. La question de savoir si cela suffit est tranchée par le système, selon des règles fixes.

Cela ne s'arrête pas là. Le système confronte les informations des trois documents entre elles et avec les données de l'entreprise. Il vérifie si la police est émise au nom de l'entreprise que nous vérifions. Il vérifie aussi si la prime a été versée sur le compte indiqué dans la police, pour le montant et dans le délai qui en découlent.

Il compare les numéros de compte figurant dans les documents avec la liste blanche TVA (le registre officiel polonais des assujettis à la TVA et de leurs comptes bancaires). La question est simple : le compte du transporteur appartient-il vraiment au transporteur, et celui de l'assureur à l'assureur ? Si le virement est parti ailleurs, on voit sur le compte de qui.

Chacun de ces documents peut, pris isolément, paraître irréprochable. L'incohérence n'apparaît que lorsqu'on les place côte à côte, et lors d'un contrôle manuel, le temps manque généralement pour le faire.

Le transporteur a-t-il envoyé ce que nous avons demandé ?

Un transporteur lituanien, roumain ou allemand envoie ses documents dans sa langue. L'affréteur voit le logo de l'assureur, un montant et une date, et suppose qu'il a sous les yeux la preuve du paiement de la prime. Il peut pourtant s'agir d'une facture de l'assureur, c'est-à-dire d'un document prouvant que la prime est due, et non qu'elle a été payée. De la même manière, à la place d'une police, il arrive qu'on reçoive une offre ou les conditions générales d'assurance.

En cas de sinistre, l'assureur ne sera pas indulgent face à une telle lacune. Si le dossier de l'ordre de transport contient une facture au lieu d'une confirmation de virement, il est difficile de soutenir que nous avons vérifié le paiement de la police. On peut se retrouver sans indemnisation.

C'est pourquoi TLSafe commence par la question la plus simple : s'agit-il bien du document que nous avons demandé ? Si une facture arrive à la place de la preuve de paiement, ou une offre à la place de la police, le système suspend la vérification et demande le bon fichier. La langue du document n'a ici aucune importance.

L'étape suivante concerne le contenu. L'AI vérifie le document dans la langue dans laquelle il a été émis et affiche les clauses les plus importantes traduites à côté de l'original. L'affréteur n'a pas besoin de connaître le lituanien ni de coller des extraits de la police dans un traducteur pour voir ce que couvre la garantie et à hauteur de quel montant. Il dispose de l'original et de la traduction côte à côte, et sait donc sur quoi il engage sa décision.

Les polices modifiées existent aussi

Il y a encore un point que presque personne n'aborde. Les exigences des assureurs portent généralement sur l'existence du document et sur sa validité. Elles ne demandent généralement pas si le document a été modifié. Or les documents modifiés existent tout simplement : une date ajoutée, un montant corrigé, un chiffre réécrit dans une autre typographie.

C'est pourquoi, pour chaque document, l'AI de TLSafe examine également son aspect. Elle recherche trois éléments :

• des traces de modification : dates ajoutées, montants changés, chiffres réécrits, typographie ou alignement différents du reste du document,
• des mentions telles que « COPIE » ou « SPÉCIMEN » ainsi que des filigranes de bourses de fret, qui indiquent qu'il ne s'agit pas du document reçu du transporteur,
• des valeurs qui se contredisent d'une page à l'autre d'un même document.

Une trace de modification sur un montant, une date ou un numéro donne le résultat NON OK, et le rapport décrit ce qui a suscité le doute.

Nous ne prétendons pas que l'AI détectera chaque falsification. Elle examine toutefois chaque document avec la même attention, et pas seulement lorsque quelque chose éveille les soupçons.

Et si l'AI se trompe ?

Elle peut se tromper, et on ne peut pas sérieusement l'exclure. C'est pourquoi le système est réglé pour s'arrêter en cas de doute, et non pour deviner.

Si le scan est de mauvaise qualité et que l'AI n'est pas certaine, le champ est clairement signalé dans le rapport.

L'absence de données ne donne jamais un résultat OK.

Nous préférons retenir inutilement un bon transporteur quelques minutes plutôt que de laisser passer un problème qui se terminera par la perte du chargement ou un refus d'indemnisation.

