¿Se puede confiar en la AI para verificar a un transportista?
Sí, se puede confiar en la AI para verificar a un transportista, siempre que no la obliguemos a adivinar: los datos de la empresa deben proceder de los registros, y los documentos del transportista hay que comprobarlos de verdad, también los que están en otro idioma.
Toda empresa transitaria conoce esta escena. Viernes por la tarde, la carga tiene que salir y el transportista es nuevo. Alguien pega su póliza en ChatGPT y escribe: «compruébame esta empresa». Al cabo de un momento recibe una respuesta bonita y ordenada. Todo cuadra.
Y aquí empiezan las dudas, de las que en el sector se habla cada vez más. ¿Qué ha pasado con el documento que acabamos de enviar a alguien? ¿Cómo sabe el chat que la licencia está en vigor? ¿Qué le enseñaremos a la aseguradora si esta carga desaparece?
Son buenas preguntas. Sin embargo, se refieren a pegar documentos en un chat corriente, no a cualquier uso de la AI. La diferencia es más o menos la que hay entre preguntarle a un conocido «¿has oído algo de esta empresa?» y tener un extracto del registro.
Un chat corriente frente a una herramienta de verificación
Un chat como ChatGPT, Gemini o Claude responde a partir de lo que le pegamos, de lo que aprendió antes y de lo que encuentre en ese momento en internet. Cuando escribe que el transportista tiene licencia, no sabemos si ha consultado un registro, ha dado con una página cualquiera o simplemente ha construido una frase que suena bien. Incluso cuando da un enlace, es difícil saber de qué día es esa información.
TLSafe lo construimos de otra manera, porque nosotros mismos dirigimos una empresa transitaria y sabemos lo que cuesta un error. En nuestro caso, la verificación consta de varias etapas y se basa en varias fuentes:
- Los datos de la empresa y la situación IVA los obtiene el sistema de registros e instituciones de 27 países de la UE, no los determina la AI.
- La AI verifica los documentos del transportista: la licencia de transporte, el seguro de responsabilidad civil (CMR Insurance) y el justificante de pago de la prima.
- Los cálculos, la comparación de números y la evaluación según reglas los realiza un programa corriente, que mañana lo hará exactamente igual que hoy.
Por tanto, la AI no juzga si la empresa es fiable. Recoge información de los documentos: hasta cuándo está en vigor la póliza, a nombre de quién se emitió, cuál es la suma asegurada. La respuesta a si eso es suficiente la da el sistema, según reglas fijas.
Y no termina ahí. El sistema contrasta la información de los tres documentos entre sí y con los datos de la empresa. Comprueba si la póliza está emitida a nombre de la misma empresa que estamos verificando. Comprueba también si la prima se pagó en la cuenta indicada en la póliza, por el importe y en el plazo que se derivan de ella.
Compara los números de cuenta de los documentos con la lista blanca del IVA (el registro oficial polaco de contribuyentes del IVA y de sus cuentas bancarias). Se trata de una pregunta sencilla: ¿la cuenta del transportista pertenece realmente al transportista, y la de la aseguradora a la aseguradora? Si la transferencia fue a otro sitio, se ve a nombre de quién está esa cuenta.
Cada uno de estos documentos, por separado, puede parecer impecable. La discrepancia solo se ve cuando se ponen uno al lado del otro, y en una comprobación manual no suele haber tiempo para ello.
¿Nos ha enviado el transportista lo que le pedimos?
Un transportista de Lituania, Rumanía o Alemania envía los documentos en su idioma. El transitario ve el logotipo de la aseguradora, un importe y una fecha, y da por hecho que tiene delante el justificante de pago de la prima. Pero puede tratarse de una factura de la aseguradora, es decir, de una prueba de que la prima hay que pagarla, no de que se haya pagado. Del mismo modo, en lugar de la póliza puede llegar una oferta o las condiciones generales del seguro.
En caso de siniestro, la aseguradora no será comprensiva con una laguna así. Si en el expediente de la orden de transporte hay una factura en lugar de un justificante de transferencia, es difícil defender que comprobamos el pago de la póliza. Se puede perder la indemnización.
Por eso TLSafe empieza por la pregunta más sencilla: ¿es este realmente el documento que pedimos? Si en lugar del justificante de pago llega una factura, o en lugar de la póliza una oferta, el sistema detiene la verificación y solicita el archivo correcto. El idioma del documento no importa aquí.
El siguiente paso es el contenido. La AI verifica el documento en el idioma en que se emitió y muestra las cláusulas más importantes traducidas junto al original. El transitario no necesita saber lituano ni pegar fragmentos de la póliza en un traductor para ver qué cubre el seguro y hasta qué suma. Tiene el original y la traducción uno al lado del otro, así que sabe qué respalda con su decisión.
También hay pólizas manipuladas
Hay otra cuestión por la que casi nadie pregunta. Los requisitos de las aseguradoras suelen centrarse en si el documento existe y si está en vigor. Si el documento ha sido manipulado, normalmente no lo preguntan. Y los documentos manipulados, simplemente, existen: una fecha añadida, un importe corregido, una cifra sobrescrita con otra tipografía.
