Se poate avea încredere în AI la verificarea transportatorului?
Da, se poate avea încredere în AI la verificarea transportatorului, cu condiția să nu o punem să ghicească: datele despre firmă trebuie să provină din registre, iar documentele transportatorului trebuie verificate cu adevărat, inclusiv cele într-o limbă străină.
Orice casă de expediții cunoaște acest scenariu. Vineri după-amiază, încărcătura trebuie să plece, iar transportatorul este nou. Cineva lipește polița lui în ChatGPT și scrie: „verifică-mi firma asta”. După o clipă primește un răspuns frumos și ordonat. Totul se potrivește.
Și aici încep îndoielile, despre care în domeniu se vorbește tot mai des. Ce s-a întâmplat cu documentul pe care tocmai l-am trimis cuiva? De unde știe chatul că licența este valabilă? Ce îi vom arăta asigurătorului dacă această încărcătură dispare?
Sunt întrebări bune. Ele privesc însă lipirea documentelor într-un chat obișnuit, nu orice utilizare a AI. Diferența este cam aceeași ca între întrebarea adresată unui cunoscut, „ai auzit ceva despre firma asta?”, și un extras din registru.
Chatul obișnuit și instrumentul de verificare
Un chat precum ChatGPT, Gemini sau Claude răspunde pe baza a ceea ce îi lipim, a ceea ce a învățat anterior și a ceea ce găsește în acel moment pe internet. Când scrie că transportatorul are licență, nu știm dacă a consultat un registru, a dat peste o pagină întâmplătoare sau pur și simplu a formulat o propoziție care sună bine. Chiar și atunci când oferă un link, este greu de apreciat din ce zi este informația.
Am construit TLSafe altfel, pentru că noi înșine conducem o casă de expediții și știm cât costă o greșeală. La noi, verificarea înseamnă mai multe etape și mai multe surse:
- Datele firmei și statutul TVA sunt preluate de sistem din registre și instituții din 27 de țări ale UE, AI nu le stabilește.
- AI verifică documentele primite de la transportator: licența de transport, asigurarea de răspundere civilă (CMR Insurance) și dovada plății primei.
- Calculele, compararea numerelor și evaluarea după reguli sunt făcute de un program obișnuit, care mâine le va face exact la fel ca azi.
Așadar, AI nu apreciază dacă firma este de încredere. Adună informații din documente: până când este valabilă polița, pe numele cui a fost emisă, care este suma asigurată. La întrebarea dacă acest lucru este suficient răspunde sistemul, după reguli fixe.
Lucrurile nu se opresc aici. Sistemul pune față în față informațiile din cele trei documente, între ele și cu datele firmei. Verifică dacă polița este emisă pe aceeași firmă pe care o verificăm. Verifică și dacă prima a fost plătită în contul indicat în poliță, în suma și la termenul care rezultă din aceasta.
Numerele de cont din documente le compară cu lista albă de TVA (registrul oficial polonez al plătitorilor de TVA și al conturilor lor bancare). Este vorba de o întrebare simplă: contul transportatorului aparține cu adevărat transportatorului, iar contul asigurătorului asigurătorului? Dacă transferul a ajuns în altă parte, se vede în contul cui.
Fiecare dintre aceste documente, luat separat, poate arăta impecabil. Neconcordanța se vede abia atunci când sunt puse unul lângă altul, iar la verificarea manuală de obicei nu este timp pentru asta.
A trimis transportatorul ceea ce am cerut
Un transportator din Lituania, România sau Germania trimite documentele în limba sa. Expeditorul vede sigla asigurătorului, o sumă și o dată, așa că presupune că are în față confirmarea plății primei. Dar poate fi o factură de la asigurător, adică dovada că prima trebuie plătită, nu că a fost plătită. La fel, în locul poliței poate veni o ofertă sau condițiile generale de asigurare.
În caz de daună, asigurătorul nu va fi îngăduitor cu o asemenea lacună. Dacă în dosarul comenzii se află o factură în locul confirmării transferului, este greu de susținut că am verificat plata poliței. Se poate rămâne fără despăgubire.
De aceea TLSafe începe cu cea mai simplă întrebare: este acesta, de fapt, documentul pe care l-am cerut? Dacă în locul confirmării plății ajunge o factură, iar în locul poliței o ofertă, sistemul oprește verificarea și cere fișierul corect. Limba documentului nu contează aici.
Următorul pas este conținutul. AI verifică documentul în limba în care a fost emis, iar cele mai importante prevederi le arată în traducere, alături de original. Expeditorul nu trebuie să știe lituaniană și nici să lipească fragmente din poliță într-un traducător ca să vadă ce acoperă protecția și pentru ce sumă. Are originalul și traducerea una lângă alta, deci știe ce susține prin decizia sa.
Apar și polițe modificate
Mai este un lucru despre care puțini întreabă. Cerințele asigurătorilor se concentrează de obicei pe existența documentului și pe valabilitatea lui. Dacă documentul nu a fost modificat, de regulă nu se întreabă. Iar documentele modificate pur și simplu apar: o dată adăugată, o sumă corectată, o cifră suprascrisă cu alt font.