En toute honnêteté, il faut aussi regarder le contrôle manuel. Une faute de frappe dans le numéro fiscal, un registre oublié, une page qui ne s'est pas chargée, une capture d'écran datant d'une semaine. Au vingtième transporteur de la journée, cela arrive tout simplement. L'humain se trompe lui aussi, seulement personne ne le voit, car un contrôle manuel a toujours l'air complet.

Les affréteurs utilisent déjà l'AI, souvent à l'insu de l'entreprise

Ce sujet ne peut pas être passé sous silence. Un affréteur qui doit vérifier une police rédigée en lituanien alors qu'un chargement attend au quai se servira de ce qu'il a sous la main. Le plus souvent, il s'agit de la version gratuite de ChatGPT, Gemini ou Claude sur un compte personnel. Il y colle la police, la licence, parfois toute la correspondance avec le transporteur.

Souvent, l'entreprise n'en sait rien. Elle ne sait pas non plus quels documents ont été envoyés, ni où. Il n'en reste aucune trace, et elle n'a aucune maîtrise sur ce qu'il advient ensuite de ces documents.

Une simple interdiction n'y changera pas grand-chose, car le besoin ne disparaîtra pas. Il faudra toujours comprendre un document rédigé dans une langue étrangère, et le temps manquera toujours. Il est plus raisonnable de donner aux équipes un outil choisi par l'entreprise elle-même. On sait alors qui traite les documents et selon quelles règles, car les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité les décrivent. Et chaque vérification laisse un rapport dans l'entreprise, et non une conversation sur le compte personnel de quelqu'un.

Ce qui reste en cas de sinistre

Tant que le chargement arrive à destination, personne ne demande comment le transporteur a été vérifié. Les questions commencent avec le sinistre. Une capture d'écran d'une conversation avec un chat n'est alors pas d'un grand secours, car on n'y voit pas ce qui a été vérifié, quand, ni selon quelles règles.

Après une vérification dans TLSafe, il reste un rapport PDF indiquant la date et l'heure du contrôle ainsi que le résultat dans cinq domaines : données de l'entreprise, statut TVA, licence de transport, assurance responsabilité civile (CMR Insurance) et preuve de paiement de la prime. Le pied de page mentionne les versions des instructions données à l'AI, des règles d'évaluation et du système. En cas de litige, il est possible de montrer selon quelles règles le résultat a été obtenu.

Nous classons le rapport dans le dossier de l'ordre de transport. Nous ne garantissons pas que le rapport sera déterminant pour chaque réclamation auprès de l'assureur, car cela dépend des conditions de la police et des circonstances du sinistre. Il apporte en revanche une réponse à la première question qui se pose alors : qu'a-t-on vérifié, et quand ?

Six questions pour évaluer un outil

Peu importe que l'on dise que l'AI « aide » ou qu'elle « vérifie ». Ce qui compte, c'est de savoir sur quoi repose le résultat. Avant de faire confiance à un outil, quel qu'il soit, y compris le nôtre, pose ces questions :

1. Qui établit les données de l'entreprise : un système qui les récupère auprès des registres et des institutions, ou une AI qui formule une réponse ?
2. L'outil reconnaîtra-t-il que le transporteur a envoyé un autre document que celui que nous avons demandé ?
3. Saura-t-il traiter un document rédigé dans une langue étrangère et afficher la traduction à côté de l'original ?
4. Compare-t-il les documents entre eux et repère-t-il les traces de modification ?
5. Que se passe-t-il lorsqu'un élément ne peut pas être confirmé, et que reste-t-il dans le dossier de l'ordre de transport après la vérification ?
6. Cet outil a-t-il été choisi par l'entreprise, ou chaque affréteur utilise-t-il le sien ?

La décision finale revient à l'humain. Le résultat OK ou NON OK est une indication fondée sur les registres et les documents, et non un verdict. L'affréteur connaît le transporteur, le chargement et le client. Et lorsqu'une clause de la police soulève des doutes, il appelle l'assureur.

L'AI ne prendra pas la décision à sa place. Elle le déchargera de la saisie, de la traduction et de la comparaison des données, c'est-à-dire de la partie du travail où l'erreur est la plus facile.