Por eso, en cada documento, la AI de TLSafe se fija también en su aspecto. Busca tres cosas:
- huellas de manipulación: fechas añadidas, importes modificados, cifras sobrescritas, tipografía o alineación distintas del resto del documento,
- marcas como «COPIA» o «MODELO», así como marcas de agua de bolsas de carga, que indican que no se trata del documento recibido del transportista,
- valores que se contradicen en distintas páginas del mismo documento.
Una huella de manipulación en un importe, una fecha o un número da el resultado NO OK, y el informe describe qué ha suscitado la duda.
No afirmamos que la AI vaya a detectar cualquier falsificación. Pero examina cada documento con la misma atención, y no solo cuando algo despierta sospechas.
¿Y si la AI se equivoca?
Puede equivocarse, y eso no se puede descartar con rigor. Por eso el sistema está configurado para detenerse en caso de duda, no para adivinar.
Si el escaneo es de mala calidad y la AI no está segura, el campo aparece claramente señalado en el informe.
La falta de datos nunca da un resultado OK.
Preferimos retener innecesariamente a un buen transportista unos minutos antes que dejar pasar un problema que acabe con la pérdida de la carga o con la denegación de la indemnización.
Para ser justos, también hay que mirar la comprobación manual. Una errata en el NIF, un registro que se pasó por alto, una página que no cargó, una captura de pantalla de hace una semana. Con el vigésimo transportista del mismo día, esto simplemente ocurre. Las personas también se equivocan, solo que nadie lo ve, porque una comprobación manual siempre parece completa.
Los transitarios ya usan la AI, a menudo sin que la empresa lo sepa
Este tema no se puede pasar por alto. Un transitario que tiene que revisar una póliza en lituano y una carga esperando en el muelle recurrirá a lo que tenga a mano. Lo más habitual es la versión gratuita de ChatGPT, Gemini o Claude en una cuenta personal. Ahí pega la póliza, la licencia y, a veces, toda la correspondencia con el transportista.
A menudo la empresa no lo sabe. Tampoco sabe qué documentos se han enviado ni adónde. No queda ningún rastro, y la empresa no tiene ningún control sobre lo que ocurre después con esos documentos.
Una simple prohibición cambiará poco, porque la necesidad no desaparecerá. Seguirá habiendo que entender documentos en otro idioma, y seguirá faltando tiempo. Es más sensato dar a los equipos una herramienta elegida por la propia empresa. Así se sabe quién trata los documentos y con qué reglas, porque las describen las condiciones de uso y la política de privacidad. Y cada verificación deja un informe en la empresa, no una conversación en la cuenta personal de alguien.
Qué queda cuando se produce un siniestro
Mientras la carga llega a destino, nadie pregunta cómo se comprobó al transportista. Las preguntas empiezan con el siniestro. Una captura de pantalla de una conversación con un chat sirve entonces de poco, porque no muestra qué se comprobó, cuándo ni con qué reglas.
Tras una verificación en TLSafe queda un informe en PDF con la fecha y la hora de la comprobación y el resultado en cinco áreas: datos de la empresa, situación IVA, licencia de transporte, seguro de responsabilidad civil (CMR Insurance) y justificante de pago de la prima. En el pie de página figuran las versiones de las instrucciones para la AI, de las reglas de evaluación y del sistema. Si surge una disputa, se puede demostrar con qué reglas se obtuvo el resultado.
Archivamos el informe en el expediente de la orden de transporte. No garantizamos que el informe sea decisivo en cualquier reclamación frente a la aseguradora, porque eso depende de las condiciones de la póliza y de las circunstancias del siniestro. Lo que sí ofrece es la respuesta a la primera pregunta que se plantea en ese momento: qué se comprobó y cuándo.
Seis preguntas para evaluar una herramienta
No importa si decimos que la AI «ayuda» o que «verifica». Lo que cuenta es saber en qué se basa el resultado. Antes de confiar en cualquier herramienta, también en la nuestra, pregunta:
- ¿Quién determina los datos de la empresa: un sistema que los obtiene de registros e instituciones o una AI que elabora una respuesta?
- ¿Reconocerá la herramienta que el transportista ha enviado un documento distinto del que pedimos?
- ¿Sabrá manejar un documento en otro idioma y mostrará la traducción junto al original?
- ¿Compara los documentos entre sí y presta atención a las huellas de manipulación?
- ¿Qué ocurre cuando algo no se puede confirmar, y qué queda en el expediente de la orden de transporte tras la verificación?
- ¿Ha elegido la empresa esta herramienta, o cada transitario utiliza la suya?
La decisión final la toma una persona. El resultado OK o NO OK es una indicación basada en registros y documentos, no un veredicto. El transitario conoce al transportista, la carga y el cliente. Y cuando una cláusula de la póliza plantea dudas, llama a la aseguradora.
La AI no tomará la decisión por él. Lo liberará de la transcripción, la traducción y la comparación de datos, es decir, la parte del trabajo en la que es más fácil equivocarse.