De aceea AI din TLSafe este atentă, la fiecare document, și la felul în care arată acesta. Caută trei lucruri:
- urme de modificare: date adăugate, sume schimbate, cifre suprascrise, font sau aliniere diferite de restul documentului,
- mențiuni precum „COPIE” sau „SPECIMEN”, precum și filigrane ale burselor de transport, care arată că nu este documentul primit de la transportator,
- valori care se contrazic pe pagini diferite ale aceluiași document.
O urmă de modificare la o sumă, o dată sau un număr duce la rezultatul NU OK, iar raportul descrie ce a ridicat îndoiala.
Nu susținem că AI va depista orice fals. Se uită însă la fiecare document cu aceeași atenție, nu doar atunci când ceva trezește suspiciuni.
Și dacă AI greșește
Poate greși și acest lucru nu poate fi exclus în mod onest. De aceea sistemul este configurat astfel încât, în caz de îndoială, să se oprească, nu să ghicească.
Dacă scanarea este slabă și AI nu are certitudine, câmpul este marcat clar în raport.
Lipsa datelor nu dă niciodată un rezultat OK.
Preferăm să oprim inutil un transportator bun pentru câteva minute decât să lăsăm să treacă o problemă care se va încheia cu pierderea încărcăturii sau cu refuzul despăgubirii.
Trebuie privită onest și verificarea manuală. O greșeală de tastare în codul fiscal, un registru omis, o pagină care nu s-a încărcat, o captură de ecran de acum o săptămână. La al douăzecilea transportator din aceeași zi, asta pur și simplu se întâmplă. Și omul greșește, doar că nimeni nu vede, pentru că o verificare manuală arată întotdeauna completă.
Expeditorii folosesc deja AI, adesea fără știrea firmei
Acest subiect nu poate fi ocolit. Un expeditor care are de verificat o poliță în lituaniană și o încărcătură care așteaptă la rampă va apela la ce are la îndemână. Cel mai des este ChatGPT, Gemini sau Claude în varianta gratuită, pe un cont privat. Lipește acolo polița, licența, uneori întreaga corespondență cu transportatorul.
Firma adesea nu știe acest lucru. Nu știe nici ce documente au ajuns și unde. Nu rămâne nicio urmă și nu are nicio influență asupra a ceea ce se întâmplă mai departe cu aceste documente.
O simplă interdicție nu va schimba mare lucru, pentru că nevoia nu dispare. Un document într-o limbă străină va trebui în continuare înțeles, iar timpul va fi în continuare insuficient. Este mai rezonabil să le dăm oamenilor un instrument ales chiar de firmă. Atunci se știe cine prelucrează documentele și în ce condiții, pentru că acestea sunt descrise în termenii și condițiile de utilizare și în politica de confidențialitate. Iar fiecare verificare lasă un raport în firmă, nu o conversație pe contul privat al cuiva.
Ce rămâne când se produce o daună
Cât timp încărcătura ajunge la destinație, nimeni nu întreabă cum a fost verificat transportatorul. Întrebările încep la daună. O captură de ecran din conversația cu chatul nu ajută atunci prea mult, pentru că nu arată ce s-a verificat, când și după ce reguli.
După verificarea în TLSafe rămâne un raport PDF cu data și ora verificării și cu rezultatul în cinci domenii: datele firmei, statut TVA, licență de transport, asigurare de răspundere civilă (CMR Insurance) și dovada plății primei. În subsol sunt marcate versiunile instrucțiunilor pentru AI, ale regulilor de evaluare și ale sistemului. Dacă apare un litigiu, se poate arăta pe baza căror reguli a fost obținut rezultatul.
Raportul îl punem în dosarul comenzii. Nu garantăm că raportul va decide orice pretenție față de asigurător, pentru că aceasta depinde de condițiile poliței și de împrejurările daunei. Oferă în schimb răspunsul la prima întrebare care se pune atunci: ce s-a verificat și când.
Șase întrebări la evaluarea unui instrument
Nu contează dacă spunem că AI „ajută” sau că „verifică”. Contează dacă se știe pe ce se bazează rezultatul. Înainte să ai încredere în orice instrument, inclusiv în al nostru, întreabă:
- Cine stabilește datele despre firmă: sistemul, care le preia din registre și instituții, sau AI, care formulează un răspuns?
- Va recunoaște instrumentul că transportatorul a trimis alt document decât cel pe care l-am cerut?
- Se descurcă instrumentul cu un document într-o limbă străină și arată traducerea alături de original?
- Compară documentele între ele și este atent la urmele de modificare?
- Ce se întâmplă când ceva nu poate fi confirmat și ce rămâne după verificare în dosarul comenzii?
- Instrumentul a fost ales de firmă sau fiecare expeditor îl folosește pe al său?
Decizia finală o ia omul. Rezultatul OK sau NU OK este o indicație bazată pe registre și documente, nu o sentință. Expeditorul cunoaște transportatorul, încărcătura și clientul. Iar când o prevedere din poliță ridică semne de întrebare, îl sună pe asigurător.
AI nu va lua decizia în locul lui. Îl va scuti de copierea, traducerea și compararea datelor, adică de acea parte a muncii în care greșeala apare cel mai ușor.