Ci si può fidare dell'AI nella verifica del vettore?

Sì, ci si può fidare dell'AI nella verifica del vettore, a patto di non costringerla a indovinare: i dati dell'azienda devono provenire dai registri, e i documenti del vettore vanno controllati davvero, anche quelli in lingua straniera.

Ogni casa di spedizioni conosce questa scena. Venerdì pomeriggio, il carico deve partire e il vettore è nuovo. Qualcuno incolla la sua polizza in ChatGPT e scrive: «verificami questa azienda». Poco dopo riceve una risposta bella e ordinata. Tutto torna.

Ed è qui che iniziano i dubbi, di cui nel settore si parla sempre più apertamente. Che fine ha fatto il documento che abbiamo appena inviato a qualcuno? Come fa la chat a sapere che la licenza è valida? Che cosa mostreremo all'assicuratore se questo carico sparisce?

Sono buone domande. Riguardano però l'incollare documenti in una normale chat, non qualsiasi uso dell'AI. La differenza è più o meno quella che passa tra chiedere a un conoscente «hai sentito qualcosa su questa azienda?» e avere in mano una visura del registro.

Una normale chat e uno strumento di verifica

Una chat come ChatGPT, Gemini o Claude risponde sulla base di ciò che le incolliamo, di ciò che ha imparato in precedenza e di ciò che trova in quel momento su internet. Quando scrive che il vettore ha la licenza, non sappiamo se ha consultato un registro, se è capitata su una pagina qualsiasi o se ha semplicemente composto una frase che suona bene. Anche quando fornisce un link, è difficile capire a quale giorno risalga l'informazione.

TLSafe l'abbiamo costruito in modo diverso, perché gestiamo noi stessi una casa di spedizioni e sappiamo quanto costa un errore. Da noi la verifica si articola in più fasi e si basa su più fonti:

• I dati aziendali e lo stato IVA li acquisisce il sistema da registri e istituzioni di 27 paesi dell'UE, non li stabilisce l'AI.
• L'AI verifica i documenti del vettore: la licenza di trasporto, l'assicurazione di responsabilità civile (CMR Insurance) e la prova di pagamento del premio.
• I calcoli, il confronto dei numeri e la valutazione secondo regole li esegue un normale programma, che domani lo farà esattamente come oggi.

L'AI quindi non giudica se l'azienda è affidabile. Raccoglie informazioni dai documenti: fino a quando è valida la polizza, a chi è intestata, qual è il massimale. Alla domanda se questo basti risponde il sistema, secondo regole fisse.

Non finisce qui. Il sistema mette a confronto le informazioni dei tre documenti tra loro e con i dati aziendali. Controlla se la polizza è intestata alla stessa azienda che stiamo verificando. Controlla anche se il premio è stato versato sul conto indicato nella polizza, per l'importo ed entro il termine che ne risultano.

Confronta i numeri di conto presenti nei documenti con la lista bianca IVA (l'elenco ufficiale polacco dei soggetti IVA e dei loro conti bancari). La domanda è semplice: il conto del vettore appartiene davvero al vettore, e quello dell'assicuratore all'assicuratore? Se il bonifico è finito altrove, si vede a chi appartiene il conto.

Ciascuno di questi documenti, preso da solo, può sembrare ineccepibile. L'incongruenza emerge solo quando li si mette uno accanto all'altro, e durante un controllo manuale di solito manca il tempo per farlo.

Il vettore ha inviato ciò che abbiamo chiesto?

Un vettore lituano, rumeno o tedesco invia i documenti nella propria lingua. Lo spedizioniere vede il logo dell'assicuratore, un importo e una data, e presume di avere davanti la prova di pagamento del premio. Potrebbe invece trattarsi di una fattura dell'assicuratore, cioè di un documento che prova che il premio va pagato, non che è stato pagato. Allo stesso modo, al posto della polizza può arrivare un'offerta o le condizioni generali di assicurazione.

In caso di sinistro, l'assicuratore non sarà indulgente verso una lacuna del genere. Se nel fascicolo dell'ordine di trasporto c'è una fattura invece della conferma del bonifico, è difficile sostenere di aver verificato il pagamento della polizza. Si può restare senza indennizzo.

Per questo TLSafe parte dalla domanda più semplice: è davvero il documento che abbiamo chiesto? Se al posto della prova di pagamento arriva una fattura, o al posto della polizza un'offerta, il sistema sospende la verifica e chiede il file corretto. La lingua del documento qui non ha importanza.

Il passo successivo è il contenuto. L'AI verifica il documento nella lingua in cui è stato emesso e mostra le clausole più importanti tradotte accanto all'originale. Lo spedizioniere non deve conoscere il lituano né incollare parti della polizza in un traduttore per vedere che cosa copre la garanzia e fino a quale somma. Ha l'originale e la traduzione affiancati, quindi sa su che cosa fonda la propria decisione.

Capitano anche polizze alterate

C'è ancora un aspetto su cui quasi nessuno si interroga. I requisiti degli assicuratori si concentrano di solito sul fatto che il documento ci sia e che sia valido. Se il documento sia stato alterato, di solito non lo chiedono. Eppure i documenti alterati esistono, semplicemente: una data aggiunta, un importo corretto, una cifra sovrascritta con un carattere diverso.

Per questo l'AI di TLSafe, per ogni documento, presta attenzione anche al suo aspetto. Cerca tre cose:

• tracce di alterazione: date aggiunte, importi modificati, cifre sovrascritte, carattere o allineamento diversi dal resto del documento,
• diciture come «COPIA» o «FACSIMILE» e filigrane delle borse carichi, che indicano che non si tratta del documento ricevuto dal vettore,
• valori che si contraddicono su pagine diverse dello stesso documento.

Una traccia di alterazione su un importo, una data o un numero dà il risultato NON OK, e il report descrive che cosa ha fatto sorgere il dubbio.

Non sosteniamo che l'AI individuerà ogni falsificazione. Esamina però ogni documento con la stessa attenzione, e non solo quando qualcosa desta sospetti.

E se l'AI sbaglia?

Può sbagliare, e questo non si può escludere in modo serio. Per questo il sistema è impostato per fermarsi in caso di dubbio, non per indovinare.

Se la scansione è di scarsa qualità e l'AI non ne è certa, il campo è chiaramente segnalato nel report.

La mancanza di dati non dà mai un risultato OK.

Preferiamo trattenere inutilmente un buon vettore per qualche minuto piuttosto che lasciar passare un problema che si concluda con la perdita del carico o con il rifiuto dell'indennizzo.

Onestamente, bisogna guardare anche al controllo manuale. Un refuso nella partita IVA, un registro saltato, una pagina che non si è caricata, uno screenshot di una settimana fa. Al ventesimo vettore della stessa giornata, succede, semplicemente. Anche le persone sbagliano, solo che nessuno lo vede, perché un controllo manuale sembra sempre completo.

Gli spedizionieri usano già l'AI, spesso all'insaputa dell'azienda

Questo tema non si può tralasciare. Uno spedizioniere che deve controllare una polizza in lituano mentre un carico aspetta alla rampa userà ciò che ha a portata di mano. Il più delle volte si tratta della versione gratuita di ChatGPT, Gemini o Claude su un account personale. Lì incolla la polizza, la licenza, a volte l'intera corrispondenza con il vettore.

Spesso l'azienda non ne sa nulla. Non sa nemmeno quali documenti siano stati inviati, né dove. Non ne resta alcuna traccia, e l'azienda non ha alcun controllo su ciò che accade in seguito a quei documenti.

Un semplice divieto cambierà poco, perché il bisogno non scomparirà. Un documento in lingua straniera andrà comunque capito, e il tempo continuerà a mancare. È più ragionevole dare alle persone uno strumento scelto dall'azienda stessa. In questo modo si sa chi tratta i documenti e secondo quali regole, perché le descrivono le condizioni d'uso e l'informativa sulla privacy. E ogni verifica lascia un report in azienda, non una conversazione sull'account personale di qualcuno.

Che cosa resta quando si verifica un sinistro

Finché il carico arriva a destinazione, nessuno chiede come sia stato verificato il vettore. Le domande iniziano con il sinistro. Uno screenshot di una conversazione con una chat serve allora a poco, perché non mostra che cosa è stato verificato, quando, né secondo quali regole.

Dopo una verifica in TLSafe resta un report PDF con la data e l'ora del controllo e il risultato in cinque aree: dati aziendali, stato IVA, licenza di trasporto, assicurazione di responsabilità civile (CMR Insurance) e prova di pagamento del premio. Nel piè di pagina sono indicate le versioni delle istruzioni per l'AI, delle regole di valutazione e del sistema. In caso di controversia, è possibile dimostrare secondo quali regole è stato ottenuto il risultato.

Archiviamo il report nel fascicolo dell'ordine di trasporto. Non garantiamo che il report sarà decisivo per ogni richiesta di risarcimento nei confronti dell'assicuratore, perché ciò dipende dalle condizioni della polizza e dalle circostanze del sinistro. Fornisce però la risposta alla prima domanda che in quel momento viene posta: che cosa è stato verificato, e quando.

Sei domande per valutare uno strumento

Non ha importanza se diciamo che l'AI «aiuta» o che «verifica». Ciò che conta è sapere su che cosa si basa il risultato. Prima di fidarti di qualsiasi strumento, compreso il nostro, chiedi:

1. Chi stabilisce i dati aziendali: un sistema che li acquisisce da registri e istituzioni, o un'AI che compone una risposta?
2. Lo strumento riconoscerà che il vettore ha inviato un documento diverso da quello che abbiamo chiesto?
3. Saprà gestire un documento in lingua straniera e mostrerà la traduzione accanto all'originale?
4. Confronta i documenti tra loro e presta attenzione alle tracce di alterazione?
5. Che cosa succede quando qualcosa non può essere confermato, e che cosa resta nel fascicolo dell'ordine di trasporto dopo la verifica?
6. Questo strumento l'ha scelto l'azienda, oppure ogni spedizioniere usa il proprio?

La decisione finale spetta a una persona. Il risultato OK o NON OK è un'indicazione basata su registri e documenti, non una sentenza. Lo spedizioniere conosce il vettore, il carico e il cliente. E quando una clausola della polizza solleva dubbi, chiama l'assicuratore.

L'AI non prenderà la decisione al suo posto. Gli toglierà la trascrizione, la traduzione e il confronto dei dati, cioè la parte del lavoro in cui è più facile sbagliare.